Stell dir vor: Du hast eine Zeitlücke von nur noch 10 oder 20 Minuten bis zu deinem nächsten Termin, und dein Gehirn signalisiert dir sofort, dass sich in dieser Zeit nichts mehr Sinnvolles anfangen lässt.
Vielleicht öffnest du Instagram, checkst Nachrichten oder wartest einfach, dass die Zeit verstreicht.
Aber was wäre, wenn du diese Lücken bewusst und gezielt nutzen könntest? In diesem Artikel möchte ich dir zeigen, wie du genau das machst – und am Ende des Tages das gute Gefühl hast, wirklich etwas erreicht zu haben.
Darum geht's hier:
Was sind eigentlich diese wertvollen Minuten?
Diese „wertvollen Minuten“ tauchen nicht nur einmal, sondern oft mehrmals am Tag auf. Es sind die kurzen Zeitabschnitte, die sich häufig zwischen zwei Terminen oder Aufgaben ergeben.
Vielleicht sind es 10 Minuten, eine Viertelstunde oder sogar eine halbe Stunde. Oft hören wir uns selbst dann sagen: „Für etwas Sinnvolles reicht die Zeit sowieso nicht.“ Aber genau da liegt die Falle, in die wir alle immer wieder tappen.
Die CoWorking-Erfahrung
In meinen Programmen während des CoWorkings habe ich häufig Gelegenheit, zu beobachten, wie meine Kundinnen und Kunden arbeiten. Die Gespräche, die wir immer wieder führen, sind bezeichnend.
Eine Kundin sagte einmal zu mir: „Ich habe ja nur noch eine halbe Stunde, das reicht für nichts Richtiges.“ Eine andere erzählte: „Ich hatte nur mehr zwei Stunden bis zu meinem nächsten Termin, da habe ich mich gar nicht erst an meine Landing-Page gesetzt.“
Ja, du hast richtig gelesen: zwei Stunden erschienen ihr zu wenig für eine produktive Tätigkeit!
Doch wenn meine KundInnen im CoWorking an Projekten arbeiten, passiert oft etwas Interessantes. Wir haben nämlich eine Feedbackrunde kurz vor Mittag. Immer wieder höre ich dann Aussagen wie: „Ich hatte zwar nur eine halbe Stunde, aber ich habe mehr geschafft, als ich dachte.“ Oder: „Ich habe nur noch 20 Minuten übrig gehabt und konnte trotzdem die Keyword-Recherche für meinen Blogartikel abschließen.“
Was lernen wir daraus?
Diese kurzen Zeitfenster können unglaublich produktiv sein, wenn wir sie gezielt nutzen.
Wie entstehen diese ungenutzten Lücken?
Schauen wir uns zuerst einmal an, warum diese Lücken überhaupt auftreten. Sie haben nämlich mehr mit uns und unserer Planung zu tun, als uns lieb ist.
Danke fürs Zuhören!
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Schlechte Tagesplanung
Ich möchte hier niemandem zu nahe treten, aber oft scheitert es an der Tagesplanung.
Für mich ist sie immer dann schlecht, wenn du am Ende des Tages das Gefühl hast, mehrere Stunden auf irgendetwas gewartet zu haben – sei es auf den nächsten Termin oder die richtige Motivation, um mit einer Aufgabe anzufangen. Deine Planung sollte nicht so löchrig sein, dass du dich immer wieder in Leerlaufphasen wiederfindest – es sei denn, du verwendest sie für eine echte Pause!
Doch selbst mit der besten Planung wird es hin und wieder Lücken geben. Du solltest auf keinen Fall einen Tag so minutiös durchplanen, dass es keine ungenutzten Minuten gibt.
Und genau deswegen ist es so wichtig, auf diese Lücken vorbereitet zu sein.
Zu große Aufgaben im Kopf
Kennst du das Gefühl, dass eine Aufgabe so riesig wirkt, dass du gar nicht weißt, wo du anfangen sollst?
Nehmen wir das Beispiel Blogartikel. Du hast eine halbe Stunde Zeit und denkst: „Das reicht nie.“ Ich muss die Keyword-Recherche machen, eine Struktur erstellen, Bilder suchen, SEO-Optimierungen durchführen …“
Die Aufgabe erscheint dir so monumental, dass du sie gar nicht erst anpackst.
Ein anderes Beispiel aus meinem Alltag: Buchhaltung. Ich höre oft von Kundinnen: „Ich müsste mich mal um die Buchhaltung kümmern, aber das ist so ein Berg Arbeit!“
Doch die Wahrheit ist, dass sich auch die Buchhaltung in kleine Schritte zerlegen lässt. Vielleicht schaffst du es in 10 Minuten, alle Belege eines Monats vorzubereiten, oder du kümmerst dich in einer Viertelstunde um die wichtigsten offenen Rechnungen.
Diese Riesen-Aufgaben blockieren uns mental. Der Trick besteht darin, sie in kleinere Einheiten herunterzubrechen und diese kleineren Schritte zu nutzen.
Zwei Hauptgründe für ungenutzte Zeitlücken
Um dir diese Herausforderung noch klarer zu machen, hier die häufigsten Ursachen, warum wir diese Zeitfenster so oft ungenutzt lassen:
Du hast keinen Überblick über deine Aufgaben
Manchmal wird uns plötzlich eine halbe Stunde geschenkt – zum Beispiel, weil ein Termin kurzfristig verschoben wird.
Wenn du dann erst überlegen musst, was du in dieser Zeit tun könntest, ist der Moment oft schon wieder vorbei.
Keine Vorbereitung
Es geht hier nicht nur um die Tagesplanung, sondern auch um die allgemeine Arbeitsvorbereitung.
Hast du dir am Morgen Gedanken gemacht, was du an diesem Tag unbedingt erledigen möchtest? Oder lässt du den Tag einfach auf dich zukommen und reagierst nur, statt zu agieren?
Vorbereitung ist eine der besten Methoden, um solche Lücken sinnvoll zu nutzen.
Wie du diese wertvollen Zeitlücken sinnvoll füllst
Und jetzt der spannende Teil: Wie machst du das Beste aus diesen kleinen Zeitfenstern? Hier sind meine Strategien, die sich in der Praxis bewährt haben.
Die „10-Minuten-Liste“
Ein ganz einfacher, aber unglaublich effektiver Trick ist die „10-Minuten-Liste“. Setz dich einmal hin und überlege dir, welche Aufgaben du in zehn Minuten erledigen könntest. Schreibe alles auf, was dir einfällt. Hier ein paar Beispiele:
- Zwei bis drei E-Mails beantworten oder vorsortieren.
- Kommentare auf deinem Blog oder in Social Media beantworten.
- Deine To-Do-Liste durchsehen und priorisieren.
- Einen digitalen „Kurzputz“ machen, etwa den Papierkorb leeren oder einen überfüllten Ordner aufräumen.
- Ein kurzes Stretching oder eine Mini-Pause einlegen.
- Die Wäsche aufhängen oder den Geschirrspüler ausräumen.
Diese Liste ist eine kleine Wunderwaffe!
Denn sobald sich eine Lücke ergibt, musst du nicht lange überlegen, sondern kannst sofort handeln. Was du auswählst, hängt dann von deiner Energie ab – an manchen Tagen tut eine Pause übrigens einfach besser als der nächste kleine Arbeitsschritt.
Übrigens findest du auf diesen Checklisten sehr viele Punkte, die du in 10 Minuten oder weniger erledigen kannst!
Aufgaben in kleinere Schritte unterteilen
Das klingt simpel, aber es ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, die du dir aneignen kannst. Anstatt eine Aufgabe wie „Blogartikel schreiben“ als eine riesige Einheit zu betrachten, unterteile sie in kleinere Abschnitte. Ein paar Ideen:
- 10 Minuten für die Keyword-Recherche.
- 15 Minuten, um die Struktur des Artikels festzulegen.
- 10 Minuten, um den ersten Absatz zu schreiben.
Selbst eine kurze Recherche kann dir helfen, Klarheit für den nächsten Arbeitsschritt zu bekommen. Wenn du den Berg in kleine Hügel verwandelst, wirst du überrascht sein, wie schnell sich Fortschritte ergeben.
Bessere Planung für den ganzen Tag
Natürlich wäre es ideal, diese Lücken erst gar nicht entstehen zu lassen. Eine realistische Tagesplanung ist hier der Schlüssel. Doch was bedeutet „realistisch“?
Schätze die Zeit für jede Aufgabe
Wenn du deine To-Do-Liste erstellst, schätze für jede Aufgabe die benötigte Zeit ein.
Das hilft dir nicht nur, deinen Tag besser zu planen, sondern gibt dir auch ein Gefühl dafür, wie lange du für verschiedene Aufgaben wirklich brauchst.
So kannst du im Laufe der Zeit immer genauer einschätzen, was realistisch machbar ist – und wirst seltener von ungenutzten Lücken überrascht.
Timetracking als Option
Falls es dir schwerfällt, deine Aufgaben zeitlich richtig einzuschätzen, könnte Timetracking für dich eine Überlegung wert sein.
Du bekommst ein besseres Gespür dafür, wie viel Zeit du tatsächlich für bestimmte Aufgaben benötigst. Timetracking kann auch eine große Hilfe sein, um versteckte Zeitfresser zu identifizieren, deine Planung weiter zu optimieren – und sogar die Preise für deine Angebote besser zu kalkulieren!
Fazit: Mach jede Minute wertvoll
Auch wenn du den perfekten Plan hast, werden sich immer wieder kurze Lücken ergeben. Das ist völlig normal. Der Trick ist, auf diese Situationen vorbereitet zu sein und sie sinnvoll zu nutzen – sei es durch eine kleine Aufgabe von deiner „10-Minuten-Liste“ oder eine bewusste Pause.
Es geht nicht immer darum, super produktiv zu sein, sondern am Ende des Tages ein gutes Gefühl zu haben.
Stell dir vor, du beendest deinen Arbeitstag mit dem Gedanken: „Wow, ich habe wirklich meine Zeit wertvoll genutzt.“ Klingt gut, oder?
Ich hoffe, dass dir diese Tipps und Geschichten helfen, deinen Home-Office-Alltag noch besser zu meistern. Versuch’s mal – und lass mich wissen, wie es funktioniert hat!
PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!