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Was du mit Minuten-Regeln im Zeitmanagement so alles anstellen kannst ..

Immer wieder stolpere ich über „Minuten-Regeln“ – und empfehle die eine oder andere auch gerne meinen Kunden und Kurs-TeilnehmerInnen. Daher bin ich diesmal auf die konkrete Suche danach gegangen (ja, manchmal recherchiere ich auch …) und habe dir ein paar davon hier zusammengetragen, die ich sinnvoll finde.

Aber Achtung! Bitte versuche nicht, alle auf einmal umzusetzen, sondern picke dir die eine heraus, die dich am besten unterstützen könnte!

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

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Die 2-Minuten-Regel für kürzere ToDo-Listen

Ich denke, das ist die am leichtesten umsetzbare Regel, die – wenn du sie durchziehst – dein gesamtes Selbstmanagement verbessern wird.

Und sie ist ganz einfach: Alles, was du innerhalb von 2 (oder 3) Minuten erledigen kannst, erledige sofort. Und schreibe es eben NICHT auf deine ToDo-Liste. Denn da gehören diese Kleinigkeiten einfach nicht drauf, genau so wie diese Dinge, die ich im Artikel „Was auf deiner ToDo-Liste nichts zu suchen hat“ beschrieben habe.

Schau mal, du kannst diese Regel auf alle Bereiche deines Lebens anwenden:

  • Die Waschmaschine anzuwerfen dauert nur 2 Minuten
  • Das Kaffee-Häferl in den Geschirrspüler zu stellen, dauert noch weniger lange
  • Eine eMail mit einer Sprachnachricht sofort beantworten.
  • Einen interessanten Artikel teilen.
  • Sich für eine Empfehlung bedanken.
  • Einen geliebten Menschen umarmen …

Die 2-Minuten-Regel ist übrigens auch die Basis für deine Zero-Inbox

Wann ist diese Minuten-Regel ideal für dich?

Wenn deine ToDo-Liste extrem lange ist und du das Gefühl hast, von vielen Kleinigkeiten aufgehalten zu werden.

Der 10-Minuten-Trick gegen Aufschieberitis

Auch über diesen Trick wird viel geschrieben und ich empfehle ihn auch in meinem Online-Kurs Home-sweet-Office immer wieder:

Wenn du a) gerade keine Lust hast, das zu erledigen, was du dir vorgenommen hast oder b) nicht weißt, wie du genau anfangen sollst: Beruhige deinen inneren Widerstand dadurch, dass du jetzt damit beginnst und in 10 Minuten neu bewertest, ob du wirklich weitermachen möchtest.

10 Minuten ist eine Zeitspanne, die sich aushalten lässt. Egal ob es darum geht, einen Blogartikel zu schreiben oder Sport zu machen …

Wichtig ist dabei, dass du dir (im Gegensatz zu anderen Minuten-Regeln) keinen Timer stellst!

Denn es könnte doch glatt passieren, dass du nach den 10 Minuten so in die Umsetzung eingetaucht bist, dass es schade wäre, wenn du dich daran erinnerst, dass du das eigentlich gar nicht tun wolltest.

Wann ist diese Minuten-Regel ideal für dich?

Wenn es dir schwer fällt, eine neue Gewohnheit zu etablieren oder dich auf Aufgaben einzulassen, die entweder keinen Spaß oder auch etwas Angst machen.

25 + 5 + 30 Minuten-Regel = Pomodoro-Technik

In meinen Augen die zweitwichtigste Minuten-Regel. Über die Pomodor-Technik hab‘ ich schon einen Artikel geschrieben, in dem ich 20 Vorteile und drei Nachteile dieser Arbeits-Technik beschrieben habe. Und wenn’s dann doch nicht klappen sollte, dann horch‘ in diese Podcast-Episode hinein, denn da gibt’s Tipps von mir, wenn es nicht klappt, mit der Tomate.

Keine Zeit - und nie fertig?

Da hilft mein Audio-Kurs inklusive meiner besten Checklisten

Wann ist diese Minuten-Regel ideal für dich?

Ich selbst verwende die Pomodoro-Technik immer besonders gerne, wenn meine ToDo-Liste übervoll ist. Denn es ist unglaublich, was man in 25 Minuten erledigen kann, wenn man dranbleibt! Und ich schätze, dann ist sie auch ideal für dich.

Oder machst du nicht genügend Pausen und bist am Abend fix und foxi? Dann ist diese Technik auch ein guter Einstieg, um dein Pausen-Management zu verbessern.

Die 18-Minuten-Regel für besseres Priorisieren

Diese Regel kannte ich vor meiner Recherche noch überhaupt nicht. Sie klingt aber sehr logisch und überschneidet sich auch mit einem Kapitel in meinem Online-Kurs Home-sweet-Office.

Dort trainieren die TeilnehmerInnen, sich tagsüber stündlich bewusst zu machen, was sie gerade machen – und ob das auch genau das ist, was sie machen wollten. Es soll den Fokus auf das zurückholen, was JETZT gerade wichtig ist. Ich empfehle meinen TeilnehmerInnen, das so lange zu üben, bis sie „automatisiert“ ihre Wahrnehmung darauf lenken.

Und die 18-Minuten-Regel kombiniert diese Achtsamkeit tagsüber noch zusätzlich mit einem täglichen Review und der täglichen Planung.

Und so funktioniert sie:

  • Nimm dir in der Früh 5 Minuten Zeit, um deinen Tag zu planen.
  • Dann stelle dir einen Timer, der jede Stunde klingelt und stell‘ dir folgende Fragen: Was tust du gerade? Ist es das, was du tun wolltest? Ist es zielführend? Wirst du dich deswegen abends gut fühlen?
  • Am Abend nimmst du dir noch einmal 5 Minuten Zeit, um deinen Tag zu reflektieren.

Im Schnitt sind das eben 18 Minuten pro Tag und ich denke, wenn du das wirklich regelmäßig machst, wirst du staunen, wie effizient diese 18 Minuten deinen gesamten Tag machen.

Wann ist diese Minuten-Regel ideal für dich?

Wenn du abends auf deine ToDo-Liste schaust und bemerkst, dass du „eigentlich“ den ganzen Tag nichts davon oder zu wenig erledigt hast.

Die 90-90-1-Regel für mehr Produktivität

Diese Regel ist dem Buchautor Robin Sharma zugeschrieben. Und ich denke, er hatte als „Projekt“ auch ein Buch im Hinterkopf. Allerdings kannst du diese Minuten-Regel auch sehr leicht für deine Fortbildung oder für andere Projekte einsetzen:

Sie lautet: Arbeite die nächsten 90 Tage die ersten 90 Minuten deines Arbeitstages an nur einem Projekt. Und war an dem Projekt, dass dich am besten weiterbringt!

Wann ist diese Minuten-Regel ideal für dich?

Ich denke dabei neben einem eigenen Buch (übrigens kann ich dir hier als Unterstützung Tom Oberbichler sehr ans Herz legen) an die vielen Online-Kurse, in die du dich eingetragen, die du aber nicht durchgearbeitet und umgesetzt hast!

Stell‘ dir vor, wie dich DAS weiterbringen könnte, wenn du jeden Tag z.B. 30 Minuten Input in 60 Minuten umsetzten würdest? Wahnsinn – das sollte ich wirklich auch ausprobieren :-).

52-17 – der perfekte Arbeitsrhythmus

Nimm’s bitte nicht auf die Sekunde genau … aber einige Studien haben gezeigt, dass es nach einer Stunde (oder 52 Minuten) höchste Zeit ist, Pause zu machen. Und zwar 17 – 20 Minuten lang.

Keine Zeit - und nie fertig?

Da hilft mein Audio-Kurs inklusive meiner besten Checklisten

Wann ist diese Minuten-Regel ideal für dich?

Ich denke, dieser Rhythmus ist für dich ideal, wenn dir die Pomodoro-Einheiten von 25 Minuten einfach zu kurz sind – das bekomme ich immer wieder einmal zurückgemeldet. Tja, und wenn dem so ist, dann versuche es doch mit diesem Rhythmus – oder finde deinen ganz eigenen?

Wichtig ist dabei genauso wie bei der Pomodoro-Technik, dass du die Pausen (bei Pomodoro vor allem die 30 Minuten) wirklich als „gute“ Pause gestaltest. Ganz ohne eMail, Facebook und Telefonaten mit Kunden …

Die 15-Minuten-Liste

Auch keine wirkliche Minuten-Regel, aber sehr hilfreich ist die 15-Minuten-Liste. Eine Teilnehmerin aus meinem Online-Kurs Home-sweet-Office hatte mich gefragt: „Was machst du eigentlich, wenn du zwischen Terminen eine Stunde Zeit hast – da zahlt es sich ja eigentlich gar nicht aus, etwas anzufangen, oder?„. Und aufgrund dessen haben wir dann eine Liste mit Aufgaben aufgestellt, die nicht mehr als 10 bis 15 Minuten dauern. Das könnte bei dir z.B. sein:

  • Kommentare beantworten
  • Geschirrspüler ausräumen
  • Einen Blogartikel lesen
  • Gezielt in eine Facebook-Gruppe schauen
  • eMails beantworten
  • usw.

Stell‘ dir deine eigene Liste mit solchen Tätigkeiten auf und immer dann, wenn du eine Lücke hast (und du nicht gerade eine Pause brauchst!), erledige etwas davon. Denn es wäre ja schade, wenn du erst 10 Minuten darüber nachdenken musst, was du tun könntest …

Die 1-Minuten ToDo-Liste

Und zuletzt mein absoluter Liebling, die 1-Minuten ToDo-Liste!

Nein, das bedeutet nicht, dass du in einer Minute deine ToDo-Liste erledigt hast – leider. Aber du kannst dir mit diesem System binnen einer Minute einen guten Überblick darüber verschaffen, was JETZT gerade wichtig ist, was in der Woche auf dich zukommt – und was du getrost vergessen kannst, weil es einfach zu weit weg ist.

Die 1-Minuten ToDo-Liste arbeitet nämlich nicht mit fixen Terminen für deine Aufgaben, sondern mit dem Zeithorizont.

 

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

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