Produktivität und Effizienz
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Wo fang‘ ich nur an??

Wo soll ich bloß anfangen?
Updates ...
Diesen Artikel habe ich im Jänner 2020 liebevoll entstaubt und angereichert.

Inhaltlich hatte er nichts an Aktualität verloren, nur dass ich einen Erste-Hilfe-Plan hinzugefügt habe. Außerdem kannst du den Artikel jetzt auch im Podcast anhören …

Viel Spaß beim lesen oder hören!

Zuerst das Positive: es gibt unendlich viele Möglichkeiten, wie du es angehen kannst. Das Internet ist voll davon – inklusive meines Blogs.

Die Schattenseite: es gibt unendlich viele Möglichkeiten, wie du es angehen kannst …

Was eigentlich anfangen?

Sorry, hatte ich nicht gleich geschrieben.

Es geht (natürlich) um dein Selbstmanagement im Home-Office ;-)

Diese Frage (Wo soll ich nur anfangen??) höre ich oft. Vor allem, wenn sich Menschen für ein kostenloses Orientierungs-Gespräch bei mir anmelden und mir schreiben, was sie gerade bewegt und beschäftigt. Da bekomme ich alles aufgezählt, was sie machen möchten, was ansteht, welche Altlasten sie mit sich herumschleppen und ja, manchmal halte ich beim Lesen die Luft an.

Weil der Druck rüberkommt.

Der Druck, unter dem diese Menschen stehen, alles sofort und gleichzeitig anzugehen.

An einer Baustelle wird begonnen, dann fehlt ein Element, um weiterzumachen – und schon ist die nächste Baustelle eröffnet. Und so weiter … naja, vielleicht kennst du das auch.

Die Podcast-Episode zum Artikel

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Hier zeige ich dir genau, wie's geht.

Was fehlt?

Ein System. Meist eigentlich sogar das Fundament.

Um nicht das Beispiel Haus zu nennen: du beginnst beim Kochen auch nicht mit dem Abschmecken, oder?

Nur mit Hilfe eines Systems kannst du deinen Fokus auf dem nächsten Schritt halten.

Eine Anleitung, wie du damit umgehst, wenn du z.B. öfter geplant abwesend bist, findest du bereits im Artikel „So baust du Brücken zwischen mehreren Arbeitsplätzen„.

Aber egal, ob du bereits eine Grundstruktur in deinem Home-Office hast, oder nicht (wenn nicht, dann schau‘ hier vorbei, in Home-sweet-Office 2.0 stellen wir genau das her …), die allerersten Schritte können immer so aussehen:

Der Erste-Hilfe-Plan

Räume deinen Schreibtisch auf

Das mag dir auf den ersten Blick als nicht wichtig vorkommen. Allerdings sorgt ein aufgeräumter Schreibtisch sofort dafür, dass das Chaos in deinem Kopf ruhiger wird und du dich auch lieber an deine Aufgaben machst. Bzw., dass du zuerst einmal überhaupt weißt, was denn in der Zwischenzeit alles auf deinem Schreibtisch gelandet ist.

  • Räume alles, was auf deinem Schreibtisch herumliegt herunter.
  • Säubere deinen Schreibtisch und lege nur mehr darauf, was du wirklich für deine Arbeit brauchst.
  • Sortiere nach Müll (wegwerfen), zu erledigen (noch egal wann), Ablage.
  • Die Dinge, die zu erledigen sind, sortiere wiederum nach dem Zeithorizont: was ist heute, diese Woche oder später zu tun.
  • Mache daraus Aufgaben! Das bedeutet, dass du dir aufschreibst (ich mache das in Trello in meiner 1-Minuten ToDo-Liste), was genau zu tun ist.

Schaffe Ordnung in deinen Posteingang

Solange du das unangenehme Gefühl hast, in deinem Posteingang lauern Aufgaben und Katastrophen, wirst du dich nicht auf deine nächste Aufgabe fokussieren können, daher:

  • Sortiere die eingegangenen Mails nach Absender, so siehst du auf einen Blick, welche Mails „zusammengehören“.
  • Lösche radikal, was keine Aufgabe oder keinen Termin für dich beinhaltet.
  • Sortiere die übrig gebliebenen Mails nach Datum und
  • beginne bei dem neuesten Mail („last in, first out“) zu entscheiden, ob du das in 2-3 Minuten erledigen kannst. Wenn ja: erledige es. Wenn nein: mache wieder eine Aufgabe in deiner ToDo-Liste daraus.

Schau‘ auf deinen Kalender

Gerade bei Krankheiten kommt es immer wieder vor, dass du per Privatnachricht oder in einem kurzen Mail Termine ausgemacht oder gestrichen hast. Das gilt es jetzt abzugleichen bzw. auf den neuesten Stand zu bringen.

  • Wenn sich aus deinem Schreibtisch oder aus den eMail Termine ergeben haben – hast du sie eingetragen?
  • Was steht sonst an Terminen diese Woche an? Kannst du sie alle einhalten oder wäre es besser, ein paar davon zu verschieben, bis du wieder ajour bist?
  • Wie viel Zeit hast du überhaupt in dieser Woche zur Verfügung, um aufzuarbeiten?
  • Bist du auf die Termine gut vorbereitet, oder ergeben sich daraus Vorbereitungs-Aufgaben? Dann schreib‘ sie wieder auf!

Überprüfe deine Projekt-Planung (falls du so etwas hast)

Erst heute Früh habe ich eine Mail bekommen, in der eine Anbieterin ihre Challenge um eine Woche verschoben hat, weil sie krank geworden ist. Ja, das ist möglich! Auch ohne schlechtes Gewissen oder die Angst, dass sich alle InteressentInnen abwenden könnten.

Denn so etwas passiert uns Solopreneuren einfach …

Du kannst Projekte verschieben, neu planen oder auch einfach streichen, wenn du durch irgendein Ereignis aus der Bahn geworfen wurdest. Und jetzt ist der beste Zeitpunkt dafür. Denn es macht überhaupt keinen Sinn, auf Teufel komm raus deine Woche zuzupacken, wenn du dich gerade erst davon erholst, aus deinem System geplumpst zu sein.

Setze Prioritäten

Nachdem du diese vier Punkte abgearbeitet hast, ist deine ToDo-Liste wahrscheinlich übervoll – aber ich hoffe, du hast jetzt den Überblick, den du brauchst, um loslegen zu können.

Ein Schritt ist vor dem Loslegen allerdings noch notwendig: Streiche die Hälfte deiner ToDo-Liste!

Wir neigen nämlich dazu, in so einer Situation alles für wichtig und dringend zu halten – das ist es aber meistens nicht.

Und wenn dich deine ToDo-Liste jetzt nicht mehr erschreckt – dann leg‘ los!

Ein weiteres Beispiel für ein System gefällig?

In einem Live-Meeting in Home-sweet-Office 2.o ging es kürzlich um einen Workflow für die Buchhaltung. Jeder hat dabei seine eigenen Anforderungen. Ich schreibe z.B. relativ wenige Ausgangs-Rechnungen, weil ich hauptsächlich über Digistore24 verkaufe und mir damit die Rechnungslegung abgenommen wird.

Auf der anderen Seite zahle ich sehr viel mit Paypal oder Kreditkarte und habe hier viele Belege, die verwaltet werden. Außerdem gebe ich quartalsweise meine Belege an meine Steuerberaterin weiter, die sie dann endverarbeitet.

Auch wenn deine Belegsammlung völlig anders aussieht als meine, kannst du trotzdem ein ähnliches System hineinbringen, indem du Schritt für Schritt vorgehst:

  1. Schreib‘ auf, was alles gemacht werden muss
  2. Was davon musst du laufend, wöchentlich, quartalsweise, jährlich tun
  3. Sortiere die unter 1 aufgeschriebenen Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu den Zeitpunkten
  4. Bringe alles in die richtige Reihenfolge
  5. Was brauchst du für die laufenden, wöchentlichen, etc. Aufgaben an Arbeitsmaterial? Also z.B. Locher, Leuchtstift, etc.

Und fertig ist im Prinzip der Workflow!

Workflow BuchhaltungWie detailliert du die einzelnen Schritte ausarbeiten möchtest, bleibt dir überlassen. Das kommt sicher darauf an, wie „geübt“ du in diesen administrativen Dingen bist. Vor ein paar Jahren hat dieser Workflow für mich auch noch anders ausgesehen als heute.

Da das jetzt sehr theoretisch klingt, kannst du dir hier meinen grob skizzierten Workflow für meine Buchhaltungs-Aufgaben herunterladen. Ja, ganz ohne eMail-Adresse, klicke einfach auf das kleine Bild ;-)

 

Fazit

Owohl ich dir hier einige Tipps hinterlassen habe, ist der wichtigste noch nicht genannt worden: Fang an! Verschaffe dir einen Überblick, kehre zu deinen Routinen zurück, die dir bisher schon gutgetan haben und starte los.

P.S. Und nicht vergessen: Bleib‘ neugierig!


 

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