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Streiche die Hälfte deiner ToDo-Liste!

Streiche die Hälfte deiner ToDo-Liste!

Stell‘ dir einmal vor, du arbeitest im Team.

Besser noch, du bist für ein Team verantwortlich und musst deinen Mitarbeitern die Arbeit zuweisen. Das kann z.B. auch sein, wenn du mit einer Virtuellen Assistentin zusammenarbeitest …

Was ist dein erster Gedanke dabei, wenn du ihr oder ihm (ich bleib‘ jetzt der Einfachheit halber bei ihr) Arbeit überträgst?

Ich bin davon überzeugt, dass es nicht ist „Der drück‘ ich jetzt so richtig viel rein, damit sie weiß, wo der Chef wohnt!

Oder irre ich mich?

Wenn du deine ToDo-Liste jemand anderem geben müsstest …

Lass mich das an einem Beispiel noch plakativer zeigen: Bevor ich in meiner Anstellung in die IT-Abteilung gewechselt bin, habe ich die Abteilung für Datenerfassung mit ca. 30 MitarbeiterInnen geleitet. Damals war es noch üblich, (ja, vor Facebook- und eMail-Marketing-Zeiten), mit diversen lustigen Gewinnspielen an die Adressen von Interessenten zu kommen. Und dann kamen in meiner Abteilung säckeweise Postkarten an, die in einer Datenbank erfasst werden mussten.

Ich kannte die Geschwindigkeit meiner MitarbeiterInnen sehr genau, manche schafften durchaus 100 solcher Kärtchen pro Stunde! Wenn diese Mitarbeiterin 5 Stunden gearbeitet hat, habe ich ihr allerdings nicht mehr als 400 Adressen hingelegt.

  • Weil Mitarbeiter auch Pausen machen dürfen.
  • Weil die „Schlagzahl“ von 100 Adressen pro Stunde das Maximum ist – und nicht der Durchschnitt.
  • Weil sie sich gefreut hat, wenn sie früher fertig war – und sich noch Adressen holen konnte.

Wenn du jetzt so ein Team leiten würdest. Würdest du dieser Mitarbeiterin für 5 Stunden 1.000 Adressen hinlegen?

Wenn das nicht so ist – dann frage ich mich, wieso du dir so viel auf deine ToDo-Liste packst, dass du bereits in der Früh ganz tief in deinem Inneren weißt, dass es eigentlich unmöglich ist, das alles zu schaffen.

Ja warum zum Kuckuck, gehst du dann so schlecht mit dir um?

Weniger ist mehr

Gestern bin ich mit der Aufforderung „Streiche die Hälfte von deiner ToDo-Liste“ sehr spontan auf Facebook live gegangen – und die Reaktionen haben mich wirklich überrollt. Das heißt, das ist wirklich ein Phänomen – vor allem bei uns Selbständigen.

Ich weiß nicht, ob wir uns alle für Wonderwoman und Superman halten … das wäre vielleicht eine Erklärung?

Das geht doch nicht!

Im Video habe ich auch erzählt, dass es zwei mögliche Reaktionen auf dieses Ansinnen gibt:

1) Super, muss ich nicht so viel machen!
2) Das geht doch nicht!

Ganz ehrlich: die erste Reaktion habe ich noch nie gehört, wenn ich einem meiner Kunden genau das vorgeschlagen habe:

  • Mach‘ nur die Hälfte der Aktionen, die du geplant hast, dafür aber richtig.
  • Schreib‘ nur die Hälfte aller Postings, die du gerne schreiben würdest.
  • Verbringe nur die Hälfte der Zeit auf Facebook, die du bisher dort verbracht hast.

Meistens war es ein „Das geht doch nicht!„.

Zumindest als erste Reaktion. Das scheint ganz natürlich zu sein. Viele sind aber auf dieses „Experiment“ eingestiegen und genießen es inzwischen!

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Streiche die Hälfte deiner ToDo-Liste!“ social=“true“ social_twitter=“true“ social_facebook=“true“ social_gplus=“true“ social_pinterest=“true“ social_email=“true“ ]

Danke fürs Zuhören!

Bitte unterstütze mich dabei, den Podcast bekannter zu machen, indem du auf iTunes eine Rezension und/oder eine Bewertung hinterlässt! Hier zeige ich dir genau, wie’s geht.

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Zwei Fragen, die dir zeigen, dass es doch geht:

Nimm‘ dir bitte jetzt deine ToDo-Liste für heute zur Hand.

Und überlege dir bei jedem Punkt, bei dem du dich nicht traust, ihn zu streichen:

„Was ist das Schlimmste, was passieren könnte, wenn ich das jetzt streiche. Nicht erledige.“

Wie sieht die Antwort darauf aus?

  • Es steht vielleicht ein unangenehmes Telefonat an.
  • Die Reichweite deiner Fanpage sinkt.
  • LeserInnen tragen sich aus deiner eMail-Liste aus.
  • Du hast heute (!) keine Zero-Inbox.
  • Dein Kunde wartet etwas länger auf … was auch immer.
  • Du verkaufst ein Stück (oder auch 2 oder 3) weniger.
  • Der Fußboden bleibt staubig.
  • Deine Kinder müssen sich ihr T-Shirt selbst bügeln und sind grumbelig.

Nächste Frage:

„Wirst du das überleben?“

Ja. Wirst du definitiv.

Nimmt dir das den Schrecken?

Eine Zuseherin auf Facebook hat noch einen guten Impuls gesetzt – falls dich meine beiden Fragen noch nicht genug motiviert haben:

„Wird das, was ich mir im Kopf ausmale überhaupt eintreten?“

Es ist nur in deinem Kopf!

Die Wichtigkeit, die Dringlichkeit … und irgendwann einmal überhaupt keine „… keit“ mehr, weil du den Blick für das, was für DICH wichtig ist, verloren hast.

Todo-Liste streichen

Dein Trainingsplan, wenn du da raus willst:

  1. Schau‘ auf deinen Kalender, wie viel Zeit du hast (und haben möchtest!), um deine Aufgaben zu erledigen.
  2. Schau‘ auf deine ToDo-Liste (ich arbeite mit der 1-Minuten ToDo-Liste, da habe ich schnell den Überblick darüber, was anliegt)
  3. und schätze ab, wie lange du für welche Aufgaben brauchen wirst. Du kannst es ja einfach daneben schreiben.
  4. Rechne dir aus, wie viele Stunden dich diese Aufgaben beschäftigen werden.
  5. Akzeptiere: Das ist wohl für die heute zur Verfügung stehende Zeit zu viel.
  6. Streiche die Hälfte. Mindestens!

OK, vielleicht kann nicht alles gestrichen werden (z.B. ein Auftrag von einem Kunden). Das ist ja dann auch wichtig (und vielleicht dringend?) und darf erledigt oder eventuell verschoben werden.

Wenn nicht, muss dafür eine andere Aufgabe NICHT gemacht werden.

Ein pragmatischer (vielleicht sogar naiver) Ansatz?

Ja, vielleicht. Aber – Frage an dich: Wie würde es deinem wichtigsten Team-Mitglied gehen, wenn es mit dem, was es sich vorgenommen hat, fertig wird?

Bin gespannt auf deine Antworten …

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

3 Kommentare

  1. Ich habemeine todo Listen radikal verkürzt. Manches passiert nicht, das ist richtig und manches dauert länger. aber im Endeffekt … irgendwie … das, was wichtig ist, ist trotzdem erledigt.Ich glaube, man nennt es Fokus 🙂

  2. Liebe Claudia,
    wieder mal ein wichtiger Impuls für mich, vielen Dank dafür – denn ich habe IMMER zu viel in Todoist. Und Streichen ist keine Option. Was ich aber mache – ich bin auf andere Weise gnädig mit mir:

    Morgens schau ich in Todoist und prüfe als erstes, was ich heute NICHT unbedingt machen muss. Das wird (je nach Deadlines) auf die kommenden Tage verschoben.

    Dann wird gearbeitet. Und abgehakt. Ich liebe es, nach einer abgeschlossenen Aufgabe ein Häkchen machen zu können.

    Am Abend habe ich dann – welche Überraschung! – natürlich nicht alles geschafft. Aber ich habe im Schnitt zwischen fünf und 20 Aufgaben erledigt. Und dann habe ich auch kein schlechtes Gewissen mehr, die überzähligen Aufgaben wieder auf die kommenden Tage zu verschieben.

    … und manchmal erlaube ich mir auch „kalt lächelnd“ Aufgaben nicht nur auf die nächsten Tage zu verschieben, sondern auch auf die nächsten Wochen oder Monate. Manches erledigt sich dann tatsächlich von selbst. Anderes habe ich vielleicht sogar schon spontan erledigt. Und was dann immer noch übrig ist, hat vielleicht keine Wichtigkeit mehr und – wird gelöscht! 😀

    Zauberhafte Grüße
    Birgit

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