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Ordnung am PC – Was machst du mit all den Bildern für SocialMedia?

So sorgst du für Ordnung am PC

Das Thema Ordnung am PC ist natürlich eines, das – je länger du in deinem Business bereits gearbeitet hast – immer wieder aufs Tapet kommt.

Denn zuerst gilt: „Hauptsache aufgehoben“ und du magst dir denken, dass du dir eh leicht merkst, wo du was abgespeichert hast. Ich sage das, weil es mir genauso gegangen ist und ich diesen Wildwuchs auch von den Teilnehmerinnen von Home-sweet-Office 2.0 sehr gut kenne.

Da kam mir doch ein Posting in meiner Facebook-Gruppe Abenteuer Home-Office sehr recht, um dir zu zeigen, wie ich inzwischen Ordnung am PC halte. Die Fragestellerin hat Folgendes geschrieben:


Fotos auf dem Rechner ablegen, sortieren

Hallo wie geht ihr mit euren Fotos um?
Habt ihr einen Speicherort für alle Fotos?
Legt ihr Kopien entsprechend der Verwendung für Blog & SoMe in anderen Ordnern ab?

Hintergrund:
Durch Blog & Social Media kommt ja einiges zusammen.
Dazu kommen die Varianten des einzelnen Fotos:
Die Originaldatei
Der Quellennachweis
Das für SEO umbenannte Foto
Das Foto in verschiedenen Größen für andere Kanäle

Schnell hat man Dateien dann doppelt und dreifach.
Oder: Wenn ich ein Foto wieder verwenden will, dann suche ich mir manchmal nen Wolf??
Früher hab ich es mal mit Tags und Kategorien versucht. Das hat mittelprächtig funktioniert, weil oft ein Foto in mehrere Kategorien passt oder die Tags nicht eindeutig waren.


Meine Herangehensweise mag für dich ungewöhnlich erscheinen und natürlich wäre eine DMS-Software (Dokumenten-Management-System) der Hit, hat aber nicht jede/r.

Ich hoffe also, dass hier die eine oder andere Idee auch für dich hilfreich ist!

Flache Ordner-Struktur für mehr Ordnung am PC

Das ist mein Credo Nummer 1. In meiner Anstellung in der IT-Abteilung hatten wir Ordner-Strukturen, die so viele Unter- und Unterunter- und Unterunterunter-Ordner hatte, dass sich die Sehnenscheidenentzündung gemeldet hat, bis man an der richtigen Stelle war.

Ganz oft fand man dann auch nur 2 oder 3 Dateien in diesem Gestrüpp von Ordnern, viele waren auch einfach angelegt und nie verwendet worden. Vielleicht denkst du dir: „Ja, aber die kann man doch alle durchsuchen!“ und damit hast du recht. Aber das dauert.

Ich hatte auch auf meinem Privat-PC eine solche Struktur, in der ich mich selbst immer wieder verirrt habe und – es muss um 2010 herum gewesen sein – bin daher auf eine sehr flache Ordner-Struktur umgestiegen.

Das Motto lautet: So wenig klicken wie möglich, um ans Ziel zu kommen – und trotzdem alles finden, was du suchst!

Hier siehst du meine aktuelle Ordner-Struktur mit meinen wichtigsten Ordnern. Außer diesen Jahres-Ordnern gibt es auch ein paar „allgemeine“, die teilweise auch automatisch von den Programmen angelegt wurden. Diese brauche ich nicht so häufig und ich lasse sie einfach wie sie sind.

Ordnung am PC mit flacher Ordner-Struktur

Die Vorteile liegen für mich darin,

  • dass ich nicht viel klicken muss, um ans Ziel zu kommen,
  • dass ich beim Abspeichern nicht lange überlegen muss, WO ich die Dateien wohl wieder suchen werde,
  • und dass ich alles durch die klaren Dateinamen schnell wiederfinde.

Dateien und Ordner richtig benennen

Die Basis, um deine Dateien wiederzufinden, ist nicht nur die für dich richtige Ordner-Struktur, sondern auch die richtige Benennung der Dateien. Das hilft dir dabei,

  • in einer längeren Liste schnell wiederzufinden, was du suchst,
  • Unterordner zu vermeiden, wenn sie nicht notwendig sind,
  • deine Augen nicht zu überanstrengen,
  • Fehler beim Hochladen und beim Verlinken von Dateien zu vermeiden,
  • deine Dateien gut sortieren zu können.

Keine Sonderzeichen

Sonderzeichen (und dazu gehört auch das Leerzeichen!) haben nichts in Datei- oder Ordnernamen zu suchen! Sie werden nämlich von unterschiedlichen Programmen (wie z.B. dem Browser) unterschiedlich interpretiert. Damit gibt es oft Schwierigkeiten, wenn du eine Datei z.B. in deinem Blog hochlädst.

Jetzt könntest du argumentieren, dass du dann eh daran denkst …, aber wenn du dich gleich an die korrekte Benennung gewöhnst, brauchst du eben dann nicht mehr daran zu denken! So sehen ein paar Sonderzeichen für den Browser aus:

Dateien richtig benennen - keine Sonderzeichen

Bindestrich statt Unterstrich

Damit tue ich mich als ehemalige Programmiererin ziemlich schwer – denn in der Programmierung benennen wir Dateien prinzipiell mit Unterstrich Aber das Problem hast du wahrscheinlich nicht.

Der Bindestrich ist aus SEO-Sicht wichtig. Denn Google ignoriert Bindestriche, erkennt allerdings Unterstriche als eigenständiges Zeichen an. Das bedeutet, dass deine Datei „Tipp_zu_Trello.pdf“ mit dem Suchbegriff „Tipp zu Trello“ nicht gefunden wird. Sehr wohl allerdings, wenn du sie „Tipp-zu-Trello.pdf“ nennst.

Einige dich auf Groß- oder Kleinschreibung

Es wird einfach für dich in der Liste der Dateien leichter lesbar … hier zur Anschauung:

Dateien benennen - nur Kleinschreibung Dateien benennen - nur Kleinschreibung

Fange mit dem Datum an!

Man kann zwar nach dem Änderungsdatum einer Datei suchen – oder sortieren – aber das reicht oft nicht. Wenn du das Datum in der Form „yyyy-mm-dd“ voranstellst, kannst du nach Dateinamen sortieren und hast gleichzeitig nach dem Datum sortiert.

Das gilt übrigens sowohl für Dateien als auch für Ordner, hier als Beispiel der Inhalt meines Ordners 2020-Webinare:

Ordnung am PC durch Datum im Dateinamen

Dateinamen statt Unterordner

Viele (unnötige) Unterordner kannst du vermeiden, indem du die unterschiedlichen Datei-Typen, die zusammen gehören, gleich benennst.

So wie du hier bei den  in meinem Ordner „2020-Content“ sehen kannst, zur Unterscheidung durch zusätzliche Namens-Erweiterungen (wie hier z.B. „-teaser“) kommen wir noch.

Ordnung am PC - Mit Dateinamen Unterordner vermeiden

Exkurs: Richtig suchen im Explorer

Die Suche im Windows-Explorer gaukelt dir vor, dass du alles findest, solange nur das richtige Suchwort eingibst. Dem ist aber nicht so, wie du hier sehen kannst.

Im ersten Bild habe ich nach „planung“ gesucht und alle Bilder gefunden, deren Dateinamen mit „planung“ beginnt. Aber was ist, wenn dein Suchbegriff mitten im Dateinamen vorkommt?

Richtig im Explorer suchen

Diese Dateien findest du nur, wenn du dem Suchbegriff ein Sternchen voranstellst! Ein kleiner aber wichtiger Unterschied im Ergebnis, wie du hier siehst:

Richtig im Explorer suchen

Meine Jahres-Ordner und das Archiv

Du hast schon ganz oben gesehen, dass meine wichtigsten Ordner entweder mit einem @ oder der Jahres-Zahl voran bezeichnet sind. Das hat mit der alphabetischen Sortierung im Explorer zu tun, denn es gibt auch Ordner, die ich nicht so häufig brauche (und die teilweise von Programmen automatisch angelegt werden).

Am Anfang eines neuen Jahres räume ich so auf:

  • Ordner, deren Inhalte ich weiter verwenden möchte (z.B. den Kunden-Ordner) benenne ich auf das neue Jahr um.
  • Content, Grafiken, Live-Videos, etc.: Die Inhalte kommen in den Archiv-Ordnern (siehe nächstes Bild) und ich benenne den Jahres-Ordner dann wieder um.
  • Das war’s auch schon!

Und so sieht mein Archiv aus:

Ordnung am PC - Mein Archiv

Spezialthema: Deine Bilder für SocialMedia

Der Unterschied zwischen verkleinern und komprimieren

Wenn die Rede davon ist, ein „kleineres“ Bild zu verwenden, dann kommt es oft zur Verwirrung: Ist mit „klein“ gemeint, dass die Abmessungen eines Bildes verändert werden sollen, oder dass die Auflösung gemeint ist?

Dazu tragen auch die Detail-Informationen im Explorer bei. Denn hier wird mit „Größe“ die Menge der KBs bezeichnet, im allgemeinen Sprachgebrauch denkst du da aber eher an die Abmessungen.

In diesem Live-Video zeige ich dir

  • Ab Minute 00:00 Der Unterschied zwischen Bilder komprimieren und Bilder verkleinern
  • Ab Minute 07:28 Ein kostenloses Tool, um Bilder sowohl zu verkleinern, als auch zu komprimieren: IrfanView
  • Ab Minute 12:27 Wie ich Ordnung durch Datei-Namen erzeuge und richtiges Suchen im Explorer
  • Ab Minute 16:32 Ein kostenloses Tool, um viele Dateien in einem Schwung umzubenennen, damit du eine gute Struktur in deine Bilder und andere Dateien bekommst: Advanced Renamer

Dein Erweiterungs-Schlüssel

Wie du im Video gesehen hast, arbeite ich also hauptsächlich mit zwei Komponenten:

  • Dem aussagekräftigen Dateinamen (der nicht nur fürs Wiederfinden, sondern auch für die Suchmaschinen wichtig ist!)
  • und unterschiedlichen Datei-Erweiterungen.

Die Systematik der Dateinamen-Erweiterungen solltest du dir schon im Vorfeld möglichst gut überlegen und du kannst das natürlich auf alle Arten von Dateien verwenden.

Die Frage-Stellerin hat auch geschrieben, wie ich das mache, wenn ich Stockfotos verwalte und die hast du bisher in den Screenshots gar nicht gesehen, denn sie sind in einem eigenen Ordner namens „Original“. Darin habe ich sowohl die Original-Dateien mit dem Original-Namen, als auch jeweils mit der Erweiterung „-CR“. Damit bezeichne ich die Screenshots, die ich jeweils vor dem Herunterladen mache, um das Lizenz-Modell zu dokumentieren. CR steht dabei für CopyRight.

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Hier zeige ich dir genau, wie’s geht.

Noch ein paar Tricks für Ordnung am PC

Dateiendungen einblenden

Bei Windows sind die Dateiendungen standardmäßig ausgeblendet. Das heißt, du siehst höchstens an den Icons der Dateien, welche das sind. Wie du gesehen hast, ist es oft sinnvoll, alle Dateien, die zu einem „Projekt“ gehören, gleich zu benennen. Und daher ist es wichtig, dass du an den Endungen siehst, welcher Datei-Typ das jeweils ist. (.xlsx, .docx, .png, etc.)

Und so blendest du sie ein:

  • Explorer öffnen
  • Menüband einblenden, falls es ausgeblendet ist
  • Menü „Ansicht“
  • Häkchen bei „Dateinamenerweiterungen“ setzen

Datei-Endungen einblenden

Verknüpfungen

Sehr oft sehe ich Desktops (also eigentlich virtuelle Schreibtische), die so zugepflastert sind, dass das Hintergrundbild gar nicht mehr zu sehen ist … zusätzlich sehe ich oft Dateien, die direkt auf dem Desktop abgespeichert werden – und das beinhaltet die Gefahr, dass diese Dateien nicht in deiner Datensicherung eingeschlossen sind. So ist es zumindest meist bei Windows …

Dabei ist es sehr einfach, dir deinen Desktop so einzurichten, dass du zu allem einen schnellen Zugang hast. Und zwar mithilfe von Verknüpfungen.

Diese Verknüpfungen erkennst du an dem kleinen Pfeilchen beim Icon und anlegen kannst du sie ganz leicht, indem du

  • die Datei mit der rechten Maustaste auf den Desktop ziehst,
  • dann loslässt
  • und „Verknüpfung erstellen“ auswählst.

Das Schöne ist, dass du Verknüpfungen jederzeit wieder löschen kannst, ohne dass du die Originaldatei damit löscht, es sind im Prinzip „Abkürzungen“ zu deinen Dateien, Ordnern oder Programmen.

Fazit und eine kleine Warnung

Systeme wachsen und verändern sich. Wenn du jetzt beim Gedanken daran, Ordnung zu schaffen, ins Schwitzen kommst, dann kann ich dir nur raten, was ich damals gemacht habe:

Ich habe alles in ein (ziemlich chaotisches) Archiv gepackt und mit meiner neuen Ordner- und Dateien-Organisation frisch begonnen. Das verhindert auch, dass du dir viel Arbeit mit umbenennen und verschieben antust, bevor du dein System getestet hast.

Und irgendwann, an kalten, dunklen Wintertagen, kannst du dann Stück für Stück dein Archiv aufräumen. Oder auch nicht!

Inzwischen arbeite ich bereits seit etlichen Jahren mit dieser Art der Ordnung, für mich funktioniert’s, das kann aber natürlich nicht für jede/n gelten.

Was meinst du? Kannst du dir etwas mitnehmen?

P.S. Und nicht vergessen: Bleib‘ neugierig!


 

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