Verwendest du PostIts?

Oder mehrere Notizbücher?

Bei uns Onlinern: Mehrere Tools für ein und dieselbe Art von Aufgaben?

Aber selbst wenn du diesen Versuchungen widerstehen kannst, gibt’s noch einen anderen Grund dafür, dass du das Gefühl hast, nichts zu Ende zu bringen und keine Struktur in deiner Arbeit zu haben.

Struktur – ein großes Wort – aber was bedeutet das eigentlich?

Lass es uns einfach einmal auf drei ganz simple Fragen herunterbrechen:

Was ist genau zu tun?

Diese Frage steht immer an erster Stelle, wenn es um Aufgaben und Projekte (und seien sie noch so klein) und natürlich auch ums Alltagsgeschäft geht. Wenn du also den großen Berg „Projekt“ in kleine Was-Abschnitte zerteilst, achte bitte darauf, dass die Einzelschritte so klein wie möglich, aber so groß wie nötig sind.

Wenn du diese Abschnitte zu groß machst, kommt eventuell dein Perfektionismus dazwischen und du fängst gar nicht erst an. Wählst du sie zu klein, wird deine Todo-Liste unübersichtlich und du bist von der Menge überfordert.

Ein Beispiel: Die Aufgabe „Landingpage erstellen“ kann für dich ein Riesenaufwand sein, wenn du es das erste Mal machst – und dich daran hindern loszulegen. Wenn das der Fall ist, zerlege es in noch kleinere Schritte!

Wann muss das erledigt sein?

Auch klar, bei 99 % deiner Projekte und auch bei vielen deiner Aufgaben hast du einen Endtermin, wann du fertig sein sollst und daraus ergeben sich auch die Deadlines für die Einzelschritte und die Milestones.

Wer übernimmt die einzelnen Aufgaben?

Dabei haben wir Solo-Selbständigen die schlechtesten Karten, vor allem, wenn du noch ohne Virtuelle AssistentInnen oder ohne Team arbeitest. Bei mir ist es klar, dass ich den Großteil der Aufgaben übernehme, nur Teile davon übergebe ich an meine Assistentin.

Trotzdem muss ich so planen, dass ihre Arbeitszeiten in den Plan hineinpassen.

So weit, so gut.

Nur zu oft erlebe ich allerdings, dass diese Schritte von meinen KundInnen schon gemacht wurden – und trotzdem kommt es nicht nur bei Projekten, sondern beim „Alltags-Kram“ dazu, dass sie sich häufig nicht fokussieren können und völlig verzetteln. Dann versuchen sie, sich mit Multitasking über dem Wasser zu halten, was natürlich auch nicht funktioniert.

„Du verzettelst dich in kleinen Dingen? Vielleicht liegt’s an der Reihenfolge!“

Der Frust am Ende eines Arbeitstags oder sogar einer vollen Arbeitswoche ist dann groß. Denn sie wissen, dass sie viel gearbeitet haben – kommen aber trotzdem nicht vom Fleck …..

Warum wir uns verzetteln

Darüber ließe sich ein eigener Blogartikel schreiben, aber lass mich die Gründe aufzählen, die von meinen KundInnen am häufigsten genannt werden. Wie du mit einer Maßnahme gegen mehrere davon angehen kannst, kommt noch etwas weiter unten im Text.

Fomo – Fear of missing out

Es fällt schwer, auf Aufgaben zu verzichten und sie auch nicht irgendwo aufzuheben. Nach dem Motto: „Das packe ich auf meine Aufgabenliste, irgendwann wird es drankommen.“ Die Angst davor, etwas zu verpassen lässt vor allem (aber nicht nur) Scanner-Persönlichkeiten dazu neigen, sich zu verzetteln.

Dein Perfektionismus bremst dich aus

Ich rate meinen KundInnen oft: „Lass bitte die rosa Mascherl weg!“ Denn besser, die wichtigen Dinge sind finalisiert, als perfekt nicht erledigt. Aber oft beschäftigst du dich wahrscheinlich mit To-dos, die für die Wirksamkeit insbesondere deines Projektes oder deines Angebots überhaupt nicht notwendig sind.

Wenn etwas dringend ist, ist es wichtiger als die wichtigen Aufgaben

So wird’s oft empfunden. Die zugegebenermaßen nicht immer einfache Lösung ist hierbei, dein Selbstmanagement so aufzustellen, dass so wenig Aufgaben wie möglich dringend werden. Weil du sie rechtzeitig beginnst zu bearbeiten.

Du verzettelst dich wegen Unterbrechungen

Dabei kann dir eine gute Wochenplanung und Tagesplanung helfen. Und ein beherztes Abdrehen deines Telefons, das Schließen deiner Bürotüre und eine klare Ansage an diejenigen, die dich stören könnten.

Wenn du von Benachrichtigungen und Social-Media-Gedöns abgelenkt wirst: Dreh sie ab! Schließe alle Browser-Fenster und Tools, die du jetzt gerade nicht brauchst. Und mache natürlich nicht mehrere Dinge gleichzeitig, das ist bei Störungen noch schlimmer.

Du hast den Überblick verloren

Vor allem, wenn meine KundInnen beginnen, mit einem richtigen Todo-Listen-System ihre Aufgaben zu strukturieren, ist erst einmal die Überforderung groß, weil plötzlich an einem einzigen Platz so viele Aufgaben stehen. Da wird für jede kleine Aufgabe in Trello ein Kärtchen angelegt und die schiere Menge brüllt: „Du schaffst mich nie!“.

Mein Tipp dazu: Arbeite mit Checklisten statt mit einzelnen Kärtchen und vor allem lies weiter!

Größte Verzettelungs-Gefahr: Keine Reihenfolge!

Und genau daran kann’s liegen, wenn dieses Gefühl von „nie fertig“ obwohl du viel gearbeitet hast, bei dir aufkommt.

Denn was passiert, wenn du zwar in kleinen Schritten denkst und einen Zeitplan hast, aber keinen Gedanken an die Reihenfolge deiner Aufgaben verschwendest?

• Du gehst die Aufgabe jedes Mal von einer anderen Seite her an. So kommst du auch nie dahinter, welche Reihenfolge für dich die richtige ist und es bleibt ein ewiges Herumprobieren. Das bedeutet auch, dass du keine Konsistenz und keine Regelmäßigkeit hineinbekommst.
• Dadurch greifst du sicher auch ein und dieselbe Aufgabe mehrmals an, weil du ohne Reihenfolge nie sicher sein kannst, was du jetzt schon erledigt hast und was nicht.
• Und ganz klar ist dadurch, dass du viel leichter etwas vergisst und (wenn du Glück hast) nachbessern musst. Das kostet wahnsinnig viel Zeit und Energie! Und wenn du kein Glück hast, ist Nachbessern gar nicht mehr möglich …

Nicht mehr verzetteln mit der Universal-Reihenfolge

In ganz vielen Bereichen deines Business kannst du mit diesem Aufbau sehr viel Zeit gewinnen. Drei Beispiele aus der Praxis zeige ich dir noch. Aber zuerst schauen wir uns die drei Schritte an, die dir in Zukunft helfen werden, dich weniger zu verzetteln.

Sammeln

Ganz egal, ob du nun ein Projekt in Einzelschritten zerlegst oder deine Alltags-Aufgaben in deinem ToDo-Listen-System festhältst, zuerst sammelst du alles, was du zu tun hast, und zwar ohne zu priorisieren.

Sortieren (Reihenfolge!)

Danach bringst du diese Sammlung in die richtige Reihenfolge! Was muss zuerst passieren? Welche Aufgabe erfordert, dass vorher etwas anderes passiert?

Daraus ergibt sich auch automatisch, dass du Prioritäten setzen musst und immer weißt, was dein nächster Schritt sein muss, um schneller und mit weniger Energieaufwand ans Ziel zu kommen.

Tun

Und wenn du diese beiden Schritte gegangen bist, dann kommt’s eigentlich „nur mehr“ aufs Tun an.

Aber Schluss mit der blanken Theorie, schauen wir uns diese Universal-Reihenfolge in der Praxis an.

Die Podcast-Episode zum Artikel

Ein paar Beispiele aus der Praxis

Struktur in deiner Buchhaltung

Was bedeutet das jetzt speziell für die Buchhaltung? Das Sammeln ist, glaube ich, klar. Du sammelst deine Belege. Wobei, oft werden die Belege nicht regelmäßig gesammelt. Wenn ich eine Rechnung geschickt bekomme, dann wird sie in einem Ordner auf meinem Desktop abgespeichert, der heißt „Drucken“.

Und wenn ich dann am Wochenende meine Buchhaltung mache, dann wird alles, was ich dort im Laufe der Woche abgespeichert habe, ausgedruckt. Dadurch sind sie zumindest an einem Platz gesammelt.

Dann, und da sind wir jetzt beim Sortieren, geht es um die Reihenfolge.

• Also zuerst ausdrucken, z.B. wenn das Sammeln erledigt ist.
• Dann wäre es vielleicht schlau zu schauen, welche der Belege werden wohl auf deinem Kontoauszug auftauchen und welche werden eher in der Kreditkartenabrechnung zu finden sein.
• Und dann wird natürlich innerhalb dessen nach Datum sortiert.
• Erst danach nimmst du deine Konto-Auszüge zur Hand und überprüfst die Zahlungsausgänge.
• Ganz zum Schluss trägst du alles entweder in eine Tabelle oder dein Buchhaltungs-Programm ein.

Das „Tun“ besteht bei deiner Buchhaltung übrigens auch darin, dir einen Termin zu setzen, wann du dich regelmäßig um deine Belege und deine Zahlen kümmerst.

Wenn du keine Bearbeitungs-Reihenfolge festlegst und jedes Mal mit etwas anderem anfängst, also einmal mit der Kreditkartenabrechnung, dann wieder mit dem Schreiben der Ausgangsrechnungen, das nächste Mal beginnst du im Buchungs-Programm, ohne vorher sortiert zu haben, … dann greifst du die Belege mehrfach an und hast doch immer das Gefühl, dass das wahnsinnig anstrengend ist.

Du denkst nämlich jedes Mal über dieselben Dinge nach: Wie tu‘ ich denn? Wo fange ich an? Wo finde ich was?

Du siehst, auch die Reihenfolge bei so etwas Profanem wie deiner Buchhaltung, kann  viel Zeit sparen und natürlich auch deinen Widerstand dagegen ein bisschen abschwächen. Ich will nicht behaupten „auflösen“, aber immerhin abschwächen.

„Sammeln – sortieren – TUN – Die Universal-Reihenfolge gegen’s Verzetteln!“

Struktur in deinem Content

Egal, ob du Blogartikel, Videos oder andere Content-Stücke produzieren möchtest. Auch hier ist es wieder die Reihenfolge, mit der du Ablenkungen vermeidest und dich nicht zwischen den schier unendlichen Möglichkeiten verzettelst.

Denke daran: sammeln – sortieren – tun.

Bei deiner Content-Planung sieht das so aus, dass du zuerst deine Ideen für deinen Content sammelst. Bitte mach‘ das unbedingt an einem einzigen Ort und bewerte deine Ideen im ersten Schritt nicht. Perfektionismus ist hier nicht angebracht (wann ist er das eigentlich?). Genauso wie es bei der Buchhaltung einen Ort gibt, an dem du deine Belege sammelst!

Im Content-Planungs-Club planen wir mit Monats-Themen. Das macht es wesentlich einfacher, die Ideen so zu sammeln, damit du nicht einmal Hü und einmal Hott schreibst, sondern du dich in deine gewünschte Richtung bewegst.

Und diese Ideen kannst du zielgerichtet sammeln, wenn du dir regelmäßig überlegst, was du in den nächsten 2-3 Monaten als Haupt-Themen in deinem Content behandeln wirst.

Die Reihenfolge ist beim Content für Zweierlei wichtig.

• Wo soll er hinführen? Launchst du demnächst eines deiner Produkte? Veranstaltest du ein Webinar? Hast du ein neues Freebie? So wirst du den Fokus auf dein Business nicht verlieren.
• Was produzierst du zuerst? Fällt es dir leichter, zuerst ein Video zu drehen und dann daraus einen Artikel zu schreiben? Oder schreibst du lieber und machst daraus dann eine Podcast-Episode? Wann möchtest du welchen Inhalt wo veröffentlichen?

Wenn du das einmal für dich festgelegt hast und es immer in dieser Reihenfolge tust, wirst du auch wesentlich effizienter beim Produzieren sein!

Du schaffst es (noch) nicht, regelmäßig guten Basis-Content zu erstellen? Dann kommt der Content-Planungs-Club genau richtig für dich!

Struktur in deiner ToDo-Liste

Auch hier gilt wieder: sammeln – sortieren – tun!

Der Schritt „sortieren“ hängt bei deiner ToDo-Liste mit der Priorität deiner Aufgaben zusammen. Aber vermische bitte die Schritte sammeln und sortieren nicht!

Denn sehr oft sehe ich, dass meine KundInnen ihre Tages-ToDo-Liste mit dem Hintergedanken „Das alles MUSS heute passieren“ erstellen (übrigens ohne darauf zu achten, ob die Zeit dafür überhaupt vorhanden ist). Aber sie legen nicht fest, in welcher Reihenfolge sie ihre Aufgaben erledigen werden. Damit haben alle Aufgaben angeblich die gleiche Wichtigkeit, der Druck baut sich auf und irgendwann landen sie wieder beim Multitasking.

Wenn du zuerst nur mit der Intention sammelst „rein theoretisch könnte ich heute dies und das tun“ und erst danach die Reihenfolge festlegst, wird dir wesentlich schneller klar, was alles nicht passieren wird. Dann werden am Ende der langen Liste ein paar Aufgaben herumkugeln, die eben nicht heute – oder vielleicht gar nicht – erledigt werden. Und das ist gut so!

Denn dann weißt du auch, was du streichen musst. Bitte verschiebe nicht diese Überbleibsel immer von einem Tag auf den nächsten. Dadurch schiebst du nur eine Welle vor dir her und sitzt am Ende der Arbeitswoche vor einer elendslangen ToDo-Liste, die dir das Gefühl gibt, gar nichts erledigt zu haben.

Es ist ein Prozess

Liebe den Prozess!

Das kann ich gar nicht oft genug sagen!

Egal um welche Struktur, Reihenfolge oder nenne es auch Workflow es geht, fange bitte mit einem Bereich an und feile so lange daran, bis es für dich passt. Es hat keinen Sinn, an vielen Ecken gleichzeitig anzusetzen.

Mach‘ dir bitte außerdem klar, dass deine Strukturen einem ständigen Wandel unterworfen sind.

Ich hatte z.B. einen ganz klaren Ablauf in meiner Content-Erstellung, als ich noch jede Woche gebloggt und dazu eine Podcast-Episode aufgenommen hatte. Dann kamen die Live-Videos dazu und der Workflow musste sich ändern. Später habe ich meinen Veröffentlichungs-Rhythmus verändert – und natürlich musste sich dann wieder die Struktur ändern.

Nimm’s also sportlich!

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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