Aus welcher Perspektive heraus hast du diese Überschrift gerade gelesen?

Als Sprachnachricht-EmpfängerIn, als der/die du genervt davon bist, wenn dir Kunden ihre Aufträge oder ihre Fragen per Sprachnachricht schicken? Und du hasst es, dass du dir jetzt alles mitschreiben musst, um dieser Bitte dann wirklich nachzukommen?

Oder als Sprachnachricht-VersenderIn, als der/die du davon begeistert bist, auf lange E-Mails schnell und persönlich antworten zu können?

Du siehst schon, die Sache hat zwei Seiten …

Entschuldige bitte die späte Antwort, aber …

Wie viele E-Mails mit so einem ersten Satz bekommst du?

Und wie viele schreibst du selbst?

Das kommt in den besten Familien vor, oder? Wie ich im Artikel über die liebsten Kommunikationskanäle geschrieben habe: E-Mails sind für viele der liebste Kommunikationskanal.

Und gleichzeitig der größte Fluch.

Es ist eher eine Teillösung

Oft wäre es einfacher, zum Telefon zu greifen, anzurufen und die Frage zu beantworten, die dir in einem Mail gestellt wurde. Trotzdem tust du das wahrscheinlich selten.

• Weil du die Telefonnummer nicht bei der Hand hast.
• Weil du den Anderen nicht persönlich kennst.
• Weil du Angst hast, dass daraus erst recht wieder ein langes Gespräch wird.
• Weil du es gewohnt bist, über denselben Kanal zu antworten, über den der Kontakt aufgenommen wurde.

Wie wäre es, zur Abwechslung ein paar Worte akustisch zu hinterlassen?

Wann und warum Sprachnachrichten toll sind

Ich habe noch Stenografie (übrigens in Deutsch, Englisch und Französisch) und höllisch schnell tippen gelernt. Aber selbst wenn ich schnell schreibe, komme ich sicher nicht einmal mit dem langsam gesprochenen Wort mit.

• Sprechen ist also auf jeden Fall schneller als schreiben.

Nicht umsonst werden Podcasts immer beliebter.

• Die Stimme transportiert so viel mehr!

Ich bin sicher, dir ist es auch lieber, dein Gegenüber spricht mit dir – und schiebt dir nicht einen Zettel über den Tisch.

• Du schreibst (meistens) nicht so, wie du sprichst.

Das haben wir alle so im Deutsch-Unterricht gelernt. Und wenn du eine kaufmännische Ausbildung hast – na ja, dann kannst du dich sicher noch an die Phrasen erinnern, aus denen du Angebote und andere Schreiben zusammenbasteln durftest.

Das schreibt man so. Punkt.

Aber bringen die Wörter auch das rüber, was du sagen möchtest?

Anwendungs-Möglichkeiten für Sprachnachrichten

Im Laufe dieses Artikels werde ich dir noch drei Tools für Sprachnachrichten vorstellen, obwohl es diese Möglichkeit auch z.B. im Facebook-Messenger oder auch in WhatsApp gibt.

Einfach deswegen, weil es für die Archivierung bzw. Dokumentation oft einfacher ist, eine Sprachnachricht lokal abzuspeichern oder per Mail zu verschicken.

Der Nachteil bei Messenger-Sprachnachrichten ist auch, dass sie – einmal zur Kenntnis genommen – in der Nachrichtenflut leicht untergehen können. Um das zu verhindern, hab‘ ich in diesem Video übrigens einen Trick für dich:

Kundenbindung bei Online-Kursen oder -Programmen

Vor ein paar Wochen bin ich dem „So geht Membership“-Club *) von Sascha Feldmann beigetreten und habe mich damals sehr gefreut, nach meiner Buchung eine Sprachnachricht über eine LinkedIn-Nachricht zu bekommen.

Oder wie wäre eine persönliche Sprachnachricht an deine KundInnen, wenn sie Geburtstag haben? Oder wenn sie etwas Tolles in deinem Kurs erreicht haben?

Leider ist es noch immer nicht möglich, auf Facebook Audios in einer Gruppe oder in einem Kommentar hochzuladen – aber dafür gibt es ja, wie du weiter unten lesen kannst, andere Möglichkeiten.

Eine schnelle akustische Antwort ist besser als eine späte schriftliche

Vor allem, wenn dir eine Frage von LeserInnen deines Blogs oder Podcast-AbonnentInnen gestellt wird, also von „Noch-nicht-KundInnen“, kann es sein, dass du dir mit der Beantwortung Zeit lassen musst.

Ich höre immer wieder von meinen KundInnen, dass sie über Messenger und E-Mail (teilweise echt umfangreiche!) Fragen gestellt bekommen und diese dann sehr ausführlich schriftlich beantworten.

Und das kostet sie dann teilweise so viel Zeit, dass sie keine Zeit mehr für ihren „eigentlichen“ kostenlosen Content haben!

Dafür gibt’s mehrere Lösungen:

• Du kannst diese Frage z.B. in deine kostenlose Facebook-Gruppe umleiten, wenn du eine verwaltest,
• du kannst auf deine kostenpflichtigen Produkte hinweisen
• oder eben eine Sprachnachricht schicken!

Apropos Content erstellen – kennst du eigentlich schon meinen Content-Planungs-Club? Nein? Dann kommt dieser Button genau richtig für dich:

⏰ Regelmäßig Content erstellen – so klappt’s!

Du einigst dich darauf

Ich kenne KollegInnen, die ihre KundInnen mit Begeisterung und großem Erfolg über WhatsApp betreuen. Für mich persönlich wäre das ein Albtraum, ich verwende WhatsApp nur innerhalb meiner Familie und für ein paar Ausnahmen, wenn ich weiß, dass mein Gegenüber lieber diesen Kanal benutzt.

Und dann auch immer über den PC/Laptop, weil ich am Handy grottenlangsam tippe.

Aber es könnte ja sein, dass du einen Kunden in der 1:1-Beratung betreust, der/die am liebsten über Sprachnachrichten kommuniziert? Wichtig ist einfach, dass du dich mit ihm/ihr darüber einigst – und dich nicht verbiegst! Wenn du keine Sprachnachrichten magst (und es wirklich schon ausprobiert hast), dann ist das eben so!

Die Podcast-Episode zum Artikel

Wann Sprachnachrichten doch nicht so toll sind

Ich habe weiter oben geschrieben „Die Teillösung“. Ganz bewusst, denn nicht immer ist eine Sprachnachricht für den Empfänger oder Sender optimal.

Der Inhalt braucht Visualisierung

Bei mir geht es bei Fragen sehr oft um technische Dinge und da wäre es sinnlos, nur eine Sprachnachricht zu verschicken. Daher steige ich dabei lieber auf Screen-Videos um.

Zwei Lieblings-Tools habe ich dafür (und übrigens auch für Screenshots, die reichen auch oft aus).

Einmal als Bezahl-Produkt Snagit von Techsmith und wenn’s gratis sein soll, kannst du dir hier meine Anleitung für Capture, ebenso von Techsmith, anschauen.

Der Inhalt braucht Fakten oder einen roten Faden

Dem kannst du entgegenwirken, indem du in der E-Mail die harten Fakten bzw. den roten Faden schriftlich festhältst und das Rundherum mit einem Audio versiehst.

Wenn ein roter Faden notwendig ist, kann ein Video der bessere Weg sein, so wie in dem folgenden Beispiel aus meiner Praxis.

In meinem Programm Home-sweet-Office 2.0 füllen meine Teilnehmerinnen jeden Monat einen Fragebogen aus, damit sie ihre Fortschritte festhalten können und ich weiß, ob es irgendwo Probleme gibt.

Einziger Wermutstropfen dabei: Die Teilnehmerinnen bekommen ihre Antworten nicht zugeschickt. Das bedeutet, dass eine reine Sprachnachricht als Feedback von mir  nicht sinnvoll wäre, da sie ihre Antworten nicht vor Augen haben.

Daher wieder einmal: Video gewinnt!

Du hast eine Bitte oder ein Anliegen

Das mag für dich jetzt „kleinlich“ klingen, aber wenn jemand eine „schnelle, kurze, kostenlose“ Unterstützung von mir erwartet, dann erwarte ich die Frage in einer Form, die mir am wenigsten Arbeit macht.

Und das sind keine Sprachnachrichten! Denn ich kann die Frage nicht durchscannen, sondern muss sie mir unter Umständen sogar mehrmals anhören, um antworten zu können.

Wenn sich also jemand anderes für dich (kostenlose) Arbeit machen soll, dann mach‘ du dir bitte die Arbeit und schreibe eine E-Mail.

Du hast beim falschen Marketer gelernt

Für Kaltakquise sind Sprachnachrichten das falsche Tool. Punkt.

Sprachnachrichten per Mail verschicken – Tool-Tipps

Wenn du (auch) nicht auf Sprachnachrichten per Messenger stehst, dann habe ich hier drei Tool-Empfehlungen für dich, zwei davon habe ich immer wieder im Einsatz.

Meine Anforderungen an ein Tool:

Es muss schnell gehen. Ein E-Mail ist nun einmal schnell beantwortet, du bist es gewohnt, auf „antworten“ zu klicken und schon ist das Programm bereit, deine Gedanken aufzunehmen. Genauso schnell soll es also gehen, wenn du die reine E-Mail durch eine gesprochene Antwort ersetzen möchtest.

Es muss einfach sein. Keine komplizierte Konvertierung des Audios, kein unübersichtliches Programm, das dich ablenken könnte. Sonst schreibst du in Zukunft wieder E-Mails.

Es muss archivierbar sein. Wenn du E-Mails schreibst, findest du sie ziemlich verlässlich im Ordner „gesendet“ wieder. Außerdem kannst du E-Mails als Datei abspeichern und so außerhalb deines E-Mail-Programms archivieren. Genau diese Anforderung stelle ich z.B. auch an meine Sprachnachrichten.

Vocaroo.com

Vocaroo verwende ich nur mit Kontakten, die ich bereits gut kenne, weil die Optik nicht gerade Business-like ist. Dafür kann die Sprachnachricht über den Browser abgehört werden und du kannst die Audios sogar auf Social-Media teilen. Das kann für manchen einfacher sein.

Eckpunkte Vocaroo

• Kostenlos
• Nur online
• Keine Anmeldung nötig
• Direktes Versenden per Mail
• Unbeschränkte Sprechdauer
• Lokal speichern möglich
• Teilen auf Social-Media
• Keine Anpassung des Layouts

JDVoiceMail

JDVoiceMail bringt für den Empfänger keine Optik mit, weil einfach die MP3-Datei als Anhang verschickt wird. Das kann bei längeren Nachrichten eventuell ein Problem sein. Dann speichere ich die MP3-Datei in der Dropbox ab und verschicke den freigegebenen Link dazu.

Eckpunkte JDVoiceMail

• Kostenlos
• Lokal am PC installiert
• Keine Anmeldung nötig
• Direktes Versenden per Mail
• Unbeschränkte Sprechdauer
• Lokal speichern möglich
• Kein Teilen auf Social-Media
• Keine Anpassung des Layouts
• Nur für Windows

i-Talk24

Zuletzt i-Talk24.com *). Das ist wirklich eine geniale Sache. Bei der günstigsten Version um EUR 27,–/Monat (oder 21 €/Monat bei jährlicher Zahlung) gibt es zwar noch Einschränkungen, nämlich maximal 10 Minuten lange Sprachnachrichten und 250 Stk. pro Monat, aber ich denke, das müsste reichen.

Da auch das Layout der Seite, auf der die Sprachnachrichten abgehört werden können, angepasst werden kann, ist das im Business-Bereich sicher die optimale Lösung.

Vielleicht motivieren dich die Kosten pro Monat dann sogar, Sprachnachrichten konsequent einzusetzen?

Eckpunkte i-talk24

• Kostenpflichtig
• Online und App
• Account notwendig (Testphase 30 Tage)
• Direktes Versenden per Mail
• Beschränkte Sprechdauer und Anzahl
• Lokal speichern möglich
• Kein Teilen auf SocialMedia
• Anpassung des Layouts
• Alle Betriebssysteme

Fazit

Ich schlage dir vor, zuerst mit den kostenlosen Tools auszuprobieren, wie deine Kontakte auf Sprachnachrichten reagieren.

Wenn du dann davon überzeugt bist, dass sie dir einerseits Zeit sparen und andererseits einen Mehrwert für deine Kontakte darstellen, dann kannst du immer noch auf das kostenpflichtige i-Talk24 *) umsteigen.

So, jetzt bin ich gespannt, ob du mir im Kommentar auch eine Sprachnachricht hinterlasst!

P.S: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

*) Wenn du diesen Link für i-Talk24 verwendest, tust du mir übrigens einen Gefallen, denn dann bekomme ich eine Provision dafür, dass ich es dir vorgestellt habe, dir entstehen dadurch keine zusätzlichen Kosten!

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