Eine To-do-Liste soll dir helfen, deine Arbeit zu organisieren, den Überblick zu behalten und Dinge zuverlässig zu erledigen. Gerade im Online-Business kann sie aber schnell zu einer Sammelstelle für alles werden, was dir durch den Kopf geht: Ideen, Termine, Projekte, Ziele, Erinnerungen und vage Vorhaben.
Das Problem: Nicht alles, was wichtig ist oder erledigt werden muss, ist automatisch eine Aufgabe.
Hier sind die wichtigsten Arten von Einträgen, die auf einer klassischen To-do-Liste nichts zu suchen haben und wo sie stattdessen besser aufgehoben sind.
Darum geht's hier:
Dinge, die keine konkrete Handlung beschreiben
Das ist manchmal gar nicht so leicht, aber ich sage meinen KundInnen immer, es muss ein „Tun-Wort“ darin enthalten sein.
Beispiele für schlechte Formulierungen:
- Website überarbeiten
- Instagram verbessern
- Marketing machen
- Buchhaltung
- Onlinekurs erstellen
Ja, bei einigen sind sogar Tun-Wörter vorhanden, aber sie sind einfach zu ungenau. Du weißt nicht, was du konkret tun sollst, wie lange es dauert oder wann du fertig bist. Solche „Aufgaben“ wirken schnell überwältigend und werden gerne aufgeschoben.
Besser: Formuliere eine konkrete, ausführbare Handlung.
Statt „Website überarbeiten“: „Neue Texte für die Angebotsseite schreiben“
Statt „Marketing machen“: „Drei Themen für den nächsten Newsletter festlegen“
Statt „Onlinekurs erstellen“: „Video für Modul 1 aufnehmen, schneiden und hochladen“
Eine gute Aufgabe beinhaltet also idealerweise ein Verb und beschreibt eine Handlung, die du tatsächlich ausführen kannst.
Projekte, die aus mehreren Aufgaben bestehen
Bis auf Buchhaltung sind alle im ersten Punkt beschriebenen schlecht formulierten Aufgaben eigentlich Projekte. Aber ich stolpere auf den To-do-Listen meiner KundInnen auch über folgende:
- Neuen Leadmagneten erstellen
- Webinar vorbereiten
- Onlinekurs launchen
- Website-Relaunch
- Neuen Kundenprozess aufsetzen
Sie gehören in dieser Form nicht auf deine To-do-Liste, weil ein Projekt immer aus mehreren Schritten besteht, die oft unterschiedliche Voraussetzungen, Zeitpunkte und Abhängigkeiten haben. Steht nur der Projektname auf deiner Liste, fehlt dir der Überblick über den tatsächlichen Arbeitsaufwand.
Besser ist es, diese Projekte an einem anderen Ort zu planen (bei mir natürlich in Trello) und dabei in möglichst kleine Schritte zu verteilen. Dazu findest du hier am Blog auch eine genaue Anleitung am Beispiel eines Audiokurses.
Zum Projekt „Webinar vorbereiten“ könnten gehören:
- Webinar-Thema festlegen
- Präsentation erstellen
- Anmeldeseite einrichten
- E-Mail-Sequenz schreiben
- Technik testen
Auf deine aktuelle To-do-Liste kommen dann die konkreten nächsten Schritte, die du tatsächlich bearbeiten möchtest.
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Termine und Ereignisse
Diesen Grundsatz weiche ich selbst manchmal auf. Ich schreibe mir z.B. für den nächsten 1:1-Termin meiner KundInnen ein Kärtchen in die To-do-Liste, um dort zwischendurch zu notieren, was ich besprechen möchte.
Aber prinzipiell sollten eben Termine gesondert in deinem Terminkalender stehen, damit du einen Überblick über deine Arbeitslast hast.
Warum gehören sie nicht auf die To-do-Liste?
Ein Termin ist keine Aufgabe, die du irgendwann erledigen kannst. Er findet zu einem bestimmten Zeitpunkt statt. Auf einer To-do-Liste besteht deshalb die Gefahr, dass du ihn übersiehst oder seine zeitliche Bindung nicht ausreichend berücksichtigst.
Wichtig: Aufgaben, die zu einem Termin gehören, dürfen sehr wohl auf deiner To-do-Liste stehen.
Das gilt übrigens auch umgekehrt: Deine To-dos gehören nicht in deinen Kalender, wie ich schon hier beschrieben habe.
Reine Erinnerungen ohne konkrete Aufgabe
Ein paar Beispiele, was ich darunter verstehe:
- An die Umsatzsteuer denken
- Kundenfeedback nicht vergessen
- An Geburtstagsgeschenk denken
- Regelmäßig Wasser trinken
- Newsletter nicht vergessen
Manche Erinnerungen brauchen einen anderen Auslöser oder eine andere Form der Unterstützung. Eine einmalige Aufgabe kann leicht zwischen anderen Einträgen verschwinden. Wiederkehrende Erinnerungen wiederum erzeugen schnell unnötig lange Listen.
Wähle daher das passende System für die jeweilige Erinnerung!
- Es gibt eine feste Frist? Schreib sie in den Kalender oder auf ein Kärtchen in Trello mit Fälligkeitsdatum.
- Es handelt sich um eine wiederkehrende Routine? Dann ist eine eigene Liste mit sich wiederholenden Karten meine Lösung.
- Du brauchst eine Erinnerung zu einem bestimmten Zeitpunkt im Laufe des Tages? Dann lass dich von deinem Handy erinnern.
Eine Erinnerung wie „Kundenfeedback einholen“ kann natürlich eine To-do-Aufgabe sein, wenn sie eine konkrete Handlung beschreibt. Entscheidend ist also nicht das Wort „Erinnerung“, sondern die Funktion.
Ideen, die du irgendwann umsetzen möchtest
Wenn du selbständig bist, noch dazu im Online-Business, dann hast du höchstwahrscheinlich unzählige Ideen und spannende Ansätze für Projekte – aber wie schaut’s mit der Umsetzung aus?
Aber eine Idee ist noch keine Verpflichtung. Wenn du jede spontane Idee sofort auf deine Aufgabenliste setzt, konkurriert sie mit deinen tatsächlichen Prioritäten.
Das ist besonders problematisch, wenn du als Solopreneurin laufend neue Ideen für dein Business entwickelst.
Lege lieber eine separate Ideensammlung an. Dort kannst du deine Ideen festhalten, ohne dich sofort zu ihrer Umsetzung zu verpflichten. Bei deiner Wochen- oder Monatsplanung entscheidest du dann bewusst, welche Idee du weiterverfolgst.
Sobald du dich für eine Idee entscheidest, kannst du daraus ein Projekt und konkrete Aufgaben machen.
Wie du Ideen in Projekte umsetzen kannst, habe ich bereits Schritt für Schritt im Blog beschrieben.
Aufgaben, die du gar nicht selbst erledigen musst
Damit bewegen wir uns im Bereich des Delegierens an andere. Entweder eigene MitarbeiterInnen, oder auch externe DienstleisterInnen. Ein paar Beispiele:
- Steuererklärung vorbereiten lassen
- Grafiken von einer Designerin erstellen lassen
- Kundenanfragen vom Support beantworten lassen
- Technische Anpassung durch einen Dienstleister erledigen lassen
Wenn du eine Aufgabe delegierst, bist du nicht mehr unbedingt für ihre Ausführung zuständig. Deine eigentliche Aufgabe besteht dann darin, die Übergabe zu organisieren oder das Ergebnis zu prüfen.
Unterscheide daher zwischen Ausführung und Verantwortung.
So könnte das zum Beispiel mit der Designerin klappen:
- Delegierte Aufgabe: Designerin erstellt die Grafiken.
- Deine Aufgabe: Briefing bis Mittwoch an die Designerin schicken.
- Gegebenenfalls: Wiedervorlage einrichten, falls du auf eine Rückmeldung wartest.
So bleibt deine Liste auf deine eigenen Handlungen fokussiert, statt zur Sammlung sämtlicher Aufgaben aller Beteiligten zu werden.
Aufgaben, die aktuell noch nicht erledigt werden können
Solange eine Voraussetzung fehlt, kannst du die Aufgabe nicht sinnvoll ausführen. Wenn du sie trotzdem täglich auf deiner aktuellen Liste siehst, erzeugt sie unnötigen mentalen Druck. Dazu gehören zum Beispiel:
- Angebot fertigstellen, sobald die Kundin ihre Informationen geschickt hat,
- Landingpage veröffentlichen, sobald die Texte freigegeben sind.
- Rechnung schreiben, sobald die Leistung abgeschlossen ist.
- Entscheidung treffen, sobald Vergleichsangebote vorliegen
Die eigentliche Aufgabe ist es hier, dir eine Erinnerung daran zu setzen, um eventuell nachhaken zu können. Ich mache das gerne (wenn es viele sind) auf einer eigenen „Warten-auf“-Liste innerhalb meiner 1-Minuten-To-do-Liste, oder mithilfe eines Labels und eines Fälligkeitsdatums.
Die Anleitung zur 1-Minuten-To-do-Liste findest du neben vielen anderen Inhalten übrigens im Produktivitäts-Club!
Falls du selbst etwas tun musst, um die Voraussetzung zu schaffen, gehört diese konkrete Handlung natürlich auf deine To-do-Liste.
Wiederkehrende Aufgaben, die jedes Mal neu aufgeschrieben werden
Davon gibt es als Selbständige natürlich einige! Wenn du diese Aufgaben allerdings immer neu und als eigenes To-do aufschreibst, überfüllst du damit deine To-do-Liste. Außerdem läufst du Gefahr, etwas zu vergessen. Und wir wissen ja: Viel = anstrengend!
Du nimmst dir dadurch Motivation und Überblick. Klassische Beispiele dafür sind:
- Wochenplanung durchführen
- Rechnungen prüfen
- Datensicherung machen
Besser: Richte wiederkehrende Aufgaben in deinem Aufgabenmanagement ein oder arbeite mit Checklisten und festen Routinen.
Das bedeutet nicht, dass wiederkehrende Aufgaben grundsätzlich nicht auf eine To-do-Liste gehören. Sie sollten nur nicht jedes Mal manuell neu angelegt werden müssen, wenn dein System die Wiederholung automatisieren kann.
Aufgaben ohne klare Priorität, die nur aus schlechtem Gewissen auf der Liste stehen
Wir kennen sie alle ;-). Diesen einen Artikel, den du noch unbedingt lesen wolltest, du solltest endlich alte Dateien aufräumen, damit dein Computer nicht in die Knie geht, ein paar Tools wolltest du auch noch miteinander vergleich und den Selbstlernkurs durcharbeiten.
Aber nicht jede interessante, sinnvolle oder irgendwann nützliche Tätigkeit ist aktuell wichtig. Manche Einträge bleiben jahrelang auf der Liste, weil du dich nicht bewusst dafür oder dagegen entscheidest.
Prüfe bitte regelmäßig solche „Aufgaben“ auf deiner To-do-Liste und kürze sie um die Hälfte (mindestens)!
- Ist die Aufgabe für meine aktuellen Ziele relevant?
- Muss ich sie wirklich selbst erledigen?
- Muss ich sie jetzt erledigen?
- Kann ich sie streichen, delegieren oder bewusst auf später verschieben?
Eine gute To-do-Liste ist nicht die Liste aller denkbaren Aufgaben. Sie ist eine Auswahl der Aufgaben, für die du tatsächlich Verantwortung übernehmen möchtest.
Tipp: Ich arbeite mit dem Konzept „Eingangskorb“, wie du hier nachlesen und nachhören kannst.
Meine wichtigste Empfehlung für eine gute To-do-Liste
Gerade im Online-Business lohnt es sich, drei Dinge konsequent auseinanderzuhalten:
Was muss wann stattfinden?
Das gehört in deinen Kalender: Termine, feste Zeitblöcke und Fristen.
Was muss ich konkret tun?
Das gehört auf deine To-do-Liste: ausführbare Aufgaben mit einem klaren nächsten Schritt.
Was muss ich im Blick behalten?
Das gehört in deine Projektplanung, Ideensammlung, Zielübersicht oder Warteliste – je nachdem, worum es sich handelt.
Die entscheidende Frage bei jedem Eintrag lautet:
„Ist das eine konkrete Handlung, die ich tatsächlich ausführen kann und ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür?“
Wenn du diese Frage konsequent stellst, wird deine To-do-Liste übersichtlicher, deine Tagesplanung realistischer und es fällt dir leichter, dich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die dich wirklich weiterbringen.
PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!