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Online-Business Routinen für deine Technik

Online-Business Routinen für deine Technik

Meine Eltern hatten gemeinsam eine KFZ Werkstatt und es gab etwas, worüber sich mein Vater mit seinen Angestellten immer wieder gezofft hat: Sie haben nicht auf ihre Werkzeuge aufgepasst.

Die wurden irgendwo hingelegt, dann fuhr jemand unabsichtlich mit dem Auto darüber oder sie bekamen Regen ab … und funktionierten natürlich nicht mehr.

So wie die Werkzeuge die Basis für die Arbeit als Automechaniker ist, so sind deine Werkzeuge im Online-Business ebenso das Backbone für deine Arbeit!

Sie zu hegen und zu pflegen bringt dir mithilfe von ein paar Routinen viele Vorteile innerhalb weniger Zeit:

  • Du suchst weniger, wenn du deinen PC aufgeräumt hältst.
  • Du hast einen schlanken Blog, mit dem du dich gerne beschäftigst und in dem sich deine LeserInnen gerne aufhalten.
  • Du hast höhere Öffnungsraten bei deinen Newslettern – und verkaufst dadurch mehr.

Ich denke, du siehst schon, in welche Richtung es in diesem Artikel geht, du findest für drei deiner wichtigsten Werkzeuge als Onlinebusiness-InhaberIn Routinen, um alles in Schuss zu halten.

Routinen für dein Newsletter-System (bei mir ist das ActiveCampaign)

Egal, welches Newsletter-System du verwendest, ich könnte mir vorstellen, dass du einfach nur froh bist, wenn „es“ funktioniert. Vor allem, wenn du noch nicht lange Newsletter verschickst.

Aber irgendwann kommt die Zeit (je früher, desto besser), dass du auch ein bisserl hinter die Kulissen schauen solltest, um einerseits Ordnung zu halten und andererseits technisch alles dafür zu tun, dass deine E-Mails auch wirklich bei deinen LeserInnen ankommen.

Die folgenden Routinen lasse ich nie aus, daher lege ich sie auch dir ans Herz. Allerdings kann es sein, dass die Begriffe, die ich hier verwende, nicht mit denen in deinem Newsletter-System übereinstimmen, oder es die Funktionen gar nicht gibt.

Was tun mit unbestätigten Kontakten?

Oft fallen unbestätigte Kontakte auf den ersten Blick gar nicht auf. Erst wenn du gewisse Zahlen miteinander vergleichst, bemerkst du, dass da eigentlich viel mehr Kontakte auf deiner Newsletter- oder Freebie-Liste sein sollten, als sie tatsächlich von dir angeschrieben werden können.

Dass die sogenannten Double-Optin-Mails nicht geöffnet und der Link zur Bestätigung darin nicht geklickt wird, kann verschiedenste Gründe haben, aber darum geht’s hier gar nicht.

Ganz streng genommen, musst du das so hinnehmen und diese E-Mail-Adressen wieder löschen (nach einer gewissen Zeit).

Ich schaue sie mir trotzdem immer an, denn öfter, als man denkt, gibt’s z.B. einen Tippfehler in der E-Mail-Adresse, den ich dann ausbessere (Achtung, rechtliche Grauzone).

Aber ich versende diese Optin-Mails auch noch einmal (Achtung, rechtliche Grauzone), markiere mir aber mit einem Tag, dass ich sie noch einmal verschickt habe, um niemanden zu nerven.

Empfohlene Routine

Wenn ich gerade eine Aktion habe oder Anmeldungen für ein Webinar einsammle, schaue ich hier täglich nach, ansonsten 2-3 Mal pro Woche.

In ActiveCampaign findest du diese Funktion unter „Kontakte“ hier:

ActiveCampaign unbestätigte Kontakte

Räume die Blacklist bei ActiveCampaign auf

Die Blacklist findest du bei ActiveCampaign unter dem Menüpunkt „Kontakte“ und „Ausnahmen auflisten“.

Du kannst dort eigene Ausnahmen eintragen (z.B. alle E-Mail-Adressen mit einer bestimmten Endung), es landen dort aber auch alle Kontakte, die sich von deiner Liste abgemeldet haben.

Und das bedeutet dann, dass sie sich mit dieser E-Mail-Adresse nicht mehr bei dir eintragen können!

Aber es kommt häufiger vor, als man denkt, dass sich ein Kontakt abmeldet, dann wieder über ein Angebot von dir stolpert und wieder teilnehmen möchte, darum ist es so wichtig, hier alle Adressen rauszulöschen, die durch eine Austragung in diese Ausnahmen-Liste gerutscht sind.

Empfohlene Routine

Ein Mal pro Woche spült mir die Automatisierung (der Butler) von Trello die Erinnerung an diese Routine in meine To-do-Liste!

Unzustellbare Kontakte (bouncing)

Menschen ändern ihre E-Mail-Adresse oder rufen ihre E-Mails so selten ab, dass ihr Postfach am E-Mail-Server voll ist. In beiden Fällen wird diese Adresse dann gebounct und kann nicht mehr angeschrieben werden.

Dein Newsletter-System unterscheidet dann zwischen „soft-bouncing“, das sind z.B. die vollen Postfächer und „hard-bouncing“, das sind die Adressen, die nicht mehr erreichbar sind.

Du findest sie in ActiveCampaign an zwei Stellen:

  1. Direkt beim Versandbericht einer Kampagne wird dir angezeigt, wie viele Klicks es gab, wie viele Öffnungen und eben auch, wie viele Baunces. Wenn du dort darauf klickst, siehst du die jeweiligen E-Mail-Adressen.
  2. Oder du gehst wieder über das Menü „Kontakte“ und dort wählst dort beim Status „unzustellbar“ aus.

Ich lösche die hard-bouncing-Adressen immer sofort, die soft-bouncing-Adressen werden, zumindest von ActiveCampaign, noch einmal angeschrieben. Wie oft das der Fall ist, kann ich leider nicht sagen.

Empfohlene Routine

Bevor ich einen neuen Newsletter verschicke, überprüfe ich die Bouncings, also ein Mal pro Woche.

Warum es nicht egal ist, ob du inaktive Kontakte hast

Darüber könnte man ein kleines Buch schreiben, ich versuche es einmal kurz zusammenzufassen.

  1. Es geht um deine Reputation. Und zwar nicht deine persönliche, sondern um die auf deinem E-Mail-Server. Wenn du viele E-Mails verschickst und nur wenige werden geöffnet, dann schwächt das deine Reputation und es werden immer weniger E-Mails ausgeliefert.
  2. Es geht um deine Motivation. Je mehr Kontakte du auf deiner Newsletter-Liste hast, desto geringer wird die Öffnungsrate, das ist klar. Wenn du aber deine Newsletter-Liste aktuell hältst, d.h. möglichst viele aktive LeserInnen hast, dann erhöht sich die Öffnungsrate – und das motiviert.
  3. Es geht um Zahlen. Wenn du deine Öffnungs- und Klickraten im Auge behältst, siehst du beim Newsletter sehr schnell, was „deine Leute“ gerne klicken und öffnen. Und du siehst bei den Raten in deinen Automationen, wo die AbonnentInnen aussteigen (warum auch immer) und kannst nachbessern.

Es gibt mehrere Wege, um die inaktiven Kontakte herauszufiltern, nur bitte einen nicht: Du kannst dich NICHT darauf verlassen, dass dir dein Newsletter-System verlässlich zeigt, ob deine E-Mails geöffnet wurden!

Also lösche bitte nicht wild E-Mail-Adressen oder schreib denen, die du für inaktiv hältst E-Mails mit einem Betreff wie z.B. „Ich lösche dich jetzt aus meiner Liste, wenn …“.

Das kommt echt nicht gut an. Wende dich bitte an eine/n ExpertIn für dein Newsletter-System, damit du hier einen guten Weg gehst.

Empfohlene Routine

Hier mache ich nichts händisch, sondern habe mehrere Automations aufgebaut, die das Identifizieren der inaktiven Kontakte und das Austragen aus meinen Listen übernimmt.

Sind deine Automationen noch aktuell?

Wenn du dir eines meiner kostenlosen Angebote bestellst oder einen Kurs buchst, dann begleite ich dich immer mit ein paar E-Mails, die in einer Automation zusammengefasst sind.

Vor einigen Monaten hat ActiveCampaign nun einen neuen Editor hinzugefügt und gerade jetzt stelle ich nach und nach in den Automationen die E-Mails vom alten auf den neuen Editor um.

Aber auch wenn so eine technische Überarbeitung nicht notwendig ist, ist es ratsam, dass du dir deine Automationen immer wieder einmal anschaust.

  • Sind irgendwelche Kontakte an der ein oder anderen Stelle „hängengeblieben“?
  • Sind die Inhalte in den Mails noch aktuell, oder verlinkst du z.B. einen Blogartikel, den es nicht mehr gibt?
  • Bietest du vielleicht sogar ein Produkt an, das es inzwischen nicht mehr gibt oder andere Inhalte hat, als du beschreibst?
  • Welche Sonderaktionen oder Sonderkonditionen versprichst du, die du gar nicht mehr halten kannst?
  • Stimmt die Tonalität für dich noch? Schließlich entwickelst du dich und deine geschriebene Sprach auch weiter.
Empfohlene Routine

Wahrscheinlich reicht es quartalsweise oder halbjährlich, dir diese Automationen anzuschauen. Ich muss gestehen, dass ich bei der laufenden Überarbeitung einige Hoppalas gefunden habe, die mir durchaus peinlich sind …

Routinen für deinen Blog auf WordPress

Dein Blog ist neben deiner Newsletter-Liste deine absolute Homebase. Hier gehören nur dir deine Texte, niemand kann plötzliche die Regeln ändern oder dir etwas wegnehmen.

Allerdings nur, wenn du deinen Blog hegst und pflegst und für Sicherheit sorgst!

Die Sicherheit deines Blogs ist ein eigenes großes Kapitel, für das ich nicht die beste Expertin bin, aber ein paar Routinen möchte ich dir hier trotzdem empfehlen.

Räume deine Mediathek auf

Wenn du schon länger bloggst, dann wird es hier etwas zu tun geben. In der Mediathek tummeln sich Bilder, die du hochgeladen, aber dann den Beitrag oder die Seite offline genommen hast, Downloads, die eigentlich nirgendwo mehr verlinkt sind, die aber trotzdem in deiner Mediathek sind.

Natürlich könnte man jetzt sagen, dass genügend Speicherplatz vorhanden ist und diese Medien deine Ladegeschwindigkeit nicht beeinträchtigen, aber es entspricht nicht meinem Sinn für Aufgeräumtheit.

Über das Aufräumen deiner WordPress-Mediathek habe ich bereits einen ausführlichen Artikel geschrieben und den Entwickler eines Plugins interviewt, das dir bei dieser Routine helfen kann.

Plugin-Empfehlung WordPress-Mediathek aufräumen

Empfohlene Routine

Wie immer, der erste Schwung ist anstrengend, aber wenn du das regelmäßig machst, hast du hiermit ein Mal im Monat nicht viel Aufwand. Es kommt natürlich darauf an, wie aktiv du deinen Blog immer wieder überarbeitest.

Formulare ohne Funktion – Autsch!

Vor allem, wenn ich ältere Artikel auf Social-Media promoten möchte oder sie überarbeite, fielen mir früher leider auch bei mir Formulare auf, die ich eingebunden hatte – und die ins Leere führten.

Sei es, weil das Webinar schon lange vorbei war, oder weil das Freebie nicht mehr verfügbar war und die Formulare keine Funktion mehr erfüllten.

Ich betone ja immer wieder, dass dich der Hauptteil deiner Newsletter-LeserInnen über deinen Blog und deine Freebies finden werden, und zwar noch viele Monate und Jahre, nachdem du deinen Artikel veröffentlicht hast.

Wenn du so ein abgelaufenes Formular eingebettet hast, bedeutet das im besten Fall, dass deine LeserInnen nach dem Eintragen einfach nichts ausgeliefert bekommen. Im schlechtesten Fall aber bekommen sie eine Fehlermeldung.

Um das in Zukunft zu verhindern, empfehle ich dir eine simple Excel-Liste mit deinen Artikeln und den darin enthaltenen CTAs bzw. den Formularen.

Wenn du dann etwas vom Netz nimmst oder eine Aktion vorbei ist, musst du nur mehr in dieser Liste nachschauen, wo du das Formular eingebunden hattest und schon kannst du sie durch Aktuelleres austauschen.

Die Liste der bereits geschriebenen Artikel (und YouTube-Videos) ist auch eine wichtige Basis für deine Content-Planung und Content-Entwicklung. Im Content-Planungs-Club binden wir sie als Teil der Strategie ein.

Content-Planung Zeitmanagement

Empfohlene Routine

Diese Routine solltest du laufend anwenden. Immer dann, wenn du Artikel überarbeitest, wenn du eine Aktion startest oder beendest oder ein neues Freebie entwickelst!

Kommentare und Backlinks sind wichtig!

Leider werden Kommentare auf Blogs immer weniger, die Kommunikation verlagert sich oft auf Social-Media. Dabei kann ich mich selbst an die Nase nehmen, ich schreibe viel zu wenige Kommentare.

Wenn du aber Kommentare zu deinen Blogartikeln bekommst, dann ist es umso wichtiger, dass du darauf antwortest! Stelle ruhig auch Rückfragen, oft entspinnt sich dadurch eine Diskussion, die dir zeigt, woran deine LeserInnen Interesse haben.

Eine gängige Praxis im Marketing ist es auch, mit Kommentaren für sogenannte Backlinks zu sorgen.

Das bedeutet: Du schreibst bei jemandem einen Kommentar, hinterlässt dort natürlich auch den Link zu deiner Homepage – und hast dadurch eine Verlinkung auf deine Seite, einen sogenannten Backlink gewonnen. Noch besser ist es, wenn jemand einen deiner Artikel oder Seiten in seinem eigenen Blogartikel verlinkt.

Die Anzahl und Qualität (!) der Backlinks zu deiner Seite ist für Google wichtig, weil daran deine Reputation bzw. Relevanz für dein Thema erkannt wird. Das ist natürlich nicht der einzige Faktor, aber ein wichtiger.

Achte aber auf die Qualität der Backlinks, die zu dir führen, ich lasse Backlinks von Seiten nicht zu, die eindeutig nicht in mein Segment fallen.

Was mir in letzter Zeit aufgefallen ist, ist, dass vermehrt Kommentare auftauchen, die eindeutig über eine KI generiert wurden. Du erkennst das z.B. daran, dass die im entsprechenden Feld eingetragenen Links nicht zu einer Domain führen, sondern zu einem Shop oder zu einem Artikel, indem Werbung gemacht wird. Auch die eingegebenen E-Mail-Adressen sehen oft eigenartig aus.

Diese Kommentare markiere ich als Spam und lösche sie.

Empfohlene Routine

Wann immer du dich ins Backend deines Blogs einloggst, beantworte bitte die Kommentare und überprüfe eingegangene Backlinks! Aber zumindest wöchentlich solltest du sowieso in deinem Backend von WordPress arbeiten, denn den nächsten Punkt darfst du auf keinen Fall auslassen.

Backups und Updates sind nicht verhandelbar

Ich bin immer wieder überrascht, wie oft KundInnen entweder nicht wissen, wie sie Backups und Updates durchführen, oder sich nicht trauen, das zu machen.

Aber es ist eine wichtige Maßnahme, die du zum Schutz deines Blogs machen kannst!

Empfohlene Routine

Du hast nur zwei Möglichkeiten: Beschäftige dich bitte selbst mit diesem Thema und sieh es als Teil deiner wöchentlichen Routine an, oder such dir Unterstützung.

Ich habe jahrelang selbst die Backups und Updates vorgenommen, inzwischen habe ich diese Aufgaben ausgelagert, und zwar an meine Technikelfe, Sara Menzel-Berger. Hier kannst du mit ihr Kontakt aufnehmen.

Die Podcast-Episode zum Artikel

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Routinen für deinen PC oder Laptop

Ich weiß ja selbst, wie „es“ bei mir vor vielen Jahren begonnen hat: Du beginnst online zu arbeiten, hast auf einmal eine Unmenge an Daten auf deinem PC oder Laptop und nimmst dir immer wieder mal vor, Ordnung hineinzubringen.

Spätestens dann, wenn du dir ein neues Gerät anschaffen möchtest.

Und während du dir das vornimmst, wird es immer mehr und mehr und unübersichtlicher und du verlierst viel Zeit dabei, Informationen zu suchen und nicht zu finden.

Überleg einmal: Wie viele Stunden pro Woche benutzt du dieses wichtige Werkzeug?

Da zahlt es sich aus, regelmäßig für Ordnung zu sorgen, oder?

Ich habe dir drei Routinen mitgebracht, die dazugehören – und von vielen meiner KundInnen begeistert aufgenommen werden. Sie sind vielleicht nicht die „üblichen Verdächtigen“, sorgen aber auf jeden Fall auch dafür, dass dein PC und Laptop nicht an Arbeitsgeschwindigkeit verlieren!

Wie sieht’s auf deinem Desktop aus?

Eine sehr beliebte Aufgabe in meiner jährlichen Home-sweet-Office Challange ist genau dieses Thema.

Deinen physischen Schreibtisch regelmäßig aufzuräumen ist dir vielleicht schon in Fleisch und Blut übergegangen – aber wie sieht es auf deinem virtuellen Schreibtisch aus?

Denn genau das ist dein Desktop!

Ich halte mich hier gar nicht mit langen Erklärungen auf, denn es gibt bereits Videos dazu auf meinem YouTube-Kanal.

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Und wenn’s dann richtig hübsch sein soll, dann schau dir hier an, wie du mit einem individuellen Desktop-Hintergrund diese neu gewonnene Ordnung auch erhältst!

Empfohlene Routine

Einmal ordentlich aufgeräumt und für Überblick gesorgt, empfehle ich dir, in deine wöchentliche Routine den Blick auf deinen Desktop aufzunehmen.

Der Download-Ordner darf kein Datengrab werden

Eigentlich sagt der Name dieses Ordners bereits, wofür er erdacht wurde. Um Downloads zwischenzulagern.

OK, den Teil mit dem „Zwischenlagern“ ist jetzt von mir dazugekommen, aber er ist wichtig. Denn nur zu oft sehe ich, dass der Download-Ordner zum Datengrab wird, und das über Jahre hinweg.

Abgesehen davon, dass das Wiederfinden mühsam wird, kann es auch technische Auswirkungen haben.

Auf meinem PC habe ich zwei Festplatten. Eine ist für das „System“, also alle Programme gedacht und eine für die Daten. Und eventuell ist das auch bei dir so.

Der Download-Ordner wird von Windows fix auf der System-Festplatte angelegt, dagegen kannst du gar nichts tun. Und wenn du diesen Ordner nicht regelmäßig ausleerst, bedeutet das, dass dein PC langsamer werden könnte.

Dass du vielleicht viele Dateien im Download-Ordner abgespeichert hast, kann übrigens daran liegen, dass dein Browser das automatisch macht. Du kannst aber die Einstellungen im Browser so ändern, dass du jedes Mal, wenn du auf einen Download-Link klickst, gefragt wirst, wo abgespeichert werden soll.

Im Google-Chrome findest du diese Einstellung unter „Einstellungen/Downloads“, so sehen sie bei mir aus:

Browser Einstellung Download-Ordner

Empfohlene Routine

Deine erste Aufgabe ist es natürlich, die Einstellungen in deinem Browser zu ändern, dann fällt hier nicht mehr so viel an. Eine wöchentliche Routine mit einem Blick in diesen Ordner dauert nur Sekunden, maximal Minuten!

Wenn du Zoom verwendest

Und zuletzt gibt es auch noch Ordner, die von deinen Tools automatisch und ungefragt angelegt werden (übrigens auch auf der System-Platte) und mein allerliebster ist der Zoom-Ordner!

In Windows findest du ihn im Explorer unter „Dokumente“ angelegt.

Auch hier hast du die Möglichkeit zu verhindern, dass dieser Ordner auf deiner System-Platte angelegt wird. Dazu rufst du die Zoom-App auf, öffnest die Einstellungen und wählst hier deinen bevorzugten Speicherort aus:

Zoom Speicherort ändern

Empfohlene Routine

Egal, wo dein Speicherort ist, mach es dir zur Routine, dort wöchentlich hineinzuschauen und nicht benötigte Dateien zu löschen. Ich hebe z.B. nicht mehr alle Aufzeichnungen innerhalb meiner Kurse oder Webinar-Aufzeichnung auf, denn sie sind auch über meinen Video-Hoster Vimeo auffindbar.

Fazit

Aber tu es, bevor sich der Berg aufhäuft, dann helfen nämlich oft auch keine Hauruckaktionen mehr.

Lass dich bitte von der Länge dieses Artikels und der Menge der Aufgaben nicht abschrecken. Wie schon geschrieben, wenn dein Online-Business schon länger besteht, kann die erste Aufräumaktion mehr Zeit in Anspruch nehmen, als du vordergründig hast, aber danach sind es teilweise Minuten – oder nur ein Blick.

Und wenn dein Online-Business und damit deine Systeme noch jünger sind, dann lass es bitte gar nicht so weit kommen, dass sich ein Riesenberg für dich auftut, sondern sorge sofort mit Routinen für deine Technik!

PS: Und nicht vergessen: Bleib‘ neugierig!


 

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