In den Gesprächen während der letzten Produktivitäts-Challenge ist mir wieder klar geworden: Viele Selbständige haben kaum Struktur in ihren Arbeitstagen und schon gar nicht in ihren gesamten Wochen.

Wären sie Fotografen, könnte man das damit vergleichen, dass sie nur ein Ein-Bein-Stativ verwenden, statt eines Drei-Bein-Stativs.

Wenn sie mit einem Ein-Bein-Stativ auch nur irgendetwas irritiert (sei’s eine lästige Biene oder eine Stufe, die sie übersehen haben), dann fällt der Fotoapparat. Mit drei Beinen steht es sich also viel sicherer – und selbst wenn eines davon einknicken sollte, sind noch zwei weitere vorhanden, die „einspringen“.

Der Vergleich hinkt?

Naja, vielleicht ein bisserl, aber ich wollte nicht schon wieder den Hausbau bemühen ;-).

Wenn du diese drei Säulen in deine Tages- und Wochenplanung einführst, dann zeigt sich das Geniale daran: Wenn eine Säule temporär wegbricht (z.B. durch Krankheit oder Krise), tragen die anderen beiden das System weiter.

So bleibst du auch an den schwierigsten Tagen handlungsfähig.

Dein Struktur-Anker – Die erste Säule

Dieser Struktur-Anker gilt sowohl für deinen Arbeitstag, als auch für die gesamte Woche. Ein paar Ideen dazu.

Führe feste Kernzeiten ein

Damit meine ich 2 – 3 unverrückbare Zeitblöcke wöchentlich, die auch bei Chaos bestehen bleiben. Das können feste Termine sein, um deine Planung und deine strategischen Arbeiten unterzubringen.

Oft wird auch von „Deep Work“ gesprochen, das sind dann eher fixe Zeitblöcke, die du in deinem täglichen Terminkalender einträgst. KundInnen von mir haben gute Erfahrungen damit gemacht, erst ab 10:00 Uhr oder 11:00 Uhr (das kommt darauf an, wann du deinen Arbeitstag beginnst) in die E-Mails zu schauen oder sich auf Social-Media zu tummeln.

Aber Achtung! Das bedeutet natürlich, dass du am Ende deines Arbeitstages schauen musst, was am nächsten Tag am Vormittag los ist, sonst verpasst du vielleicht einen wichtigen Gesprächstermin!

Etabliere eine Minimale Tagesroutine

Wenn an diesem Tag so gut wie nichts geht, kannst du trotzdem „on track“ bleiben, wenn du diese Routine einhältst.

• Ein Blick auf den Kalender – musst du Termine verschieben.
• Ein Blick auf deine To-do-Liste – erledige die wichtigste Aufgabe, lösche alles, was du auch morgen nicht erledigen wirst, verschiebe den Rest.
• Ein Blick in deinen Posteingang – was muss unbedingt jetzt beantwortet werden? Lösche alles, was du auch morgen nicht bearbeiten wirst, der Rest bleibt einfach im Posteingang liegen.
• Erstelle ein kleines Stück Content. Das kann ein Absatz für deinen nächsten Newsletter sein (z.B. eine Empfehlung), ein Video-Snippet oder ein anderes Posting, das rasch produziert und verteilt ist.
• Ein Blick auf deine Projekt-Planung – musst du heute unbedingt etwas dafür tun?

Sorge für einen Wochenrhythmus

Ich arbeite ja sehr gerne mit Zeitblöcken, es kristallisiert sich aber, obwohl jede Woche anders aussieht, doch ein gewisser Wochenrhythmus heraus:

Am Montag in der Früh ist spätestens die Wochenplanung dran. Außerdem schreibe ich Montag und Dienstag an meinen Blogartikeln und bereite die Shorts für die aktuelle Woche vor.

Am Mittwoch schreibe ich den Newsletter für Donnerstag vor, am Donnerstag in der Früh schreibe ich den Einleitungstest des Newsletters und schicke ihn los.

Der Freitag oder Samstag ist den Vorbereitungen für die kommende Woche gewidmet. Buchhaltung, Inhalte für die nächste Woche in Home-sweet-Office überprüfen, die Wochen-E-Mail für den Content-Planungs-Club schreiben.

Diese beiden Tage sind auch wichtig für meine strategischen Arbeiten, denn viel zu oft kommen sie zu kurz, wenn ich sie nicht fix einplane!

Dein Flexibilitäts-Puffer – Die zweite Säule

Solange ich halbtags noch angestellt war, ist mir diese zweite Säule extrem schwergefallen. Denn wenn du eh nur 20 Stunden oder weniger für deine Arbeit an deiner Selbständigkeit verplanen kannst – wo bleibt da Zeit für einen Puffer?

Ich bin aber trotzdem davon überzeugt, dass mich das sehr oft gerettet hat. So ein Flexibilitäts-Puffer sorgt nämlich auch dafür, dass du dir für die paar Stunden, die du hast, nicht zu viel auf deine To-do-Liste packst.

Wie wär’s mit Chaos-Slots?

Dieser Begriff gefällt mir noch viel besser, weil du einplanst, dass etwas schiefgeht! Du hältst dir also bewusst und aktiv Zeit frei für Unvorhergesehenes. Ich empfehle dir, egal wie kurz deine Arbeitszeit ist, um die 20 % dafür zu reservieren:

• Technische Probleme (Website down, Software-Update)
• Spontane Kundenanfragen
• Inspiration und kreative Phasen
• Nacharbeiten, wenn etwas länger dauert

Und dich dann zu freuen, wenn du diese Chaos-Slots nicht brauchst!

Hab deine Prioritäten klar

Dazu gehören ganz klare Regeln dafür, was wegfällt, wenn du unter Zeitdruck gerätst.

Im Artikel „Tagesplanung – Notfallplan oder Routine?“ habe ich dir ja dazu schon einige Tipps mitgegeben. Wenn du ein kürzeres Praxis-Beispiel brauchst, so könntest du für dich Prioritätsstufen festlegen:

• Kritisch: Kundenservice, laufende Projekte
• Wichtig: Content-Erstellung, Marketing
• Nice-to-have: Social Media Engagement, Weiterbildung
• Verzichtbar: Perfektionierung alter Inhalte, „Spielereien“
• Bei Stress: Stufe 4 und 3 fallen weg, Stufe 2 wird reduziert.

Hast du Backup-Pläne?

Ganz klassische „Wenn – dann“-Pläne helfen dir dabei, erstens keine Zeit zu verschwenden und zweitens die Contenance zu behalten ;-). Ich denke da nur an den letzten weltweiten Server-Ausfall, als so gut wie gar nichts mehr funktioniert hat.

Wenn das Internet weg ist, was könntest du ohne machen? Offline-Content schreiben, deine Buchhaltung vorbereiten (auch wenn das Buchen gerade nicht klappt), deine Planung machen?

Was tust du, wenn du krank wirst? Da könntest du auf den erwähnten Notfall-Plan oder auf die minimale Tagesroutine zurückgreifen. Das gilt ebenso für Familien-Notfälle.

Vielleicht kommt dir das übertrieben vor, wenn ich allerdings an die Panik und Aufregung denke, die eben der letzte große Ausfall verursacht hat … atmen schadet übrigens auch nie.

Dein Energie-Management – Deine dritte Säule

Ich denke, dass du dir viel „Zeitmanagement“ und vor allem Selbstoptimierung sparen kannst, wenn du bewusst nach deinem Biorhythmus arbeitest. Und wer, wenn nicht du als Selbständige, kann das schon!

Nutze deine angestrebte Freiheit, wirf Gewohnheiten aus deiner Schul- oder Angestellten-Zeit ab und fokussiere dich auf dein Energie-Management!

• Nutze deinen Biorhythmus: Wenn du wie ich ein früher Vogel bist, lege Aufgaben wie Buchhaltung, Planung, Routine-Aufgaben und Social-Media eher auf die frühen Nachmittage. Oder definiere, dass du kreative Aufgaben nie z.B. nach 15:00 Uhr erledigst (oder eher versuchst zu erledigen)
• Pflege Regenerations-Rituale: Du brauchst feste Pausen und Erholungsphasen. Ich bekomme in Home-sweet-Office immer wieder Rückmeldungen, wie gut 2 Stunden Mittagspause tun. Und noch einmal: Du hast keine Stechuhr, du kannst es dir einteilen!
• Definiere deine Grenzen: Keine Kundengespräche nach 17:00 Uhr gilt z.B. bei mir. Bist du während deines Urlaubs für KundInnen erreichbar? Für Notfälle? Was sind Notfälle? Hast du fixe Arbeitszeiten?

Grenzen funktionieren übrigens nur, wenn du sie deiner Umgebung kommunizierst!

Wenn du diese drei Säulen für dich aufstellst …

Nein, dann wird nicht alles sofort klappen aber du hast eine gute Basis dafür, relativ krisenfest durch deine Arbeitstage zu kommen.

Beginnen kannst du damit, dass du dir plastisch vorstellst, dass eine der drei Säulen wegbricht und du dann deine möglichen Gegenstrategien sammelst. Du musst ja nicht immer alles umsetzen, aber die Auswahl zu haben, wie und womit du reagierst, hilft dir auf jeden Fall raus aus der Passivität!

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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