Heute fertig, leerer Posteingang – und morgen wieder voll … spielst du das Spiel auch?

Lange Zeit war mir selbst nicht bewusst, welche Auswirkungen es auf meinen Gemütszustand, meine Produktivität und auch meine ToDo-Liste in Trello hat, wenn ich nicht dafür sorge, dass mein Posteingang leer ist.

Was „tut“ ein voller Posteingang mit dir?

• Kein Überblick – wer weiß, was sich da Wichtiges drinnen versteckt …
• Schlechtes Gewissen – wer weiß, wer noch auf Antwort von dir wartet …
• Überforderung – viel ist einfach viel und macht den Eindruck, dass es nicht bewältigbar ist.

In meinen Kursen und Einzel-Beratungen ist das E-Mail-Chaos sehr oft das erste brennende Thema, das meine Kundinnen verändert haben wollen. Und bei vielen klappt es mithilfe von Trello inzwischen!

Und ich frage mich: Wie kann es eigentlich sein, dass wir uns von ein paar Bits und Bytes so unter Druck setzen lassen?

Der Workflow mit Trello

Ich habe den Eindruck, dass das Problem des vollen Posteingangs im Grunde dadurch entsteht, dass es nicht klar ist, WANN WAS mit den E-Mails zu tun ist.

Das ist eine Frage des Workflows und genau das war auch das große Aha-Erlebnis für mich, als ich begonnen habe, Trello in meinem Workflow zu verwenden.

Hier die Schritt-für-Schritt-Anleitung, um mit Trello die Zero Inbox zu erreichen

In diesem Live-Video im April 2017 bin ich etwas näher darauf eingegangen, warum die Zero-Inbox so wichtig ist:

 

Klicke auf „Gefällt mir“ bei meiner Facebook-Fanpage, dann bekommst du die Benachrichtigungen, wann ich wieder live gehe!

Voraussetzung

Öffne das E-Mail-Programm nur, wenn du auch Zeit hast, die Mails zu bearbeiten. Ziel ist es, dass du jedes Mail nur ein Mal öffnest, liest und sofort entscheidest, was du damit tun sollst. Viele Möglichkeiten gibt es ja nicht:

• Sofort erledigen, wenn es dich nicht mehr als 2-3 Minuten kostet.
• Zum ToDo machen, wenn es länger dauern würde.
• Löschen

Ja, es ist eine ziemliche Umgewöhnung, aber es zahlt sich aus, wenn du dir (relativ) fixe Zeiten reservierst, um deine E-Mails zu bearbeiten – nicht nur zu checken. Vorausgesetzt natürlich, dass du nicht in einem Bereich tätig bist, in dem du Support gibst und rasch reagieren musst. In allen anderen Fällen ist es nur die Gewohnheit (oder Langeweile), die dich immer wieder zum Klick auf das E-Mail-Programm bringt.

Ablauf einer E-Mail-Session:

Wie geschrieben: Alles, was du binnen 2-3 Minuten erledigen kannst, erledige.

Behalte auch im Hinterkopf, dass es nicht immer genau die Text-E-Mail sein, muss! Vielleicht bist du mit dem Beantworten in Form einer Sprachnachricht oder eines kurzen Videos schneller – und auch effektiver.

Alles Andere (das du nicht löschst oder delegierst) muss zum ToDo gemacht werden.

Und hier kommt Trello ins Spiel:

Meine ToDo-Liste verwalte ich in einem Trello-Board, daher sind Aufgaben, die aus einem E-Mail entstehen, dort am besten aufgehoben. Derzeit habe ich zwei unterschiedliche Vorgänge im Workflow:

Vorbereitung im Trello-Board

Jedes Board in Trello hat eine eigene interne E-Mail-Adresse, mit deren Hilfe du per Mail Kärtchen anlegen kannst. Hier findest du sie:

Menü => … mehr => Einstellungen für E-Mail an Board:

Pro Board kannst du auch auswählen, in welcher Liste und an welcher Position (oben oder unten) ein so generiertes Kärtchen gespeichert werden soll.

Diese E-Mail-Adresse speicherst du dir als Kontakt ab. Am besten sowohl am Handy, als auch im E-Mail-Programm, wenn sich deine Kontakte nicht schon automatisch synchronisieren.

OK, das waren die einmaligen Vorbereitungen, und jetzt geht’s wirklich an den Workflow.

Dabei unterscheidest du zwischen Mails, die du als Original zum weiteren Bearbeiten brauchst und solche, die du, nachdem du sie zu einem Kärtchen gemacht hast, einfach löschen oder archivieren kannst.

Das ist deswegen notwendig, weil du von Trello aus zwar die Antwort-E-Mail-Adresse anklicken kannst, der ursprüngliche Text der Mail aber dabei nicht in die Antwort-Mail kopiert wird. Im Beispiel wird das klarer …

1) Reines Weiterleiten der E-Mail an Trello

Beispiel: Ich habe eine Mail mit einem Testimonial für meinen Online-Kurs erhalten.

Im ersten Schritt antworte ich ganz normal darauf und bedanke mich dafür (wird sofort erledigt, weil es nur 2 Minuten dauert …).

Danach muss ich allerdings das Testimonial in die Homepage einpflegen. Das dauert natürlich länger und daher leite ich die Mail weiter an meinen Eingangskorb im Trello-Board. Dort angekommen sieht das so aus:

Beim Weiterleiten habe ich bereits den Betreff der Mail so ausgebessert, dass das Kärtchen einen „sprechenden“ Namen hat (der Betreff wird als Überschrift übernommen), damit ich das Kärtchen nicht öffnen muss, um zu wissen, was zu tun ist. Entweder im Anhang oder im Textfeld steht dann der Text der Original-Mail.

Die erhaltene Mail kann ich somit entweder archivieren (das mache ich in Evernote) oder auch einfach löschen.

2) Weiterleiten an Trello und verschieben der Mail

Beispiel: Ich habe eine Frage von einem Kunden erhalten.

Klar. Wenn ich sie in 2-3 Minuten beantworten kann, tue ich das sofort. Falls aber nicht, ist es wichtig, das Original-Mail zu behalten, um direkt darauf antworten zu können. Daher besteht hier der Workflow aus mehreren Schritten:

• Ich leite das Mail an Trello weiter und bearbeite wieder den Betreff so, wie oben beschrieben.
• Außerdem setze ich einen Verweis in den Betreff, damit klar ist, dass es zu dieser Aufgabe ein Original-Mail gibt. Dieser Verweis könnte z.B. lauten „=> Mail“ oder ähnlich. Wichtig ist nur, dass du immer den gleichen Wortlaut nimmst, damit du sofort weißt, was Sache ist.
• Danach kommt das Original-Mail in einen speziellen Unterordner meines Mail-Programms.

Das bedeutet: In meiner ToDo-Liste habe ich ein Kärtchen mit dem, was ich z.B. recherchieren muss und sobald ich das in Angriff nehme, weiß ich, dass ich eine Mail im Ordner „ToDos“ habe, das ich zum Beantworten der Frage heranziehe.

Zusätzliche Möglichkeiten beim Weiterleiten an Trello

Wenn du in deinem ToDo-Board mit Labels (das sind bunte Kennzeichnungen der einzelnen Kärtchen) oder sogar im Team arbeitest, kannst du folgende Informationen gleich an Trello weitergeben:

Labels

Schreibe im Betreff #NameDesLabels dazu. Tipp: Wenn im Label ein Leerzeichen enthalten ist, lösche es, damit das Label korrekt erkannt wird!

Mitglieder

Damit ein anderes Mitglied deines Boards weiß, dass eine neue Aufgabe für sie/ihn eingetrudelt ist, schreibst du @InternerNameDesMitglieds in den Betreff der Mail, das du an dein Trello-Board schickst. Tipp: speichere dir die internen Namen der Mitglieder in einem Textbaustein-Programm ab, damit du sie dir nicht merken musst!

Aus den Augen, aus dem Sinn – oder warum es früher nicht funktioniert hat.

Ja, so schön ein leerer Posteingang ist, damit die Aufgaben nicht untergehen, ist es wichtig, dass du auch für den Eingangskorb im Trello-Board einen Workflow bzw. eine Routine hast.

In meiner „Vor-Trello-Zeit“ hatte ich diesen Workflow mit Evernote umgesetzt. Und es hat nicht funktioniert.

Allerdings nicht, weil Evernote diesen Job schlecht erledigt hätte, sondern weil ich meine ToDo-Liste in einem anderen Programm verwaltet hatte. Damit waren diese Aufgaben in Evernote wirklich aus den Augen – und aus dem Sinn!

Daher schicke E-Mails mit Aufgaben wirklich nur an das Programm deiner Wahl, in dem du auch deine ToDos im Blick hast!

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

---