Die Sache mit dem Rückspiegel

Mein Vater hatte vor einigen Jahren einer Bekannten, nennen wir sie Frau M., versprochen, mit ihr das Autofahren zu üben. Ihr Mann war verstorben und nun konnte sie nur selbst fahren oder auf die Öffentlichen umsteigen.

Sie waren also in recht gemächlichem Tempo auf der Autobahn unterwegs und nach kurzer Zeit fiel ihm auf, dass sie nie einen Blick in den Rückspiegel warf.

Er: „Du musst in den Rückspiegel schauen – vor allem, wenn du die Spur wechselst!“

Sie: „Wozu soll ich nach hinten schauen, ich fahre doch nach vorn?“

Tja … er hat das nicht lange gemacht und sie ist aufs Taxi umgestiegen.

Und jetzt die Frage an dich: Verhältst du dich in deinem Zeit- und Selbstmanagement genauso wie Frau M.?

Dann machst du sicher keinen Wochenrückblick …

Was sind die Ziele des Wochenrückblicks?

Der Vater dieses Gedankens ist David Allen, der das System „Getting Things Done®“ (GTD) entwickelt hat und er definiert das oberste Ziel wie folgt:

„Oberstes Ziel ist ein absolut verlässliches System für dich!“

Es kann bei jeder Art von Aufgabenplanung immer wieder einmal passieren, dass du dich nicht streng daran hältst. Vielleicht hattest du viele Auswärts-Termine, arbeitest gerade intensiv an einem bestimmten Projekt, und schon ist es passiert und dein System ist nicht up to date.

Der Wochenrückblick bringt dich sozusagen wieder in die richtige Spur und sorgt somit dafür, dass dein Planungssystem ein absolut verlässliches System für dich ist! Denn nur wenn du weißt, dass du dich zu 100 % darauf verlassen kannst, versuchst du nicht krampfhaft, alles im Kopf zu behalten oder an 5 verschiedenen Orten aufzubewahren.

Gleichzeitig ist er auch die Basis für die nächste Woche. Der Wochenrückblick ist also eng mit der Wochenplanung verbunden.

Kein „Stolpern“ in die nächste Woche

Es ist noch gar nicht so lange her, dass mir ein 1:1-Kunde erzählt hat:

„Und dann hab ich wieder keine Wochenplanung gemacht – und der Montag war eine Katastrophe …“

Jaaaa, denkst du dir vielleicht jetzt, eine Wochenplanung ist natürlich wichtig – aber was hat das mit einem Wochenrückblick zu tun?

Nun, wenn du nichts aus der Vergangenheit lernen möchtest, dann hat das natürlich nichts miteinander zu tun! Aber wenn du weitermachen möchtest, was dir gut getan hat, und aufhören möchtest, was dir nicht so gut getan hat, dann …

Übergang zwischen zwei Abschnitten.

Eine Sache abzuschließen (Arbeit) und dann erst die nächste (Wochenende / Sonntag / Freizeit) zu beginnen, macht den Kopf frei. Gerade wenn du im Homeoffice arbeitest, ist das besonders wichtig, da du die räumliche Trennung nicht hast und auch auf dem Heimweg keinen gedanklichen Abschluss machen kannst.

Ich bekomme oft die Rückmeldung von meinen KundInnen, dass das eine besondere Herausforderung ist – und kenne sie selbst natürlich auch. Das bedeutet ja nicht, dass du am Wochenende nichts arbeiten „darfst“. Aber es hat aus meiner Sicht eine andere Qualität, wenn ich am Samstag den Wochenrückblick gemacht habe und weiß, was ich erledigt und was noch zu tun ist.

Das Beste mitnehmen

Du musst aus deinem Wochenrückblick keine Doktorarbeit machen. Wenn du das Beste daraus mitnehmen möchtest, stell dir nur diese Fragen. Übrigens gerne auch schriftlich!

• Wie war deine Zeitplanung in der letzten Woche?
• Was ergibt ein Soll-Ist-Vergleich deiner geplanten und dann effektiv genutzten Zeit?
• Bist du in der vergangenen Woche einen kleinen (oder größeren) Schritt näher an dein Ziel gekommen?
• Was ist toll gelaufen?
• Welche Erkenntnisse nimmst du aus der letzten Woche für dich mit?

Woraus besteht mein Wochenrückblick?

Wie schon geschrieben: Erstes Ziel ist es, ein verlässliches System für dich zu schaffen. Der Wochenrückblick hängt daher natürlich von der Art deiner Zeit- und Aufgabenplanung ab. Du findest hier aber sicher Parallelen für dich.

Hier ein paar Aufgaben, die du für deinen Wochenabschluss (nicht die Planung der nächsten Woche!) erledigen könntest:

Eingangskörbe leeren

Eingangskörbe sind fix definierte Plätze, an denen du Aufgaben oder Informationen sammelst, die nicht sofort verarbeitet werden müssen.

Ich habe davon mehrere, nämlich in jedem relevanten Trello-Board, inzwischen gibt es in Trello aber auch eine „Inbox“, die du für alle Boards verwenden kannst.

Den Posteingangsordner sehe ich übrigens nicht als Eingangskorb an, weil ich dort mit dem Prinzip der Zero-Inbox arbeite.

Offene Enden einsammeln

Was hast du in der vergangenen Woche nicht erledigt? Unerledigte Aufgaben tauchen immer wieder in deinen Gedanken auf und stören das Abschalten und Regenerieren. Sammle diese losen Enden ein und verarbeite sie neu.

Offene Enden findest du auch in den sogenannten „Warten-auf“-Bereichen deines Planungssystems. Auch hier lohnt sich ein Blick.

Was hast du an wen weitergegeben? Auf welche Antworten wartest du noch?

Oder gibt es ein Projekt, das du mit nur einem klitzekleinen Schritt fertig machen könntest? Dann mach‘ das noch fertig, das fühlt sich richtig gut an!

Meine Feierabend-Checkliste

In diesen Checklisten habe ich zusammengefasst (und erklärt), was ich zum Wochenabschluss und für die Vorbereitung auf die nächste Woche tue. Aber Achtung! Bitte steig nicht sofort voll ein, sondern pick dir nur ein paar Aufgaben heraus, mit denen du beginnst, deine neue Gewohnheit aufzubauen.

Und unter uns: Ich mache NICHT jede Woche alles, was auf diesen Checklisten steht, sondern selektiere ebenso:

• Dein Wochenabschluss, damit du freitags wirklich mit gutem Gewissen Feierabend machen kannst.
• Die wichtigsten Technik-Routinen, um auf deinem Computer kein Chaos entstehen zu lassen.
• Deine Vorbereitung, um nach dem Wochenende gut strukturiert in die nächste Arbeitswoche zu starten.

Was du noch zusätzlich einbauen könntest

Noch ein paar Ideen für deinen Wochenrückblick, bzw. die Wochenvorschau.

Lass nur deine Checkliste nicht zu lang werden. Wenn 20 Punkte draufstehen, greifst du sie vielleicht gar nicht an. Du könntest sie in zwei Teile teilen. In „unbedingt“ und „je nach Laune“.

• Wochenmotto festlegen. Schreibe dir 2 Sätze auf, worauf du dich in der kommenden Woche fokussieren wirst.
• Wochenend-Seiten schreiben. Kennst du die Morgenseiten? Das Prinzip lässt sich auch auf die Woche übertragen, indem du dir ein paar Minuten Zeit nimmst und aufschreibst, wie es dir geht.
• Feiere deine Erfolge! Lies ein paar Einträge in deinem Erfolgstagebuch und/oder schreibe einen neuen.
• Setze einen ersten kleinen Schritt in einem neuen Projekt.
• Räume deinen Schreibtisch auf.

Hilfsmittel, um diese Gewohnheit durchzuhalten

Das klingt alles ganz toll – aber es ist doch wieder eine neue Gewohnheit. Und sich neue Gewohnheiten zuzulegen, ist eine Sache der Wiederholung und des Trainings. Drei Tipps haben mir dabei geholfen, den Wochenrückblick als neue Gewohnheit zu etablieren:

1. Überlege dir, wann der optimale Zeitpunkt für deinen Wochenrückblick ist.
2. Mach den Wochenrückblick zur Routine.
3. Schreib dir eine Checkliste (siehe Feierabend-Checklisten), damit du sie schnell und effizient abarbeiten kannst.

Fazit

Wenn du ein System hast, um deine Aufgaben im Griff und im Überblick zu behalten, dann sorgt der Wochenrückblick dafür, dass es sauber und am letzten Stand ist und dich unterstützt.

Bist du gerade dabei, dich mit deiner Selbstorganisation zu beschäftigen, hilft er dir sicher herauszufinden, was für dich passt – und was nicht.

Machst du schon einen Wochenrückblick? Noch nie probiert? Klappt nicht so, wie du willst? Schreib’s in den Kommentar!

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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