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Trello – Mein happy end nach einer langen Reise durch ToDo-Tools

Trello ist für mich das beste ToDo-Listen-Tool
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Diesen Artikel habe ich im Oktober 2019 liebevoll entstaubt und angereichert.

Die Reise geht weiter und jetzt kannst du dir meine bisherigen Stationen auch im Podcast anhören …

Viel Spaß beim lesen oder hören!

Ich starte gleich einmal mit einem Geständnis:

Es war einmal … ein fürchterlicher Chaot, nämlich ich.

Ja, natürlich hatte ich zu Schulzeiten so Ansätze wie

  • Lernstoff auf die verbleibende Zeit bis zur Prüfung aufteilen,
  • Hausaufgaben aufschreiben und
  • Lernkartei für Vokabel

Aber wirklich von Erfolg gekrönt war das alles nicht. Als ich danach ins Berufsleben eingestiegen bin, hat mir dieses unstrukturiert vor sich hin arbeiten so manche Überstunden und Wochenend-Arbeit bereitet.

Der Beginn der Reise zu Trello

Erst als ich vor 10 Jahren neben meiner Anstellung auch selbständig wurde, habe ich begonnen, mich mit diversen Systemen, später auch mit Tools wie Trello, zu beschäftigen, die mich dabei unterstützen könnten.

Von dieser Reise – und meinem Ankommen bei Trello handelt dieser Beitrag.

Erste Station: GTD Getting Things Done von David Allen

Ist schon irgendjemand an dieser Methode des Zeitmanagements vorbeigekommen? Wahrscheinlich nicht. Und so habe ich mich enthusiastisch daran gemacht, meine „Mappen“ in Form einer Wiedervorlage-Box anzulegen und wie wild Listen zu schreiben.

Falls du doch noch nichts davon gehört hast, verlinke ich dir hier eine sehr gute Zusammefassung zu GTD, die unter anderem von meinem geschätzten Kollegen Ivan Blatter mitverfasst wurde.

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Hier zeige ich dir genau, wie’s geht.

Die 10 wichtigsten Gewohnheiten bei diesem System

Tolle Ansätze, von denen ich immer noch einige umsetze, aber da ich versucht hatte, das auf Papier zu tun, hatte mich das endgültig ins Chaos gestürzt.

Also ging ich auf die Suche nach einem Online-Tool (damals war ich bereits mitten drin und voll dabei in Sachen Internet …) und bin dabei auf RTM gestoßen.

Zweite Station: RTM – Remember the milk

Super. Dachte ich. Jede Menge Listen, Erinnerungs-Funktion, Tags, alles was das GTD-Herz begehrt.

Dachte ich.

Denn die Krux dabei war, dass ich zwar alles wunderbar aufgeschrieben und nach bester GTD-Manier jedem ToDo ein Fälligkeitsdatum gegeben habe, aber …

Natürlich habe ich mich übernommen.

Viel zu viel in dieses Tool eingepflegt, mit dem Endeffekt, dass lauter unerledigte (netterweise auch noch rot hervorgehobene) ToDos drinnen standen. Bald kam der Punkt, an dem ich das Tool sicherheitshalber gar nicht mehr aufgemacht habe. Ich wusste ja, was mich erwartet und diesem Druck wollte ich mich nicht mehr aussetzen.

Also wieder nichts …

Dritte Station: Das Superbuch

Eigentlich eine geniale Geschichte, so ein Superbuch. Ein Platz für alles, schön zum Ansehen, die Pickzetterl hatten endlich ein Zuhause … Man sollte denken, das passende System.

Leider nein, denn eines hatte ich überhaupt nicht: den Überblick.

Und so wurde das Superbuch zum Ladenhüter.

Mir tut es leid, dass ich damit nicht endlich am Ziel angekommen war, denn ich liebe alles, was mit Papier zu tun hat. So ein richtig schönes Notizbuch hat eine magische Anziehungskraft für mich und Geschäfte für Schreibwaren kann ich nur großräumig umgehen, sonst wird’s teuer.

Wenn du dir das Prinzip trotzdem ansehen möchtest, hier ist eine gute Zusammenfassung.

Vierte Station: Die 1-Minuten-ToDo-Liste

Ah, jetzt wird es „heiß“. Denn wenn auch der Name trügt – nein, du wirst nicht mit allem in einer Minute fertig -, war dieses System des Aufgabenhorizontes wirklich ein AHA-Erlebnis für mich und ab da ging es bergauf!

Kurz zusammengefasst sieht das so aus:

  • Eine Liste („Critical now“) für alle Aufgaben, die ich heute erledigen möchte. Es dürften maximal 5 Aufgaben darauf stehen und ich schaue sie mehrmals täglich durch. Dadurch kann ich schnell überprüfen, ob ich noch auf dem richtigen Weg bin.
  • Zweite Liste („Opportunity now“) für alle Aufgaben, die in dieser Woche erledigt werden müssen. Maximal 20 sollten hier warten und ich überprüfe sie täglich, um die Top 5 für den nächsten Tag festzulegen.
  • Dritte Liste („Over the horizon“) für alles, was danach zu tun ist.

Das ist wirklich ganz simpel zusammengefasst, hier hat Michael Linenberger, der „Vater“ dieses Systems, ein kostenloses eBook zur Verfügung gestellt.

Und in diesem Live-Video bin ich auf drei Fragen eingegangen, die mir zur 1-Minuten ToDo-Liste immer wieder gestellt werden:

 

Natürlich kann man diese Listen auch auf einem Blatt Papier führen, zu Beginn habe ich in Excel damit gearbeitet.

Aber dann … habe ich Trello für mich entdeckt!

Happy end: Die Kombination mit Trello

Dieses ursprünglich für Kanban entwickelte Online-Tool begleitet mich jetzt seit Ende 2013 und ich bin immer noch so begeistert davon, wie am ersten Tag.

Nein, falsch.

Ich bin noch viel mehr begeistert, denn auf den ersten Blick kommt Trello sehr harmlos daher. Listen halt. Mit Kärtchen drauf. Punkt.

Als ich unlängst diesen Artikel von Monika Birkner gelesen habe, wurde mir allerdings klarer, wieso Trello mich jetzt schon so lange begleitet.

Ich hatte zuerst ein System (eine Mischung aus all den Systemen, die ich durchlaufen bin) und im zweiten Schritt erst ist das Tool dazu gekommen, das mich dabei unterstützt, dieses auch erfolgreich und vor allem effizient umzusetzen.

Trello bedeutet für mich:

  • Ich habe über alles den Überblick.
  • Es kommt sehr „aufgeräumt“ daher.
  • Es ist Platz für Detail-Informationen.
  • Trello ist auf allen Endgeräten gut zu bedienen.
  • Es ist im Team eine großartige Unterstützung.
  • Ich finde es optisch gut gelungen.
  • Und mein Spieltrieb wird auch befriedigt ;-).

Womit ich für mich vorerst am Ziel angekommen bin.

Nachdem ich ab dem Zeitpunkt auch meine KundInnen in die Handhabung von Trello eingeschult habe, lag es irgendwann auf der Hand, dazu auch einen Online-Kurs zu erstellen. Auch wenn‘s noch ein bisserl gedauert hat, 2015 ist der Trello Video-Kurs endlich erschienen und wird von mir seitdem ständig aktuell gehalten und erweitert.

Das Wichtigste, das du für dich mitnehmen solltest

Ich erlebe es immer wieder. Sowohl in Home-sweet-Office 2.0, als auch in meinen Webinaren: die TeilnehmerInnen haben den Eindruck, dass bei mir alles von A-Z total durchorganisiert ist. Und dann denken sie sich, dass ich so auf die Welt gekommen bin.

Auch wenn ich immer wieder betone, dass die Systeme und Workflows, die ich zeige, in Jahren entwickelt wurden und gewachsen sind, kommt das nicht immer an.

Ich hoffe, dass ich dir mit diesem Artikel zeigen konnte, dass eine ständige Weiterentwicklung dazu gehört – und damit auch eine gehörige Portion Hartnäckigkeit und Geduld.

P.S. Und nicht vergessen: Bleib‘ neugierig!


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