Produktivität und Effizienz
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Wie Trello meine ToDo-Liste zur Done-Liste gemacht hat [Blogparade]

Mit Trello von der ToDo- zur Done-Liste
Updates ...
Diesen Artikel habe ich im Dezember 2019 liebevoll entstaubt und angereichert.

Inhaltlich hatte er nichts an Aktualität verloren, und jetzt kannst du ihn auch im Podcast anhören …

Viel Spaß beim lesen oder hören!

Ich glaube, man liebt sie – oder man hasst sie. Wie so oft im Leben. So eine richtige Grauzone habe ich bisher noch nicht erlebt.

Denn selbst wenn man es tut weil es nicht anders geht – dann liebt man sie ganz sicher nicht.

Wovon ich spreche?

Von deiner ToDo-Liste!

Selbständig im Netz hat zur Blogparade aufgerufen und möchte einen Blick in die ToDo-Listen der Nation(en) werfen. Ich habe zwar schon ein paar Artikel über Aufgaben-Planung und auch über Trello geschrieben, allerdings … ein Blick darauf ist bisher nur den Teilnehmern meiner Online-Kurse „gegönnt“ gewesen. Ist ja kein großes Geheimnis ;-).

Gut, dann will ich mich den Fragen widmen!

Die Methode für meine Trello ToDo-Liste

Nutzt du eine To-do-Liste oder eine ganz andere Methode, um dir Dinge zu merken und deinen (Arbeits-)alltag zu strukturieren? Oder gehörst du zu den glücklichen Menschen, die sich einfach alles problemlos merken können?

Ein ganz eindeutiges JA zur ToDo-Liste. Ich möchte mir gar nicht alles merken müssen, denn ich glaube, dass mein Gehirn für Besseres gedacht und gemacht ist.

In einem früheren Beitrag habe ich bereits von meiner langen Reise zum für mich richtigen System in meiner ToDo-Liste geschrieben. Es basiert auf der 1-Minuten-ToDo-Liste von Michael Linnenberger, hat also nur 3 Haupt-Listen (zeige ich dir ein Stück weiter unten) und befindet sich in einem Trello-Board.

Wenn es ganz besonders wichtig ist, den Fokus auf meine Top 3-5 Aufgaben zu behalten, dann kommt es auch schon vor, dass ich sie mir auf mein Whiteboard oder ein PostIt schreibe und die restliche Liste geschlossen halte.

Sicherheitshalber. Um mich ganz sicher nicht durch andere Aufgaben ablenken zu lassen.

Warum es funktioniert

Ich denke, egal welches System oder auch Tool du verwendest, ein Grundsatz, den ich mir aus Getting Things Done mitgenommen habe, ist Grundvoraussetzung:

Das heißt, die beste, ausgefeilteste, hübscheste und überall abrufbare ToDo-Liste hilft dir überhaupt nichts, wenn dein Unterbewusstsein nicht davon überzeugt ist, dass es sich darauf verlassen kann. Wenn auch nur der kleinste Zweifel „Muss ich mir extra noch merken …“ vorhanden ist, dann kannst du dich nicht entspannen.

Und in entspanntem Zustand ist deine Produktivität und auch Kreativität sicher höher, als wenn du verkrampft versuchst, dir alles zu merken.

Kürzlich hat eine Kollegin zu mir gesagt „Ich hab‘ keine ToDo-Liste. Es gibt Termine und was ich vor denen zu tun habe, weiß ich eh.

Hmmm … das weiß ich natürlich auch. Ich weiß z.B. was ich vor und nach einem Webinar zu tun habe. Sogar ca. wann ich das zu tun habe. Und jetzt kommt das „Aber“ für mich. Wenn ich es nicht z.B. in Form einer Checkliste aufgeschrieben habe, muss ich:

  • kurz nachdenken, was zu tun ist,
  • eine Entscheidung treffen, was ich jetzt mache und
  • mir merken was ich schon erledigt habe.

Dann doch lieber eine Checkliste und ein Ablaufplan :-)

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Hier zeige ich dir genau, wie’s geht.

Offline oder Online?

  • Bist du eher der Offline- oder Online-Typ?
  • Wie sieht deine To-do-Liste aus? Zeig uns ein Bild!
  • Welche Apps oder Online-Software nutzt du? Hast du schon mehrere genutzt: Welche ist dein Favorit?

Inzwischen ganz eindeutig online. Solange ich noch nicht selbständig war und nicht im Home-Office gearbeitet habe, habe ich es geliebt, so richtig dicke Kalender und Planer mit mir herumzuschleppen. Aber das ist doch schon eine Weile her.

Dabei geht es mir nicht darum, von überall aus darauf zugreifen zu müssen. Ich bin ja hauptsächlich im Home-Office und selten unterwegs. Das einfachere, schnellere Handling und vor allem auch der Spaß am Tun ist es, der mich zu meinem Lieblings-Tool Trello geführt hat.

Davor habe ich schon einige Tools ausprobiert, wie z.B. Remember the Milk und andere ToDo-Listen Apps, an deren Namen ich mich nicht mehr erinnern kann.

Ein Blick in meine ToDo-Liste von gestern

 

 

Prioritäten setzen

Wie wird bei dir ersichtlich, welche Aufgabe dringend ist und welche du noch aufschieben kannst? (Stichwort: Prioritäten)

Nachdem meine Liste aus drei Haupt-Listen besteht, ergibt sich die Priorität schon daraus, auf welcher Liste die Aufgabe steht.

Gibt es eine absolute Deadline, an der ich es erledigt haben muss, dann setze ich zusätzlich ein Fälligkeitsdatum. Aber nur dann. Wenn nämlich bei jeder Aufgabe ein Fälligkeitsdatum steht, dann verpufft dieser Effekt wieder!

Außerdem verwende ich Labels, um Projekte auseinanderhalten zu können. Auch dadurch sehe  ich Prioritäten. Wenn eine Aufgabe z.B. das Label für meinen Arbeitgeber (ich bin nebenbei noch 20 Stunden angestellt) hat, dann hat das eine höhere Priorität als ein Kärtchen ohne Fälligkeitsdatum und Label.

Schlussendlich sortiere ich die Kärtchen täglich.

Oben = höhere Priorität.

Ein zusätzlicher hilfreicher Effekt des sortierens ist, dass ich so die Aufgaben in genau der Reihenfolge abarbeite und nicht jedes Mal entscheiden muss, was jetzt als nächstes dran ist.

Sanfter Druck erhöht meine Produktivität

Setzt du dich durch To-do-Listen manchmal zu sehr unter Druck oder bringt dich erst deine To-do-Liste so richtig in Fahrt?

So unsportlich ich sonst bin, da nehme ich’s sportlich ;-).

Ein bisserl Wettlauf mit der Uhr (z.B. mit der Pomodoro-Technik), ein bisser Timetracking und ein bisserl „Schau’n wir mal, was heute so geht!“ erhöhen bei mir den Spaß am Tun.

Wenn ich unter unangenehmen Druck gerate, dann nicht weil ich eine ToDo-Liste verwende, sondern eher weil nicht alles schriftlich festgehalten ist und ich somit keinen Überblick und zu viel im Kopf herumschwirren habe.

Fazit

Die Worte „planen“ und „Spaß“ werden sehr selten in einem Satz genannt. Aber wie einer der Entwickler, Michael Pryor, auch in diesem Interview zur Trello-Version in Deutsch betont:

Es kann und darf Spaß machen!

Wenn ich dich jetzt ein bisserl angesteckt habe, klicke auf den Button, hol‘ dir drei kostenfreie Videos aus meinem Trello-Kurs und starte sofort los!

P.S. Und nicht vergessen: Bleib‘ neugierig!


 

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