Featured, Zeit-Management
Kommentare 4

Wie du endlich mit deinen Aufgaben fertig werden kannst

Wie du fertig werden kannst

Mit dem Thema „fertig werden“ gehe ich schon relativ lange schwanger … um jetzt endlich damit fertig zu werden 😉

Denn es begleitet mich und meine TeilnehmerInnen von Home-sweet-Office 2.0 natürlich immer wieder:

  • Wie planst du am besten, um am Ende des Tages fertig zu werden?
  • Wie gehst du Projekte an, um sie zu Ende zu bringen?
  • Was tun gegen dieses blöde Gefühl, wenn du dir etwas auf die ToDo-Liste gepackt hast und dann doch nicht erledigst?
  • Warum ist fertig werden so wichtig, damit du zufrieden mit dir selbst bist?
  • Woher kommt dieser Anspruch an dich selbst?
  • Wie kannst du mit diesem Anspruch so umgehen, dass er dich nicht in den Burnout treibt?
  • Und vor allem: wie und was tun, um wirklich fertig zu werden?

Gibt es überhaupt ein „fertig werden“ als Selbständige(r) im Home-Office?

Definitiv ja.

Denn jede Aufgabe, die du dir vornimmst, ist irgendwann einmal abgeschlossen. Egal ob’s ein Telefonat oder ein großes Projekt ist, irgendwann ist es so weit …

Außer vielleicht, du denkst jetzt an Projekte ohne Endtermin, wie z.B. Content-Marketing, Blog-Pflege, Marketing oder auch den lieben Haushalt. Aber auch innerhalb dieser Endlos-Schleifen brauchst du Ankerpunkte, um das Gefühl „damit bin ich fertig“ zu bekommen.

Das ist nämlich für deine Motivation und Zufriedenheit extrem wichtig, ich denke, da bist du bei mir.

Diese Fragen möchte ich dir heute beantworten, doch dazu zuerst ein paar Beispiele, damit du genau weißt, bei welchem „fertig“ ich dich gerne abholen möchte.

Erkennst du dich wieder?

Die Zero-Inbox als never ending Story

Nehmen wir einmal an, du nimmst dir jetzt vor, deinen Posteingang zu bearbeiten und deine Zero-Inbox (= leerer Posteingang) zu erreichen. Du öffnest dein Mailprogramm und die eMails trudeln ein. Sie abzuarbeiten kann 10 Minuten dauern, aber vielleicht auch 90 Minuten. Je nachdem.

Hast du dir vorgenommen, diese Aufgabe heute fertig zu machen, kann das eben entweder ein sehr schnelles Hakerl auf deiner Liste sein, oder aber auch deinen gesamten Tagesplan durcheinander würfeln. Wenn deine Zeit nicht dafür ausreicht, das JETZT fertig zu machen, dann … kein Hakerl. Kein fertig. Doofes Gefühl, oder?

Nur fünf Aufgaben pro Tag

Ich arbeite mit einer leicht abgewandelten 1-Minuten ToDo-Liste nach Linnenberger (und sie ist das einzige System, das bei mir und vielen anderen seit Jahren funktioniert). Dieses System beinhaltet auch einige Beschränkungen, die es dir ermöglichen, die richtigen Prioritäten zu setzen und dich zu fokussieren. Soweit so gut.

Eine der Beschränkungen ist, dass du dir nicht mehr als 3-5 Aufgaben täglich vornehmen sollst. Du beginnst also zu arbeiten … und nach der zweiten Aufgabe ist es 17:00 Uhr und du bist eigentlich zu müde um weiter zu machen.

Da sind wir aber wieder am gleichen Punkt wie bei der Zero-Inbox: diese 3-5 Aufgaben können eine Stunde dauern – oder aber auch 20!

Nur zwei Hakerl. Kein fertig. Doofes Gefühl.

Ist ja nur eine Landingpage …

Als drittes Beispiel, mit dem du dich vielleicht identifizieren kannst: Stell‘ dir vor, du möchtest ein Webinar veranstalten und daher schreibst du auf deine ToDo-Liste von heute: „Landingpage erstellen“. Und andere Aufgaben natürlich auch noch.

Tja, Landingpages können in 10-20 Minuten erstellt werden, können dich aber auch viele, viele Stunden beschäftigen. Je nachdem, ob du das schon oft gemacht hast, genau weißt welche Texte du dort stehen haben willst. Je nachdem, ob es eine Landingpage für ein Webinar oder für ein großes Programm wie z.B. mein Home-sweet-Office 2.0 ist. Glaube mir, da habe ich wirklich lange daran gesessen!

Was passiert also? Du hast vielleicht 1-2 Stunden Zeit, dich damit zu beschäftigen … und wirst HEUTE logischerweise nicht damit fertig.

Kein Hakerl. Kein fertig. Doofes Gefühl.

Ich denke, mit diesen drei Beispielen habe ich bei dir doch ein paar Mal Nicken ausgelöst?

Der Haupt-Fehler bei allen drei Beispielen ist folgender:

Du denkst in der Aufgaben-Dimension und nicht in der Zeit-Dimension!

Was das genau bedeutet und wie du es für dich verwenden kannst, dazu etwas später.

Überblick verloren?

Dann hol' ihn dir zurück!
In der Home-sweet-Office Challenge
vom 01. - 05. Oktober 2018

Mit Virtuellem CoWorking zum Dranbleiben!

Mit deiner Anmeldung erhältst du automatisch auch meinen wöchentlichen Newsletter mit den besten Tipps für dein Selbstmanagement, den aktuellen Beiträgen im Blog und speziellen Angeboten.

 

Aber weil das WARUM auch beim fertig werden so wichtig ist, sehen wir uns zuerst folgendes an:

Worin liegt die Wurzel des Übels?

Der Zeigarnik-Effekt verhindert das fertig-werden-Gefühl

Wir merken uns unvollendete Dinge besser als vollendete.

Das bedeutet für dich: Sobald du mit einer Aufgabe nicht fertig wirst und sie aus irgendwelchen Gründen unterbrechen musst, beschäftigt sie dich einerseits weiter, auf der anderen Seite hast du nicht das Gefühl von „fertig“. Und wie schon geschrieben: beobachte dich selbst dabei, wann du zufrieden mit deinem Arbeitstag warst oder wann dieses unangenehme Gefühl aufkommt, dass du nichts geschafft hast.

Ich wette mit dir, dass das ganz oft dann der Fall ist, wenn du zwar viel gemacht – aber nichts davon fertig gemacht hast.

Zur Erinnerung: Du nimmst dir z.B. vor, jetzt Zero-Inbox zu erreichen – und unterbrichst diese Aufgabe, weil du zu einem Termin musst …

Aufgaben sind oft nicht abschätzbar

Das begleitet uns alle, mich inklusive. Und nicht nur, wenn du eine Aufgabe das erste Mal in Angriff nimmst und sogar mit Timetracking (z.B. mit meinem Lieblingstool PrimaERP) festgestellt hast, wie lange du beim letzten Mal dafür benötigt hast.

Denn heute ist ein anderer Tag. Du bist vielleicht nicht so gut drauf. Hast seit dem letzten Mal etwas vergessen. Kommt ja alles vor.

Und trotzdem packst du dir 5 Aufgaben auf deine Liste … ohne zu wissen, wie lange du dazu benötigen wirst!

Eigentlich paradox, oder?

Leere ist auch unangenehm, mindestens genau so wie nicht fertig werden

Noch so ein Paradoxum.

Erst gestern ist es mir „passiert“, dass ich zwar viele Aufgaben nach dem Urlaub auf meiner ToDo-Liste stehen hatte (so mit dem Gefühl „uff, ob ich damit fertig werde?“) – und zu Mittag war ich durch. Die Liste war leer.

Und das Gefühl war irgendwie totzdem doof und ging in Richtung „Orientierungslosigkeit“. Keine Sorge, den Nachmittag hab‘ ich dann genossen … und wenn ich gewollt hätte, hätte ich ja vorarbeiten können.

Aber ich glaube, du weißt, was ich meine.

Eine andere Ausprägung davon habe ich unlängst gelesen, als ich in meiner Facebook-Gruppe Abenteuer Home-Office gefragt habe, wie die Mitglieder besser arbeiten: Leertischler oder Chaot?

Und eine Person hat geschrieben: „Leerer Tisch sorgt mich, denn ich verbinde es mit fehlenden Aufträgen. Ist Blödsinn, ich weiß

Da beißt sich dann die Katze endgültig in den Schwanz, wenn wir „leer“ mit „keine Aufgaben – keine Aufträge – kein Einkommen“ verknüpfen, oder? Beobachte dich selbst einmal genau, wie diese unterbewussten Koppelungen bei dir aussehen!

Ein bisschen erinnert mich das übrigens an eine Ferialpraxis bei der Post, als ich 16 Jahre alt war: die Kollegen dort haben mich angewiesen, immer ein paar Akten auf dem linken (unbarbeiteten) Stapel zu lassen, damit der Chef nicht glaubt, ich hätte nichts zu tun und für Nachschub sorgt …

Mein (Lösungs)-Weg zum fertig werden

Hänge das Hakerl „fertig“ nicht nur an Aufgaben sondern an einen Zeit-Horizont! Bestimme also den Zeitpunkt „ICH bin fertig“ und nicht: „ES ist fertig“ (Mit „ES“ meine ich natürlich die jeweilige Aufgabe).

Lass‘ das mal sacken.

Spür‘ hin, was das für einen Riesen-Unterschied für dein Gefühl macht.

Klingt einfach, oder?

Und das ist es auch. Natürlich soll deine ToDo-Liste nach wie vor deine Aufgaben beinhalten. Allerdings

  1. möglichst kleinteilig
  2. möglichst konkret
  3. und: an einen Zeitraum gebunden!

Das bedeutet für die Beispiele, die ich dir oben genannt habe:

Wenn du deinen Posteingang öffnest, um die Zero-Inbox zu erreichen, dann verbeiße dich nicht an dem Zero, sondern nimm‘ dir z.B. vor: „Ich arbeite jetzt 30 Minuten eMails ab. Und dann ist diese Aufgabe für jetzt erledigt.“ Du kannst ja später oder morgen weitermachen. Und sehr schnell wirst du auch bemerken, wie viel Zeit du wirklich jeweils benötigst, um fertig zu werden.

Wenn du eine größere Aufgabe vor dir hast (die nicht zeitrelevant heute fertig sein muss), dann nimm dir wieder einen gewissen Zeitraum vor, in dem du daran arbeitest.

Nehmen wir das Beispiel Landingpage noch einmal her. Arbeite eine Stunde daran. Oder auch gerne einen halben Tag. Aber dann bist DU fertig. ES (die Landingpage) vielleicht nicht.

Aber. DU. bist. damit. fertig!

Eine gute Herangehensweise ist bei so großen Brocken wie z.B. einem Buch zu schreiben oder einen Kurs zu erstellen auch die 90-90-1 Methode, die ich im Artikel über die Minuten-Regeln beschrieben habe.

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

In dieser Episode genannte Links:

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir! Hier zeige ich dir genau, wie’s geht.

iTunes Stitcher RSS-Feed

Was das mit der Home-sweet-Office Challenge zu tun hat …

Diese Überlegungen und natürlich meine praktische Erfahrung damit hat mich auch dazu gebracht, für die Home-sweet-Office Challenge, die übrigens am 1. Oktober wieder startet, Aufgaben zu kreieren, die in 30 Minuten machbar sind.

Zumindest so weit machbar, dass du innerhalb dieser 30 Minuten einen großen Schritt weiter gekommen bist, als du vorher warst. Und ich sage und schreibe auch immer dazu, dass nach 30 Minuten Schluss sein soll (mit Hilfe deines Timers). Denn dann bist du fertig mit der Tages-Aufgabe.

Wenn du also Lust hast, das selbst zu erleben, dann sichere dir hier und jetzt deinen Platz in dieser besonderen Challenge, in der du auch nicht alleine arbeiten musst, denn es gibt wie üblich auch an allen 5 Tagen unser Virtuelles CoWorking.

Fazit

Es ist nur ein Wort, das hier so einen großen Unterschied für deine Zufriedenheit macht.

Und ein kurzes auch noch dazu ;-).

Ich würde mir sehr wünschen, dass du bei dir selbst ausprobierst, was es für deine Zufriedenheit bedeutet, wenn du öfter als bisher das „fertig werden“ abhaken kannst.

Vielleicht ist es ein großer Mindshift für dich, der seine Zeit braucht.

Ich freue mich auf jeden Fall, wenn du mir im Kommentar hinterlasst, wie es dir mit dem „fertig werden“ geht und was sich durch solche Zeiträume bei dir verändert!

Und bis dahin, nicht vergessen …

Bleib‘ neugierig!

 


Überblick verloren?

Dann hol‘ ihn dir zurück!
In der Home-sweet-Office Challenge
vom 01. – 05. Oktober 2018

Mit Virtuellem CoWorking zum Dranbleiben!

Mit deiner Anmeldung erhältst du automatisch auch meinen wöchentlichen Newsletter mit den besten Tipps für dein Selbstmanagement, den aktuellen Beiträgen im Blog und speziellen Angeboten.

 

 

4 Kommentare

  1. Hallo Claudia,
    ich werde es geich umsetzen – das „Es ist“ und das „Ich bin“ fertig. Denn „Es“ wird in der Tat niemals fertig, weil gefühlt das eine „Es“ in das andere übergeht. Vielleicht ist es gut, sich das zu visualisieren, was man zu dem gewählten Zeitpunkt fertiggestellt hat. Ich überlege mir da jetzt mal was. Z.B. jeweils ein leckeres Bonbon in eine Schale oder einen symbolischen € in ein Glas und wenn genug drin, darf man davon schön essen gehen o.ä.
    Liebe Grüsse
    Karla

  2. Hallo Claudia,
    ich erstelle gerade eine Landingpage für einen neuen Kurs, deshalb musste ich bei deinem Artikel kräftig schmunzeln. Diese LP konnte ich in 20 minuten abschließen, weil ich bereits gute Vorlagen hatte, die ich nur kopieren und anpassen musste.

    Die Idee mit der Zeit ist super. Bei Aufgaben, die länger dauern, definitv eine gute Idee. Weil ich Aufgaben eher kleinteilig notiere, sorge ich selber öfter für meine Erfolgserlebnisse.

    Und jetzt meldet sich noch der Klugscheisser in mir: Projekt ohne Ende gibt es nicht. Denn ein Projekt ist als einmalige und endende Aktion definiert. „Blogartikel schreiben“ ist demnach eher eine Routine, „Blogartikel zur Flipchartangst schreiben“ wäre ein Projekt.

    SinnSTIFTende Grüße,
    David

    • Hi David!

      Ja, im Prinzip hast du natürlich Recht, David – wenn die Projekte kleinteilig genug aufgedröselt werden. Aber wie ist es z.B. mit Sprache lernen oder ein Instrument? Oder zeichnen am Flipchart? ;-) Da ist man doch nie fertig, oder?

      Liebe Grüße,
      Claudia

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.