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Wochenplanung – So bringst du Struktur in deine Wochen

kreative Wochenplanung

Immer wieder werde ich nach einer Vorlage für eine Wochenplanung gefragt – und muss antworten , dass du dir so eine Vorlage leider nur selbst erstellen kannst.

Nicht, was das Tool oder die technische Vorlage betrifft, da kennst du vielleicht auch schon mein Excel-Cockpit. Die Frage geht eher in Richtung der Einteilung, Zeitplanung und damit auch Zeitmanagement.

Wie viel Zeit verwende ich für Projekte, Social Media, Administration, usw. und wann und wie ich das in meine Woche einplane.

Hinter dieser Frage steht meiner Erfahrung nach auch der Wunsch, so eine Vorlage einmal zu erstellen und dann diese unangenehme Sache ein für alle Mal erledigt zu haben. Das kann für dich funktionieren, muss es aber nicht! Denn was ist, wenn deine Wochen nicht immer gleich ablaufen? Oder sich Umstände ergeben, die nicht (mehr) in deine Vorlage passen?

Genau, alles von vorne!

Einerseits ist das ein wenig mühsam, weil du dir immer wieder neue Gedanken dazu machen musst, aber hey! Dafür hast du jede Woche wieder die Möglichkeit, etwas Neues, Besseres für dich zu kreieren!

Ich find‘s immer wieder spannend, dass viele meiner Kunden auf der einen Seite „gegen“ Planung sind, weil sie glauben, dadurch unflexibel und unkreativ zu werden, auf der anderen Seite aber dann doch gerne eine für immer gültige Struktur hätten, um nicht mehr Zeit mit der Optimierung verbringen zu müssen …

Bevor ich dir aber ein paar durchaus kreative Möglichkeiten zeige, wie du immer wieder neue Strukturen in deine Wochen bekommen kannst, lass‘ uns kurz diesen Zwiespalt „Planung kontra Kreativität“ betrachten.

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir! Hier zeige ich dir genau, wie’s geht.

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Gruselt es dich beim Wort „Stundenplan“?

Ich bin ja kein Psychologe aber ich kann mir durchaus vorstellen, dass bei Stundenplan sofort dein Klassenzimmer auftaucht. Und das ist nicht immer positiv besetzt. Es klingt auch sehr nach Zwang und Pflicht … auch nix unbedingt Nettes.

Verlassen wir aber diese Atmosphäre und betrachten es aus einer anderen Richtung, dann kann ein für dich gut gemachter Stundenplan auf der anderen Seite bedeuten, dass du mehr Freizeit hast. Oder mehr Zeit für deine Familie. Oder was auch immer dir sonst neben deinem Job bzw. Deinem Business wichtig ist.

Übrigens: Gerade WENN dir dein Business wichtig ist, lege ich dir einen Wochenplan sehr ans Herz …

Denn dann hast du jederzeit die Wahl! Und die Wahl zu haben bedeutet auch jede Menge Freiheit – was wiederum für viele der Antrieb dafür ist, sich selbständig zu machen.

Wieso eine Wochenplanung sinnvoll ist

1) Du setzt deine Prioritäten besser

Vor kurzem habe ich im Podcast von Madame Moneypenny gehört, dass es eigentlich keine Prioritäten (Mehrzahl!) gibt. Es gibt immer nur eine Priorität. Und da kann ich Natascha nur zustimmen.

Eine Priorität pro Moment.

Und wenn die erledigt ist, kommt die nächste.

Wenn du deine Woche planst, dann bringst du deine verfügbare Zeit und deine ToDo- bzw. Projektliste in Einklang und kannst schnell sehen, worauf du deine Priorität (!) setzten kannst und musst. Wenn du ohne Wochenplanung Montag Morgen einfach zu arbeiten beginnst (selbst wenn du eine ToDo-Liste geschrieben hast), könnte es sein, dass du Freitag morgens bemerkst, dass noch viele Dinge auf deiner Liste stehen, die absolut wichtig sind.

Nur ist dann keine Zeit mehr übrig …

Somit hilft dir eine Wochenplanung auch dabei, nein zu sagen – wenn du nämlich schwarz auf weiß siehst, dass du nichts mehr hineinpacken kannst, dann fällt es nicht mehr so schwer.

2) Du bündelst Aufgaben

Kein Wochenplan sieht (hoffentlich) so aus, dass du in deinen Kalender viertelstündlich eintragst, welche Aufgabe du erledigen wirst.

Eine sinnvolle Wochen-Übersicht wird (wie später beschrieben) immer nur Zeitblöcke festlegen. Und was du dann innerhalb dieser Zeitblöcke erledigst, ergibt sich aus deinen Projekt- und ToDo-Listen.

Für manche Zeitblöcke entscheide ich das übrigens schon für die ganze Woche, für manche erst am Beginn des Tages. Vor allem für meine Projekte weiß ich z.B. schon Anfang der Woche, was ich erledigen werde, beim Zeitblock „Administration“ entscheide ich spontaner.

3) Du arbeitest strukturiert

Die Devise lautet: eins nach dem anderen. Wenn auf dem Plan „Marketing“ steht, wirst du dich nicht in der Buchhaltung verlieren (aber wer macht das schon …). Danach kommt dein wichtigstes Projekt dran und dann darfst du dich ein bisserl mit Adminstration ausruhen.

Wie klingt das für dich? Strukturiert und konzentriert, hoffe ich?

4) Du arbeitest konzentriert

Wenn du auf deiner Wochen-Übersicht festgelegt hast, dass du eine Stunde für administrative Tätigkeiten reserviert hast und dein Posteingang voll, die Buchhaltung unerledigt und viele Privatnachrichten unbeantwortet sind, dann wirst du den Teufel tun und dich von Facebook und Konsorten ablenken lassen. Oder?

Denn diese Stunde hast du dir reserviert, um fertig zu werden mit all dem Gedöns, was nicht so prickelnd viel Spaß macht.

5) Du wirst fertig!

Wenn du mit – egal welchem – Zeitblock-System arbeitest, hast du endlich die Chance, fertig zu werden! Du musst nur die Perspektive wechseln, wie ich schon im Wie du endlich mit deinen Aufgaben fertig werden kannst beschrieben habe. Auch das funktioniert am besten mit einem Wochenplan.

5 unterschiedliche Arten, deine Wochen zu strukturieren

Gleich vorneweg: diese Struktur darf sich verändern und nicht jede Woche muss gleich aufgebaut sein! Denn nicht jede Woche ist gleich. Manchmal steht ein Projekt im Vordergrund, dann wieder ein nahender Urlaub, eigene Fortbildungen, etc.

Allerdings: in der Testphase – also wenn du ausprobierst, welche dieser oder anderer Strukturen für dich funktionieren – empfehle ich dir sehr, nicht jede Woche mittendrin alles über den Haufen zu werfen, wenn es schwierig wird. Denn dann wirst du nie wirkliche Erfahrungswerte haben, auf denen du aufbauen kannst.

1. Abwechslung macht Spaß – und bringt Fokus

Ich gehe davon aus, dass du gerne mit deinen Kunden arbeitest – aber egal, wie gerne du das tust, vielleicht sehnst du dich auch nach Tagen oder Wochen, in denen du „nur“ an neuen Projekten arbeitest, ganz ohne von Kunden-Gesprächen unterbrochen oder abgelenkt zu werden?

Im vorigen Jahr habe ich folgenden Versuch gestartet: Nur in den geraden Kalender-Wochen habe ich Termine vergeben, die ungeraden Wochen waren frei von Terminen.

Prinzipiell war das eine wirklich gute Sache, nur dass ich es durch das wöchentliche Virtuelle CoWorking in meinem Online-Programm Home-sweet-Office 2.0 nicht wirklich geschafft habe, echte terminfreie Wochen zu haben. Daher habe ich dieses Konzept wieder aufgegeben.

Ob es für dich passt, kommt natürlich auch auf dein Business-Modell an. Einen Versuch wäre es aber wert!

2. Für Blogger und Podcaster, die Produktions-Woche

Im Interview mit Jesta Phoenix habe ich noch erzählt, dass ich meine Blogartikel und Podcasts mit Hilfe meines Redaktionsplans wöchentlich produziere. Grund dafür war unter anderem, dass ich mir nicht vorstellen konnte, 4 Blogartikel, 4 Podcasts und alle SocialMedia-Inhalte innerhalb kürzester Zeit zu produzieren.

Ich kenne mich – wenn ich zu lange an einer Sache arbeite, werde ich schlampig und verliere die Lust daran.

Planen… Von der versteckenden Leichtigkeit und leeren Blättern. Interview mit Claudia Kauscheder

Inzwische habe ich allerdings meinen Veröffentlichungs-Rhythmus verändert, es gibt nur mehr alle 14 Tage einen neuen Artikel. Und das gibt mir die Möglichkeit, eines neuen Experiments:

Immer die erste Woche eines Monats (also z.B. die aktuelle) ist meine Content-Produktions-Woche.

In diesen Tagen produziere ich alles vor, was ich für das aktuelle Monat brauche. Mein Anspruch ist allerdings nicht, alles bis zur Veröffentlichung fertig zu machen, sondern soweit zu produzieren, dass die Fertigstellung dann nur noch einen Feinschliff benötigt.

Ich kann dir noch nicht sagen, ob das funktionieren wird. Und diese Woche ist durch Silvester relativ kurz … aber wie schon geschrieben: durchziehen, auch wenn es schwierig wird. Nach den ersten drei Monaten werde ich berichten.

3. Der Exot: die Freeflow-Woche

Irgendwann möchte ich auch dieses Konzept ausprobieren, das ich von Shailia Stephens kenne. Es klingt geradezu himmlisch, eine ganze Woche lang die Gedanken fließen zu lassen und aufzugreifen, was auftaucht.

Aber Shailia und Silvia Chytil haben diese Freeflow-Woche so wunderbar erklärt, da möchte ich gar nicht vorgreifen:

Dieses Video ansehen auf YouTube.

Ich kann mir das derzeit noch nicht erlauben, da ich ja nebenbei noch angestellt bin – und den Urlaub, den ich habe, hebe ich mir lieber für unsere Reisen mit unserem Wohnmobil auf.

Vielleicht geht es dir auch so – dann könntest du bereits jetzt pro Monat ein oder zwei Freeflow-Tage einplanen? Oder ein verlängertes Wochenende?

4. Wer zuerst kommt …

Ich kenne das Konzept „gleichmäßig verteilt“ noch aus meiner Vergangenheit.

Das bedeutet, dass ich Beratungs- und Interview-Termine möglichst regelmäßig über die Woche verteilt hatte. Um mich nicht zu überfordern und nicht einen ganzen Tag nichts anderes als Kunden-Gespräche zu haben.

Der Endeffekt war allerdings, dass meine Woche völlig zerfleddert war und ich kaum 2-3 Stunden am Stück konzentriert an einer Sache arbeiten konnte. Ein fataler Fehler!

Heute plane ich Kunden-Termine folgendermaßen:

Wenn der erste Termin in einer noch terminleeren Woche zustandekommt, ist dieser Tag ab sofort mein „Kommunikations-Tag“. Sprich ich setze alles daran, alle anderen Gespräche auch auf diesen Tag zu setzen. Ist das für den Gesprächspartner nicht möglich, dann müssen wir sehen, wie wir in der darauffolgenden Woche zusammenkommen.

Der Effekt ist zwar, dass ich dann an diesem Tag oft nichts anderes mehr machen kann – aber das sehe ich ja früh genug und kann die restliche Woche dementsprechend weiterplanen.

Womit wir auch schon beim nächsten Konzept eines Wochenplans angekommen sind, nämlich dem mit

5. Die Woche mit Tages-Schwerpunkten

Ich kenne Selbständige, die jeden Tag für einen anderen Schwerpunkt blocken. Das könnte z.B. so aussehen:

  • Montag: Produktion Inhalte
  • Dienstag und Mittwoch: Coaching-Termine
  • Donnerstag: Strategie und Marketing
  • Freitag: Administration

Schwerpunkt bedeutet in diesem Zusammenhang nicht, dass du am Montag keine eMails beantworten darfst (= Administration). Allerdings hältst du damit den Admin-Anteil an diesem Tag so gering wie möglich, um den Schwerpunkt nicht zu vernachlässigen!

Und du weißt ja bereits: je weniger Zeit du für eine Tätigkeit hast, desto konzentrierter bleibst du dran und lasst dich nicht ablenken.

Klingt paradiesisch – funktioniert aber bei mir z.B. überhaupt nicht, da das Virtuelle CoWorking an unterschiedlichen Wochentagen stattfindet und ich täglich etwas für meine Anstellung tun muss.

Für deine Kunden wäre die Transparenz „Termine gibt‘s nur Dienstag oder Mittwoch“ allerdings genial, oder?

Zusammengefasst

  • Das Ziel einer Wochenplanung ist vorrangig, dass du deine Tage und Wochen nicht zerfledderst – und für die Dinge Zeit hast, die dich weiterbringen!
  • Du kannst alle Methoden, die ich dir hier gezeigt habe, miteinander kombinieren.
  • Passe den Plan an dein Leben an und nicht umgekehrt!
  • Gib‘ deine Planung nicht sofort auf, wenn’s schwierig wird.
  • Wenn Widestände auftreten, versuche das Thema in einem anderen Kontext zu sehen.
  • Wenn du so gar nicht weißt, womit du anfangen sollst: Zeichne dir einmal deine ideale Woche auf. Also deine Vision einer Arbeitswoche und nähere dich Schritt für Schritt an.

Was auch immer du testen und für dich anpassen wirst – ich freue mich, wenn du im Kommentar davon berichtest! Oder hast du noch weitere Ideen für mehr Sturktur in deiner Woche? Dann her damit!

P.S. Und nicht vergessen: Bleib‘ neugierig!


6 Kommentare

  1. Eine Woche mit Struktur hat was, das sehe ich genau so.

    Aus meiner Sicht gibt es noch einen weiteren Aspekt, der für die erfolgreiche Bewältigung der anstehenden Aufgaben ganz wesentlich ist, und über den so gut wie nie gesprochen wird. Das ist die Fähigkeit sich tatsächlich einzulassen. Also alle ablenkende Unruhe und „Unstruktur“ nicht nur aus dem Umfeld zu verbannen, sondern vor allem aus dem eigenen Kopf.

    Dazu haben sich bestimmte Atem-Meditationen sehr bewährt. Das steigert die Konzentration und damit die Effizienz nochmal ganz wesentlich. Bei Interesse erzähle ich gerne mehr darüber.

    • Claudia Kauscheder sagt

      Liebe Mahashakti,

      der Aspekt von Fokus, den du ansprichst – und so schön „darauf einlassen“ nennst – ist sehr oft Thema. Bei mir und natürlich bei meinen KundInnen, LeserInnen und Podcast-HorcherInnen (oh Mann, gendern ist schwer!)!

      Ich danke dir für‘s Herausstreichen!

      Liebe Grüße
      Claudia

  2. Vielen Dank für den Artikel! Nachdem ich schon vor langer Zeit die Erfahrung gemacht habe, dass der Wochenplan mit Tagesschwerpunkten bei mir nicht funktioniert, hatte ich nur einen Wochenplan, den ich nach Lust und Laune bearbeitete. – Die Freeflow – Woche geht für einen Chaoten wie mich, die ich eh vor Ideen übersprudle und kaum weiss, was ich davon zuerst umsetzen soll, überhaupt nicht; Da geht nix ohne Struktur!
    Jetzt werde ich die Produktionswoche probieren.

    Liebe Grüsse, Jutta

    • Claudia Kauscheder sagt

      Hallo, Jutta!

      Super – lass mich unbedingt wissen, wie es dir bei der Produktionswoche gegangen ist! Ich bin sehr überrascht, wie gut das letzte Woche bei mir funktioniert hat. Geschätzt hatte ich 20 Stunden – und benötigt habe ich nur 11! Da sieht man wieder, was die Konzentration auf ein Thema Zeitgewinn bringt. Außerdem ist das wöchentliche „Anfangen“ weggefallen und wenn man mal „drinnen“ ist, geht‘s auch schneller.

      Die 20 Stunden hatte ich übrigens nicht aus dem blauen Himmel gezogen, sondern aus meinen bisherigen Tracking-Statistiken.

      Bin gespannt, was du berichtest!

      Liebe Grüße
      Claudia

  3. Liebe Claudia,
    vielen lieben Dank für deinen tollen Artikel und auch die Idee der Produktionswoche … das werde ich auch mal antesten, da ich genau da mich immer schwer tat bzw. noch tue.

    So war es auch mit der Wochenplanung. Ich habe einerseits viele Kundentermine als Beziehungs-Coach & Paartherapeut, andererseits aber auch freie Tage, an denen ich Mails und Kommentarte beantworte aber vor allem auch meine neuen Projekte angehe und z.B. Kurse produzieren will. Da habe ich immer versucht, für eine Woche mit den von dir genannten Kundentagen eine Struktur zu finden. Dann kamen aber die Kunden und es passte der Dienstag nicht usw. Da es mein Brot- und Buttergeschäft ist, habe ich meinen Plan schnell wieder aufgegeben.

    Das habe ich also 2018 „erfolglos“ getestet, bis mir meine neuste Lösung kam, die seit Dezember 2018 super funktioniert: Ein 2-wöchiger Plan. So kann ich von Montag bis Samstag innerhalb der 2 Wochen meinen Kunden an jedem Wochentag einen Termin anbieten. In der einen Woche sind Montag – Mittwoch – Samstag und in der anderen Woche Dienstag – Donnerstag meine Bürotage für Produktion und Orga. Und an den anderen Tagen biete ich eben Kundentermine on- und offline an. Mittwochvormittag und Sonntag sind seitdem auch wirklich freie Tage, das war nicht immer so ;-)

    Und so kann ich mir vorstellen, dass ich – sobald ich meine Kurse zu Ende produziert habe – eine Produktionswoche einlege, dann am besten in der mit den 3 Bürotagen.

    Damit bin ich sehr glücklich und werde, sobald es sich gut eingelaufen hat, dann noch einmal schauen, wie ich den Freitzeitanteil erhöhe :-)

    Ganz liebe Grüße
    Olaf

    • Claudia Kauscheder sagt

      Hallo, Olaf!

      Es kommt wirklich sehr stark auf das Geschäftsmodell an, wie man seine Woche(n) strukturiert, da hast du absolut Recht! Deine Erfahrungen mit der Produktionswoche würde ich dann wirklich gerne lesen oder hören!

      Weiter alles Liebe und danke für deinen ausführlichen Kommentar!

      Claudia

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