Planung für Solopreneure
Kommentare 11

Wie du endlich mit deinen Aufgaben fertig werden kannst

Wie du fertig werden kannst

Mit dem Thema „fertig werden“ gehe ich schon relativ lange schwanger … um jetzt endlich damit fertig zu werden

Denn es begleitet mich und meine TeilnehmerInnen von Home-sweet-Office 2.0 natürlich immer wieder:

  • Wie planst du am besten, um am Ende des Tages fertig zu werden?
  • Wie gehst du Projekte an, um sie zu Ende zu bringen?
  • Was tun gegen dieses blöde Gefühl, wenn du dir etwas auf die ToDo-Liste gepackt hast und dann doch nicht erledigst?
  • Warum ist fertig werden so wichtig, damit du zufrieden mit dir selbst bist?
  • Woher kommt dieser Anspruch an dich selbst?
  • Wie kannst du mit diesem Anspruch so umgehen, dass er dich nicht in den Burnout treibt?
  • Und vor allem: wie und was tun, um wirklich fertig zu werden?

Gibt es überhaupt ein „fertig werden“ als Selbständige(r) im Home-Office?

Definitiv ja.

Denn jede Aufgabe, die du dir vornimmst, ist irgendwann einmal abgeschlossen. Egal ob’s ein Telefonat oder ein großes Projekt ist, irgendwann ist es so weit …

Außer vielleicht, du denkst jetzt an Projekte ohne Endtermin, wie z.B. Content-Marketing, Blog-Pflege, Marketing oder auch den lieben Haushalt. Aber auch innerhalb dieser Endlos-Schleifen brauchst du Ankerpunkte, um das Gefühl „damit bin ich fertig“ zu bekommen.

Das ist nämlich für deine Motivation und Zufriedenheit extrem wichtig, ich denke, da bist du bei mir.

Diese Fragen möchte ich dir heute beantworten, doch dazu zuerst ein paar Beispiele, damit du genau weißt, bei welchem „fertig“ ich dich gerne abholen möchte.

„Es gibt ein „fertig“ im Homeoffice – wenn du den Zeitpunkt selbst bestimmst!“

Erkennst du dich wieder?

Die Zero-Inbox als never ending Story

Nehmen wir einmal an, du nimmst dir jetzt vor, deinen Posteingang zu bearbeiten und deine Zero-Inbox (= leerer Posteingang) zu erreichen. Du öffnest dein Mailprogramm und die E-Mails trudeln ein. Sie abzuarbeiten kann 10 Minuten dauern, aber vielleicht auch 90 Minuten. Je nachdem.

Hast du dir vorgenommen, diese Aufgabe heute fertig zu machen, kann das eben entweder ein sehr schnelles Hakerl auf deiner Liste sein, oder aber auch deinen gesamten Tagesplan durcheinander würfeln. Wenn deine Zeit nicht dafür ausreicht, das JETZT fertig zu machen, dann … kein Hakerl. Kein fertig. Doofes Gefühl, oder?

Nur fünf Aufgaben pro Tag

Ich arbeite mit einer leicht abgewandelten 1-Minuten ToDo-Liste nach Linenberger (und sie ist das einzige System, das bei mir und vielen anderen seit Jahren funktioniert). Dieses System beinhaltet auch einige Beschränkungen, die es dir ermöglichen, die richtigen Prioritäten zu setzen und dich zu fokussieren. Soweit so gut.

Eine der Beschränkungen ist, dass du dir nicht mehr als 3-5 Aufgaben täglich vornehmen sollst. Du beginnst also zu arbeiten … und nach der zweiten Aufgabe ist es 17:00 Uhr und du bist eigentlich zu müde um weiterzumachen.

Da sind wir aber wieder am gleichen Punkt wie bei der Zero-Inbox: Diese 3-5 Aufgaben können eine Stunde dauern – oder aber auch 20!

Nur zwei Hakerl. Kein fertig. Doofes Gefühl.

Ist ja nur eine Landingpage …

Als drittes Beispiel, mit dem du dich vielleicht identifizieren kannst: Stell dir vor, du möchtest ein Webinar veranstalten und daher schreibst du auf deine ToDo-Liste von heute: „Landingpage erstellen“. Und andere Aufgaben natürlich auch noch.

Tja, Landingpages können in 10-20 Minuten erstellt werden, können dich aber auch viele, viele Stunden beschäftigen. Je nachdem, ob du das schon oft gemacht hast, genau weißt, welche Texte du dort stehen haben willst. Je nachdem, ob es eine Landingpage für ein Webinar oder für ein großes Programm wie z.B. mein Home-sweet-Office 2.0 ist. Glaube mir, da habe ich wirklich lange daran gesessen!

Was passiert also? Du hast vielleicht 1-2 Stunden Zeit, dich damit zu beschäftigen … und wirst HEUTE logischerweise nicht damit fertig.

Kein Hakerl. Kein fertig. Doofes Gefühl.

Ich denke, mit diesen drei Beispielen habe ich bei dir doch ein paar Mal Nicken ausgelöst?

Der Haupt-Fehler bei allen drei Beispielen ist folgender:

Du denkst in der Aufgaben-Dimension und nicht in der Zeit-Dimension!

Was das genau bedeutet und wie du es für dich verwenden kannst, dazu etwas später.

Aber weil das WARUM auch beim fertig werden so wichtig ist, sehen wir uns zuerst Folgendes an:

Worin liegt die Wurzel des Übels?

Der Zeigarnik-Effekt verhindert das fertig-werden-Gefühl

Wir merken uns unvollendete Dinge besser als vollendete.

Das bedeutet für dich: Sobald du mit einer Aufgabe nicht fertig wirst und sie aus irgendwelchen Gründen unterbrechen musst, beschäftigt sie dich einerseits weiter, auf der anderen Seite hast du nicht das Gefühl von „fertig“. Und wie schon geschrieben: beobachte dich selbst dabei, wann du zufrieden mit deinem Arbeitstag warst oder wann dieses unangenehme Gefühl aufkommt, dass du nichts geschafft hast.

Ich wette mit dir, dass das ganz oft dann der Fall ist, wenn du zwar viel gemacht – aber nichts davon fertig gemacht hast.

Zur Erinnerung: Du nimmst dir z.B. vor, jetzt Zero-Inbox zu erreichen – und unterbrichst diese Aufgabe, weil du zu einem Termin musst …

Aufgaben sind oft nicht abschätzbar

Das begleitet uns alle, mich inklusive. Und nicht nur, wenn du eine Aufgabe das erste Mal in Angriff nimmst und sogar mit Timetracking (z.B. mit meinem Lieblingstool Prima:Time) festgestellt hast, wie lange du beim letzten Mal dafür benötigt hast.

Denn heute ist ein anderer Tag. Du bist vielleicht nicht so gut drauf. Hast seit dem letzten Mal etwas vergessen. Kommt ja alles vor.

Und trotzdem packst du dir 5 Aufgaben auf deine Liste … ohne zu wissen, wie lange du dazu benötigen wirst!

Eigentlich paradox, oder?

„Wie du endlich mit deinen Aufgaben fertig werden kannst … mein Lösungsansatz für dich“

Leere ist auch unangenehm, mindestens genauso wie nicht fertig werden

Noch so ein Paradoxon.

Erst gestern ist es mir „passiert“, dass ich zwar viele Aufgaben nach dem Urlaub auf meiner ToDo-Liste stehen hatte (so mit dem Gefühl „uff, ob ich damit fertig werde?“) – und zu Mittag war ich durch. Die Liste war leer.

Und das Gefühl war irgendwie trotzdem doof und ging in Richtung „Orientierungslosigkeit“. Keine Sorge, den Nachmittag hab‘ ich dann genossen … und wenn ich gewollt hätte, hätte ich ja vorarbeiten können.

Aber ich glaube, du weißt, was ich meine.

Eine andere Ausprägung davon habe ich unlängst gelesen, als ich in meiner Facebook-Gruppe Abenteuer Home-Office gefragt habe, wie die Mitglieder besser arbeiten: Leertischler oder Chaot?

Und eine Person hat geschrieben: „Leerer Tisch sorgt mich, denn ich verbinde es mit fehlenden Aufträgen. Ist Blödsinn, ich weiß

Da beißt sich dann die Katze endgültig in den Schwanz, wenn wir „leer“ mit „keine Aufgaben – keine Aufträge – kein Einkommen“ verknüpfen, oder? Beobachte dich selbst einmal genau, wie diese unterbewussten Koppelungen bei dir aussehen!

Ein bisschen erinnert mich das übrigens an eine Ferialpraxis bei der Post, als ich 16 Jahre alt war: die Kollegen dort haben mich angewiesen, immer ein paar Akten auf dem linken (unbearbeiteten) Stapel zu lassen, damit der Chef nicht glaubt, ich hätte nichts zu tun und für Nachschub sorgt …

Mein (Lösungs)-Weg zum fertig werden

Hänge das Hakerl „fertig“ nicht nur an Aufgaben, sondern an einen Zeit-Horizont! Bestimme also den Zeitpunkt „ICH bin fertig“ und nicht: „ES ist fertig“ (Mit „ES“ meine ich natürlich die jeweilige Aufgabe).

Lass‘ das mal sacken.

Spür hin, was das für einen Riesen-Unterschied für dein Gefühl macht.

Klingt einfach, oder?

„Hänge dein „fertig“ nicht nur an Aufgaben, sondern an einen Zeit-Horizont!“

Und das ist es auch. Natürlich soll deine ToDo-Liste nach wie vor deine Aufgaben beinhalten. Allerdings

  1. möglichst kleinteilig
  2. möglichst konkret
  3. und: an einen Zeitraum gebunden!

Das bedeutet für die Beispiele, die ich dir oben genannt habe:

Wenn du deinen Posteingang öffnest, um die Zero-Inbox zu erreichen, dann verbeiße dich nicht an dem Zero, sondern nimm‘ dir z.B. vor: „Ich arbeite jetzt 30 Minuten E-Mails ab. Und dann ist diese Aufgabe für jetzt erledigt.“ Du kannst ja später oder morgen weitermachen. Und sehr schnell wirst du auch bemerken, wie viel Zeit du wirklich jeweils benötigst, um fertig zu werden.

Wenn du eine größere Aufgabe vor dir hast (die nicht zeit relevant heute fertig sein muss), dann nimm dir wieder einen gewissen Zeitraum vor, in dem du daran arbeitest.

Nehmen wir das Beispiel Landingpage noch einmal her. Arbeite eine Stunde daran. Oder auch gerne einen halben Tag. Aber dann bist DU fertig. ES (die Landingpage) vielleicht nicht.

Aber. DU. bist. damit. fertig!

Eine gute Herangehensweise ist bei so großen Brocken wie z.B. einem Buch zu schreiben oder einen Kurs zu erstellen auch die 90-90-1 Methode, die ich im Artikel über die Minuten-Regeln beschrieben habe.

Die Podcast-Episode zum Artikel

<strong>Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!</strong>

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Fazit

Es ist nur ein Wort, das hier so einen großen Unterschied für deine Zufriedenheit macht.

Und ein kurzes auch noch dazu ;-).

Ich würde mir sehr wünschen, dass du bei dir selbst ausprobierst, was es für deine Zufriedenheit bedeutet, wenn du öfter als bisher das „fertig werden“ abhaken kannst.

Vielleicht ist es ein großer Mindshift für dich, der seine Zeit braucht.

Ich freue mich auf jeden Fall, wenn du mir im Kommentar hinterlasst, wie es dir mit dem „fertig werden“ geht und was sich durch solche Zeiträume bei dir verändert!

Und bis dahin nicht vergessen …

P.S: Bleib neugierig!


11 Kommentare

  1. Hallo Claudia,
    ich werde es geich umsetzen – das „Es ist“ und das „Ich bin“ fertig. Denn „Es“ wird in der Tat niemals fertig, weil gefühlt das eine „Es“ in das andere übergeht. Vielleicht ist es gut, sich das zu visualisieren, was man zu dem gewählten Zeitpunkt fertiggestellt hat. Ich überlege mir da jetzt mal was. Z.B. jeweils ein leckeres Bonbon in eine Schale oder einen symbolischen € in ein Glas und wenn genug drin, darf man davon schön essen gehen o.ä.
    Liebe Grüsse
    Karla

  2. Hallo Claudia,
    ich erstelle gerade eine Landingpage für einen neuen Kurs, deshalb musste ich bei deinem Artikel kräftig schmunzeln. Diese LP konnte ich in 20 minuten abschließen, weil ich bereits gute Vorlagen hatte, die ich nur kopieren und anpassen musste.

    Die Idee mit der Zeit ist super. Bei Aufgaben, die länger dauern, definitv eine gute Idee. Weil ich Aufgaben eher kleinteilig notiere, sorge ich selber öfter für meine Erfolgserlebnisse.

    Und jetzt meldet sich noch der Klugscheisser in mir: Projekt ohne Ende gibt es nicht. Denn ein Projekt ist als einmalige und endende Aktion definiert. „Blogartikel schreiben“ ist demnach eher eine Routine, „Blogartikel zur Flipchartangst schreiben“ wäre ein Projekt.

    SinnSTIFTende Grüße,
    David

    • Hi David!

      Ja, im Prinzip hast du natürlich Recht, David – wenn die Projekte kleinteilig genug aufgedröselt werden. Aber wie ist es z.B. mit Sprache lernen oder ein Instrument? Oder zeichnen am Flipchart? ;-) Da ist man doch nie fertig, oder?

      Liebe Grüße,
      Claudia

      • Hi Claudia,

        eine neue Sprache lernen ist eben streng nach Lehre (und ich war viele Jahre Projektleiter) kein Projekt.
        Einen Sprachkurs ABC1 abzuschließen, das kann als Projekt gesehen werden.

        Am Flipchart zeichnen können ist als Projekt nach 2 Stunden abgeschlossen, wenn man zu mir in den Kurs kommt.

        Perfektion darin zu erreichen, dauert viele Jahre. Wie bei vermutlich jeder Tätigkeit.

        Vielleicht dürfen wir aber auch lernen, Projektziele konkreter zu formulieren. Wie mir einer meine Projektausbilder einst sagte: Zeige mir wie das Projekt anfing und ich sage dir, wie es enden wird.

        SinnSTIFTende Grüße,
        David

  3. Hallo Claudia.ist noch eine weitere Challenge vorgesehen?

    Und ja,das was Karla da macht mit dem versüssen,das kenn ich auch.in meinem Büro steht eine Sparbüchse.wann immer ich das Gefühl habe,etwas ist gut erledigt worden oder bei Stresssituationen gut hindurch gekommen zu sein,dann wandern da Euros in die Sparbüchse.Am Jahresende wird dann die Sparbüchse geleert

    Einen schönen Tag wünsche ich.viele Grüsse aus Deutschland.Heike Schumann

  4. Karin Krieger sagt

    Für mich ist die Formulierung: ich bin fertig“ einfach Gold wert.
    Weil ich innerlich bisher immer am „es ist – eben nicht und noch immer nicht -fertig“ gehängt bin mit einer sich über Jahre ansammelnden Unzufriedenheit.
    Zum Thema passen ja auch sehr gut die von Dir empfohlenen „Arbeitsblöcke“, mit denen ich mehr und mehr etwas anfangen kann.
    Danke Claudia für Deine stets so handfesten Ratschläge!

    PS: vielleicht schaffe ich auf diese Art auch noch, tatsächlich einmal eine Website fertig zu stellen.

    • Claudia Kauscheder sagt

      Hallo, Karin!

      Entschuldige die späte Antwort, WordPress hat mir nicht angezeigt, dass es neue Kommentare gibt, jetzt bin ich ziemlich hinten nach :-(. Vielen Dank für deinen Kommentar! Und ja, dieses fertig werden hängt ganz eng mit den Zeitblöcken zusammen – schön, dass dir das hilft und du vor allem dranbleibst!

      Liebe Grüße
      Claudia

  5. Liebe Claudia,

    Danke für diesen Podcast. Nein, deine Gedanken waren nicht wirr. Ja, sie fallen auf fruchtbaren Boden. Das ist nämlich ein himmelweiter Unterschied mit dem ich bin fertig oder die Aufgabe ist fertig. Das wurde mir jetzt während des hörens bewusst und ich werde mal schauen wie es mir damit geht. Ich glaube echt besser!

    Liebe Grüsse
    Heike

    • Claudia Kauscheder sagt

      Hallo, Heike!

      Entschuldige die späte Antwort, WordPress hat mir nicht angezeigt, dass es neue Kommentare gibt, jetzt bin ich ziemlich hinten nach :-(. Das freut mich, wenn ich bei dir fruchtbaren Boden gefunden habe! Einfach mal ausprobieren, dann merkst du eh sehr schnell, ob das ein Weg für dich ist!

      Liebe Grüße
      Claudia

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert