Es gibt sie, diese Tage. Sie starten chaotisch, du hast unzählige Aufgaben im Kopf, springst geistig von einem To-Do zum nächsten – und hast das Gefühl, egal, womit du anfängst, die Zeit wird nicht reichen, die Katastrophe ist vorprogrammiert.
Genau hier setzen die drei Tipps an, die nicht nur deine Produktivität steigern, sondern auch dabei helfen, deinen Arbeitstag zu retten.
Darum geht's hier:
(1) Mach sofort eine Tagesplanung!
Das klingt vielleicht banal, aber eine Tagesplanung ist der Schlüssel zu einem produktiven Arbeitstag. Ohne einen Plan verlierst du dich schnell in spontanen Aufgaben, Ablenkungen oder plötzlichen Feuerwehreinsätzen – und schwupps, ist der Tag vorbei, ohne dass du deine wichtigsten Aufgaben erledigt hast.
„Es ist doch gerade chaotisch und ich habe keine Zeit für eine Tagesplanung!“
Diesen Satz höre ich oft – und lasse ihn nicht gelten. Denn gerade, wenn du in so einen „schlechten“ Arbeitstag startest: Die Tagesplanung kostet dich nur 5 bis 10 Minuten, bringt dir aber so viel Zeitersparnis und Fokus zurück! Sie ist eine Investition in deinen produktiven Tag – und deine Nerven!
- Du bekommst Klarheit: Was steht heute an? Welche Aufgaben haben Priorität? Und ich weiß, „alles“ ist wichtig. Aber gerade, wenn es darum geht, deinen Arbeitstag zu retten, ist es wichtiger, eventuell sogar den dringenden Aufgaben Priorität zu geben. Auch wenn das meinem Prinzip „früher als notwendig beginnen“ widerspricht. Denn das „früher“ ist einfach schon vorbei!
- Du sparst Zeit: Eine strukturierte Planung hilft dir, den Überblick zu behalten und unnötige Umwege zu vermeiden.
- Du hast mehr Kontrolle: Du bestimmst bewusst, was heute passiert, anstatt nur auf Ereignisse zu reagieren.
Also mach dich gleich dran und plane deinen Tag von überfordernd zu strukturiert mit diesen 5 Schritten:
- Überblick verschaffen: Schau in deinen Kalender und auf deine To-Do-Liste. Was steht für diesen Tag an? Auch wenn es zu viel ist: Schau nicht weg!
- Prioritäten setzen: Welche Aufgaben sind wirklich wichtig? Was kannst du löschen, delegieren oder verschieben?
- Zeitblöcke einplanen: Plane deine Aufgaben realistisch in deinen Tag ein – inklusive Pausen!
- Flexibel bleiben: Falls sich etwas ändert, passe deinen Plan an, aber halte dich an deine Prioritäten.
- Und, ganz wichtig: Alles, was heute keine Priorität hat oder lebenswichtig ist, blende aus! Ich kann dir versprechen, es läuft dir (leider) nicht davon. Aber jetzt geht es darum, diesen Arbeitstag zu retten!
Danke fürs Zuhören!
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(2) Mache deine wichtigste Aufgabe (vor allem heute) konsequent fertig
Ein großes Problem vieler Selbstständiger ist, dass sie zu viele Aufgaben gleichzeitig beginnen, aber nichts fertigstellen. Das führt zu einem Gefühl von Stillstand und Überforderung.
Genau das macht einen Arbeitstag chaotisch.
Der Zeigarnik-Effekt verhindert das Fertigwerden-Gefühl.
Wir merken uns unvollendete Dinge besser als vollendete.
Das bedeutet für dich: Sobald du mit einer Aufgabe nicht fertig wirst und sie aus irgendwelchen Gründen unterbrechen musst, beschäftigt sie dich einerseits weiter, auf der anderen Seite hast du nicht das Gefühl von „fertig“. Und wie schon geschrieben: beobachte dich selbst dabei, wann du zufrieden mit deinem Arbeitstag warst oder wann dieses unangenehme Gefühl aufkommt, dass du nichts geschafft hast.
Ich wette mit dir, dass das ganz oft dann der Fall ist, wenn du zwar viel gemacht – aber nichts davon fertig gemacht hast.
Hier kannst du mehr zum Thema „Mit deiner Arbeit fertig werden“ erfahren!
Deshalb: Konzentriere dich auf die eine wichtigste Aufgabe an diesem Tag und bringe sie konsequent zu Ende.
So findest du deine wichtigste Aufgabe
Jeden Tag gibt es unzählige To-Dos, aber nicht alle sind gleich wichtig. Frage dich:
- Was bringt mich heute am meisten voran?
- Welche Aufgabe hat die größte Auswirkung auf mein Business?
- Was würde mir das Gefühl geben, wirklich etwas geschafft zu haben?
Das kann ein Kundenprojekt sein, ein Blogartikel, eine Strategieplanung oder eine Technik-Optimierung.
Wichtig ist: Diese Aufgabe verdient volle Aufmerksamkeit und sollte nicht zwischen anderen Tätigkeiten untergehen.
Plane bewusst Zeit für den Abschluss ein. Wenn du eine Aufgabe nicht komplett abschließen kannst, dann setze dir zumindest ein klares Etappenziel.
So bleibst du fokussiert
Die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit
Verteile deine Aufgaben innerhalb deiner Tagesplanung in die Zeiten, für die sie ideal sind. Die wichtigste Aufgabe in eine Zeit, in der deine Energie hoch ist. Das ist übrigens nicht bei jedem/jeder der frühe Morgen! Die Aufgaben, die weniger Energie oder Kreativität von dir fordern, legst du in energieärmere Zeiten.
Bereite dich vor
Stelle sicher, dass du alles hast, was du für deine Aufgabe brauchst (Logins, Materialien, Informationen). So verhinderst du unnötige Unterbrechungen und Umwege. Es ist auch einfach nicht motivierend, wenn du immer wieder etwas suchen musst, bevor du weiter arbeitest. Daraus entstehen auch ganz schnell „lose Enden“.
Ein abgeschlossenes To-Do gibt dir ein Erfolgsgefühl und reduziert Stress.
Nutze die Pomodoro-Technik
Gerade, wenn es zeitlich eng und im Kopf chaotisch wird, nutze ich die Pomodoro-Technik sehr gerne. Auch meine KundInnen melden mir oft zurück, dass sie völlig fasziniert davon sind, was in so einer 2-stündigen Pomodoro-Session alles erledigt werden kann!
Ich habe bereits zwei Artikel zur Pomodoro-Technik geschrieben. Wenn du Zeit hast (!), lies rein ;-).
(3) Schau so oft wie nötig auf deinen Tagesplan
Planen allein reicht nicht – du musst deinen Plan auch nutzen!
Viele machen den Fehler, ihre To-Do-Listen, Pläne und Kalender zu erstellen und sie dann zu ignorieren. Der Schlüssel liegt darin, regelmäßig zu überprüfen, wo du stehst.
Darum solltest du deinen Plan regelmäßig anschauen
- Du bleibst auf Kurs: Falls du abschweifst oder sich etwas ändert, kannst du schnell reagieren.
- Du nutzt deine Zeit besser: Falls ein Termin kürzer dauert als geplant, kannst du die gewonnene Zeit sinnvoll nutzen.
- Du bekommst ein gutes Gefühl für deinen Fortschritt: Das motiviert und hält dich fokussiert.
Lass deinen Tagesplan sichtbar! Ich habe meine To-Do-Liste in Trello und meinen Kalender immer offen, damit ich sie jederzeit im Blick habe.
So integrierst du deinen Plan in den Arbeitstag:
Mache einen kurzen Mittags-Check-In. Bist du im Zeitplan oder brauchst du Anpassungen?
Oder, du nutzt deinen Plan nach jeder erledigten Aufgabe. Was ist als Nächstes dran? Brauchst du eine Pause?
Erinnere dich daran. Stelle dir stündlich einen Wecker oder nutze eine Erinnerung, bis es zur Gewohnheit wird.
Fazit: 3 einfache Schritte, um deinen Arbeitstag zu retten
Produktivität bedeutet nicht, sich mit Arbeit zu überladen, sondern angepasst an deine Bedürfnisse zu arbeiten. Ich hoffe, dass dir diese drei Tipps über den nächsten chaotischen Arbeitstag hinweg helfen.
✅ Plane deinen Tag bewusst, auch wenn du meinst, dass du gerade keine Zeit dafür hast.
✅ Beende deine wichtigste Aufgabe konsequent. Und danach übrigens auch jede weitere Aufgabe. Und vergiss Multitasking, das stresst!
✅ Halte dich an deinen Plan und überprüfe ihn regelmäßig.
Und wenn du diesen Tag gerettet hast, dann mach dich möglichst gleich daran, deine Tagesplanung auf solide Beine zu stellen.
Damit es dir nicht mehr passiert, vom Bett in einen chaotischen und damit anstrengenden Tag zu plumpsen!
Probier es aus und erzähle mir in den Kommentaren: Welcher dieser Tipps hilft dir am meisten?
PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!