Selbstmanagement und Selbstführung
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An einer Aufgabe dranbleiben – 3 Tipps

An einer Aufgabe dranbleiben - 3 Tipps

Eine der Teilnehmerinnen in Home-sweet-Office hatte kürzlich eine wichtige Frage in die Runde gestellt: „Wie kann ich tagsüber an einer Aufgabe dranbleiben? Ohne mich von den vielen Gedanken in meinem Kopf ablenken zu lassen?

Das ist nicht nur eine wichtige Frage, sondern auch eine große Herausforderung für uns HomeworkerInnen! Oder ist es dir noch nie passiert, dass du mit einer deiner Aufgaben angefangen – und dich binnen ein paar Minuten ganz woanders wiedergefunden hast?

Es gibt dagegen zwar kein Patent-Rezept, aber ein paar Ideen, wie du deinen Fokus bei einer Aufgabe halten kannst, gibt es durchaus.

Der Dranbleiben-Block

Es ist eigentlich ganz simpel: Hab einen Block auf deinem Arbeitsplatz liegen! Griffbereit auch gleich ein Schreibwerkzeug.

Wann immer dir nun während einer Aufgabe eine Idee für etwas ganz anderes durch den Kopf schießt, schreib‘ sie auf und kehre zu der ursprünglichen Aufgabe zurück!

So verwendest du den Dranbleiben-Block

  • Notiere kurz, was dich gerade versucht abzulenken.
  • Hast du die Aufgabe, an der du dranbleiben wolltest, abgeschlossen, dann nimm den Block zur Hand und arbeite die Notizen ab.
  • Streiche alles durch, was du weiterverarbeitet hast.
  • Ist eine Block-Seite voll, wirf sie weg und fange eine neue leere an.

Klingt ganz einfach, allerdings gibt’s ein paar Regeln dabei, die du dir angewöhnen solltest, damit dieses System funktioniert.

Nicht größer als A5

Je mehr Unterstützung du in Sachen Disziplin brauchst, desto kleiner sollte dein Block sein. Meiner ist A5, allerdings hatte ich zu Beginn einen Block, der sogar kleiner als A6 war.

Wenn du mit einem sehr großen Block arbeitest, dann ist die Gefahr größer, dass du „nur“ sammelst, weil ja noch genügend Platz frei ist. Das ist aber nicht Sinn und Zweck der Sache.

Beginne also mit dem kleinsten Block, den du gerade hast!

Täglich übertragen oder abarbeiten

Die Gefahr, die bei einem Notizblock oder -Buch entsteht, ist, dass du nur sammelst und notierst, dann aber nichts damit machst. Darum ist dieses System mit einem Block auch besser als ein Notizbuch, in das du dann nie wieder hineinschaust. Du schaust nämlich nicht hinein, weil du in dieser unsortierten Sammlung nichts mehr findest.

Das bedeutet natürlich auch, dass du irgendwo (bei mir in Trello und OneNote) ein System brauchst, wo du dir deine Notizen, Aufgaben und Ideen so notierst, dass du sie wiederfindest bzw. auch erledigst!

Ein „Ideen-Grab“ vermeidest du, indem du dir (auch durch den begrenzten Platz auf deinem Block) angewöhnst, diese Notizen spätestens am Ende deines Arbeitstags durchzugehen und in dein System zu überführen oder zu erledigen.

Der größte Fehler: Du schlägst den vollen Zettel um oder reißt ihn ab, um ihn „später“ abzuarbeiten. Das erhöht nur deine Zettelwirtschaft.

Jetzt wunderst du dich vielleicht, dass ich nicht sofort alles in Trello notiere, wo ich damit doch mein gesamtes Business plane und steuere.

Aber meine Boards und auch die Notizbücher in OneNote sind nach einem bestimmten System aufgebaut. Es würde mich in der Sekunde noch mehr ablenken bzw. unterbrechen, wenn ich den Gedanken nicht einfach kurz notieren, sondern ihn in mein System überführen würde.

Das kommt in einem nächsten Schritt.

Und es gibt ja auch z.B. die 2-Minuten-Aufgaben, die mich im Tun unterbrechen und die gehören einfach nicht auf die ToDo-Liste in Trello!

Wenn die Seite voll ist

Ich verwende diesen Block auch z.B., wenn ich ein Live-Meeting in einem meiner Kurse abhalte und aufgrund der Fragen etwas recherchieren oder notieren muss. Oder ich bekomme einen „Zuruf“ von meinem Mann.

Wenn die Seite voll ist, überprüfst du noch einmal, ob du alles, was darauf steht, weiterverwertet und durchgestrichen hast und wirfst diesen Zettel weg!

So banal es klingt, das ist ein sehr wichtiger Schritt!

Bitte fange keinen neuen Zettel an, bevor du den vollen nicht verarbeitet hast!

Die Podcast-Episode zum Artikel

<strong>Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!</strong>

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Das Buddy-System

Selbstverpflichtung fühlt sich schwer an.

Und das ist es auch. Denn ich bin sicher, dass du Verpflichtungen (also Aufgaben), die du gegenüber deinen KundInnen eingehst, wie selbstverständlich erfüllst. Und natürlich auch termingerecht.

Die Motivation und Verpflichtung kommt also von außen.

Das ist auch mit ein Grund, warum das CoWorking in Home-sweet-Office 2.0 so gut funktioniert. Jede CoWorking-Session beginnt mit einer Commitment-Runde, bei der jede Teilnehmerin sagt, was ihre wichtigste Aufgabe des Tages ist. Und am Ende kann sie dann berichten, ob’s geklappt hat.

Genau denselben Effekt kann es haben, wenn du dich mit einem „Buddy“ zusammentust.

Ich schreibe absichtlich „kann“, denn auch dabei gibt’s ein paar Fallstricke, die du aber durch diese Regeln umgehen kannst.

Zeitlich begrenzt

Abgesehen davon, dass es gar nicht so einfach ist, einen passenden Buddy zu finden, ist es noch viel schwieriger, so eine Zusammenarbeit zu beenden! Daher empfehle ich dir, dass du einen bestimmten Zeitraum bestimmst, nach dem dann besprochen wird, ob es weitergeht oder nicht.

Wie oft?

Brauchst du ein tägliches Commitment? Oder reicht es dir, am Beginn der Woche deine Domino-Aufgaben mit deinem Buddy zu besprechen und am Ende der Woche zu berichten, wie es gelaufen ist?

Diese Frage sollten sich natürlich alle TeilnehmerInnen einer solchen Arbeitsgemeinschaft stellen und die Bedürfnisse sollten übereinstimmen.

Nur schriftlich!

Der erste Impuls bei so einer Zusammenarbeit könnte sein: „Wir treffen uns in der Früh und am Abend gaaaanz kurz in einem Zoom-Raum …„.

Davon rate ich dringend ab!

Denn wir Menschen sind soziale Wesen und es ist nur natürlich, dass in so einem Zoom-Meeting auch geplaudert, erzählt und diskutiert wird.

Bei dieser Art Buddy-System (im Gegensatz zu einer Mastermind oder einem Erfolgsteam) geht es aber nur darum, dein Commitment zu erhöhen – und das reicht in den meisten Fällen auch schriftlich.

Darum empfehle ich, die Kommunikation (vor allem täglich) auf einen Messenger-Dienst zu beschränken. In der Früh schreibt jede/r die wichtigste Aufgabe hinein und am Abend, ob es geklappt hat, oder nicht.

Im Power-Qartal arbeiten wir z.B. in der Facebook-Gruppe mit so einem Commitment-System. Zum Beginn der Woche legen alle ihre Planung in einem Thread offen, am Ende der Woche zeigen sie ihre Erfolge und im wöchentlichen Meeting besprechen wir dann, welche Lösungen für eventuelle „Hänger“ es geben könnte.

Ob du dich dann trotzdem z.B. einmal pro Woche persönlich austauschen möchtest, ist eine Frage der Zeit und deiner Priorität.

Timetracking

Ein Phänomen, das ich bei mir selbst auch jeden Tag beobachten kann, ist, wie sehr es meinen Fokus schärft, wenn ich mein Timetracking-Tool für eine bestimmte Aufgabe gestartet habe.

Wenn die Uhr die Minuten mitzählt, die ich dafür brauche, meinen Blogartikel zu schreiben, dann fällt es mir sofort auf, wenn ich mich durch einen anderen Gedanken ablenken möchte.

Und auch meine KundInnen, denen ich immer empfehle, ihre Arbeitszeit zu tracken, bemerken, dass sie wesentlich zufriedener und produktiver sind, wenn sie wissen, dass im Hintergrund die Uhr läuft.

Einen ähnlichen Effekt kannst du übrigens auch durch die Pomodoro-Technik bewirken.

Ein letztes Wort

Wie so oft, wenn es darum geht, sich eine neue Routine, eine Gewohnheit oder einen Workflow anzugewöhnen, solltest du am Beginn sehr streng mit dir selbst sein.

Dabei muss ich an die Englisch-Lehrerin meiner Tochter denken. Ihr Ruf eilte ihr voraus und viele Kinder hatten echt Spundus vor ihr. Als ich sie auf ihre Strenge angesprochen habe, sagte sie: „Lockerer werden kann ich immer noch.

Und das wurde sie auch.

Meine Tochter hat sie am Ende ihrer Schulzeit übrigens geliebt und ging mit ausgezeichneten Englisch-Kenntnissen in die nächsthöhere Schulstufe.

Also wann immer du dir einen neuen Workflow angewöhnen möchtest, halte dich so genau wie möglich an den Ablauf, lockerer damit werden kannst du immer noch!

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!


 

2 Kommentare

  1. Liebe Claudia!
    Dein Newsletter kam genau zur richtigen Zeit! Der Dran-Bleiben-Block ist eine super Idee und ich habe noch währen des Lesens des Newsletters den kleinen A7 Block herausgekramt, der seit Jahren von einer Schublade in die nächste geschoben wurde, und die ersten beiden „Ablenker“ notiert!
    Ich bin überzeugt, dass mir dieser kleine Block ein lieber Begleiter sein wird und freue mich außerdem, nun eine wichtige Aufgabe für den kleinen Block gefunden zu haben…
    Lieben Gruß
    Annett

    • Claudia Kauscheder sagt

      Das freut mich, dass du sofort loslegen konntens, Annett! Und danke für dein Feedback!
      Liebe Grüße
      Claudia

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