Du willst dir wirklich von einem Tool vorschreiben lassen, was du jetzt gerade zu tun hast? Wahrscheinlich schüttelst du empört den Kopf und widersprichst: „Das hab‘ ich doch selbst bestimmt, wann ich an meine Aufgabe erinnert werden soll!“ Wenn du dich da nur nicht irrst – und warum du hoffentlich nach diesem Artikel alle Benachrichtigungen abdrehst und selbst für dich sorgst, darum soll’s heute gehen. Gerade arbeite ich in einem 3-Monats-Paket mit einem 1:1-Kunden zusammen und schon nach kurzer Zeit, in der wir nur wenige Trello-Boards für ihn eingerichtet haben, spürt er bereits die Erleichterung und Entspannung im Kopf. Natürlich gehört zu jedem Board auch ein gewisser Workflow, das hatten wir so definiert. Umso mehr war ich überrascht, als er mich gebeten hat, ihm genau zu erklären, wie die Benachrichtigungen bei Trello einzustellen seien. Meine etwas ketzerische Rückfrage an ihn: „Wozu brauchst du das?“ Nicht ablenken lassen – unmöglich durch Benachrichtigungen In diesem Bedürfnis, dich von Tools an Termine und Aufgaben erinnern zu lassen, stecken ganz unterschiedliche Beweggründe. Bei meinem Kunden war es z.B. auch, …

Verwendest du PostIts? Oder mehrere Notizbücher? Bei uns Onlinern: Mehrere Tools für ein und dieselbe Art von Aufgaben? Aber selbst wenn du diesen Versuchungen widerstehen kannst, gibt’s noch einen anderen Grund dafür, dass du das Gefühl hast, nichts zu Ende zu bringen und keine Struktur in deiner Arbeit zu haben. Struktur – ein großes Wort – aber was bedeutet das eigentlich? Lass es uns einfach einmal auf drei ganz simple Fragen herunterbrechen: Was ist genau zu tun? Diese Frage steht immer an erster Stelle, wenn es um Aufgaben und Projekte (und seien sie noch so klein) und natürlich auch ums Alltagsgeschäft geht. Wenn du also den großen Berg „Projekt“ in kleine Was-Abschnitte zerteilst, achte bitte darauf, dass die Einzelschritte so klein wie möglich, aber so groß wie nötig sind. Wenn du diese Abschnitte zu groß machst, kommt eventuell dein Perfektionismus dazwischen und du fängst gar nicht erst an. Wählst du sie zu klein, wird deine Todo-Liste unübersichtlich und du bist von der Menge überfordert. Ein Beispiel: Die Aufgabe „Landingpage erstellen“ kann für dich ein Riesenaufwand …

Ich arbeite ja schon seit Jahren mit der 1-Minuten Todo-Liste nach Linenberger und empfehle dieses System auch immer meinen KundInnen. Aber obwohl diese Todo-Liste vorsieht, dass du dir nicht mehr als eine Handvoll Aufgaben für den Tag vornimmst, höre ich einen Satz von meinen KundInnen immer wieder: „Ich schreibe mir eine Todo-Liste und dann setze ich es nicht um.“ Und am liebsten antworte ich ihnen: „Bleib entspannt, das ist ganz normal!“ Natürlich gibt es einige Gründe, warum deine Todo-Liste nicht funktioniert, und die schauen wir uns auch genauer an. Aber auf der anderen Seite ist es einfach so, dass ich nur sehr wenige Menschen kenne, die das zu 100 % im Griff haben. Ich gehöre übrigens auch nicht dazu. Sie schreiben sich ihre Aufgaben auf ihre Liste und fangen dann an, von oben nach unten abzuarbeiten. Ohne Wenn und Aber. Und ja, ich empfehle meinen KundInnen auch immer, nicht darüber nachzudenken, ob sie gerade „Bock“ auf die Aufgabe haben, die ansteht, denn das spart Zeit und lässt weniger Widerstände aufploppen. Was wichtiger als „funktionieren“ ist …

Egal, ob nach den Feiertagen, nach einer Urlaubspause, nach einer überstandenen Krankheit, ganz oft höre ich bei meinen Kundinnen den Vorsatz, ab jetzt „fokussiert arbeiten“ zu wollen. Oft ist dieser Wunsch für meine Kundinnen auch der Einstieg in mein Programm Home-sweet-Office 3.0 und sie sind dann vielleicht sogar etwas desillusioniert, wenn sie dort nicht sofort Tools und Arbeitstechniken an die Hand bekommen, die (möglichst sofort und ohne Anstrengung) fokussiertes Arbeiten ermöglichen. Fokussiert Arbeiten ist das Gipfelkreuz im Selbstmanagement! Fokus und auch Konzentration entsteht erst, wenn du die Grundlagen dafür gelegt hast, die ich dir hier umreißen werde (denn eigentlich besteht mein halber Blog daraus …). Erst danach wird es für dich leichter sein, den Ablenkungen zu widerstehen. Pausen so zu machen, dass sie dir die Energie dafür liefern, konzentriert zu arbeiten. Deinem Arbeits- und Lebensrhythmus zu folgen und somit z.B. auch deinen Rhythmus in der Content-Erstellung anzupassen. Und auch Tools und Arbeitstechniken so anzuwenden, dass sie dich unterstützen und nicht Zeit und Energie kosten. Wenn wir also beim Bild des Gipfelkreuzes bleiben, dann ist ganz …

Dieser Beitrag wurde im Jänner 2024 von mir liebevoll überarbeitet und erweitert! Die erste Aufgabe in meiner Home-sweet-Office Challenge war es in den ersten Jahren immer, den Schreibtisch neu zu organisieren. Und ich kann mich noch gut erinnern, als ich die Challenge-Aufgaben damals 2017 das erste Mal zusammengestellt hatte, dass ich mir gedacht hatte: „Das ist viel zu basic … macht ja eh jede/r Solopreneur“. Die Rückmeldungen haben mir aber sehr schnell zwei Erkenntnisse gebracht: Nein, das macht nicht jede/r Selbständige (schon gar nicht regelmäßig) und Es hat einen immensen positiven Effekt, besonders wenn du alleine im Homeoffice arbeitest! Hier nur eine von vielen begeisterten Rückmeldungen – lass dich anstecken ;-). Was hat ein leerer Schreibtisch mit Einstein zu tun? Es gibt da ein Zitat, das mir immer wieder an den Kopf geworfen wird, wenn es um leere Schreibtische geht: Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was sagt dann ein leerer Schreibtisch über den Menschen, der ihn benutzt aus? Albert Einstein Unordentlich ist wohl das falsche Wort. Voll passt eher! Also noch einmal: …