Produktivität und Effizienz
Veröffentlicht am 2. November 2015
Kommentare 30

Von der ToDo- zur Done-Liste mit Trello

von Claudia Kauscheder
Mit Trello von der ToDo- zur Done-Liste

Ich glaube, man liebt sie – oder man hasst sie. Wie so oft im Leben. So eine richtige Grauzone habe ich bisher noch nicht erlebt.

Denn selbst wenn man es tut, weil es nicht anders geht – dann liebt man sie ganz sicher nicht.

Wovon ich spreche?

Von deiner ToDo-Liste!

Selbständig im Netz hat zur Blogparade aufgerufen und möchte einen Blick in die ToDo-Listen der Nation(en) werfen. Ich habe zwar schon ein paar Artikel über Aufgaben-Planung und auch über Trello geschrieben, allerdings … ein Blick darauf ist bisher nur den Teilnehmern meiner Online-Kurse „gegönnt“ gewesen. Ist ja kein großes Geheimnis ;-).

Gut, dann will ich mich den Fragen widmen!

Die Methode für meine Trello ToDo-Liste

Nutzt du eine To-do-Liste oder eine ganz andere Methode, um dir Dinge zu merken und deinen (Arbeits-)alltag zu strukturieren? Oder gehörst du zu den glücklichen Menschen, die sich einfach alles problemlos merken können?

Ein ganz eindeutiges JA zur ToDo-Liste. Ich möchte mir gar nicht alles merken müssen, denn ich glaube, dass mein Gehirn für Besseres gedacht und gemacht ist.

In einem früheren Beitrag habe ich bereits von meiner langen Reise zum für mich richtigen System in meiner ToDo-Liste geschrieben. Es basiert auf der 1-Minuten-ToDo-Liste von Michael Linnenberger, hat also nur 3 Haupt-Listen (zeige ich dir ein Stück weiter unten) und befindet sich in einem Trello-Board.

Wenn es ganz besonders wichtig ist, den Fokus auf meine Top 3-5 Aufgaben zu behalten, dann kommt es auch schon vor, dass ich sie mir auf mein Whiteboard oder ein PostIt schreibe und die restliche Liste geschlossen halte.

Sicherheitshalber. Um mich ganz sicher nicht durch andere Aufgaben ablenken zu lassen.

Warum es funktioniert

Ich denke, egal welches System oder auch Tool du verwendest, ein Grundsatz, den ich mir aus Getting Things Done mitgenommen habe, ist Grundvoraussetzung:

„Egal welches System du für deine ToDo-Liste verwendest – es muss verlässlich sein!“

Das heißt, die beste, ausgefeilteste, hübscheste und überall abrufbare ToDo-Liste hilft dir überhaupt nichts, wenn dein Unterbewusstsein nicht davon überzeugt ist, dass es sich darauf verlassen kann. Wenn auch nur der kleinste Zweifel „Muss ich mir extra noch merken …“ vorhanden ist, dann kannst du dich nicht entspannen.

Und in entspanntem Zustand ist deine Produktivität und auch Kreativität sicher höher, als wenn du verkrampft versuchst, dir alles zu merken.

Kürzlich hat eine Kollegin zu mir gesagt „Ich hab‘ keine ToDo-Liste. Es gibt Termine und was ich vor denen zu tun habe, weiß ich eh.“

Hmmm … das weiß ich natürlich auch. Ich weiß z.B. was ich vor und nach einem Webinar zu tun habe. Sogar ca. wann ich das zu tun habe. Und jetzt kommt das „Aber“ für mich. Wenn ich es nicht z.B. in Form einer Checkliste aufgeschrieben habe, muss ich:

  • kurz nachdenken, was zu tun ist,
  • eine Entscheidung treffen, was ich jetzt mache und
  • mir merken was ich schon erledigt habe.

Dann doch lieber eine Checkliste und ein Ablaufplan :-)

Die Podcast-Episode zum Artikel

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Offline oder Online?

  • Bist du eher der Offline- oder Online-Typ?
  • Wie sieht deine ToDo-Liste aus? Zeig uns ein Bild!
  • Welche Apps oder Online-Software nutzt du? Hast du schon mehrere genutzt: Welche ist dein Favorit?

Inzwischen ganz eindeutig online. Solange ich noch nicht selbständig war und nicht im Home-Office gearbeitet habe, habe ich es geliebt, so richtig dicke Kalender und Planer mit mir herumzuschleppen. Aber das ist doch schon eine Weile her.

Dabei geht es mir nicht darum, von überall aus darauf zugreifen zu müssen. Ich bin ja hauptsächlich im Home-Office und selten unterwegs. Das einfachere, schnellere Handling und vor allem auch der Spaß am Tun ist es, der mich zu meinem Lieblings-Tool Trello geführt hat.

Davor habe ich schon einige Tools ausprobiert, wie z.B. Remember the Milk und andere ToDo-Listen Apps, an deren Namen ich mich nicht mehr erinnern kann.

Ein Blick in meine ToDo-Liste von gestern

 

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Prioritäten setzen

Wie wird bei dir ersichtlich, welche Aufgabe dringend ist und welche du noch aufschieben kannst? (Stichwort: Prioritäten)

Nachdem meine Liste aus drei Haupt-Listen besteht, ergibt sich die Priorität schon daraus, auf welcher Liste die Aufgabe steht.

Gibt es eine absolute Deadline, an der ich es erledigt haben muss, dann setze ich zusätzlich ein Fälligkeitsdatum. Aber nur dann. Wenn nämlich bei jeder Aufgabe ein Fälligkeitsdatum steht, dann verpufft dieser Effekt wieder!

Außerdem verwende ich Labels, um Projekte auseinanderhalten zu können. Auch dadurch sehe  ich Prioritäten. Wenn eine Aufgabe z.B. das Label für meinen Arbeitgeber (ich bin nebenbei noch 20 Stunden angestellt) hat, dann hat das eine höhere Priorität als ein Kärtchen ohne Fälligkeitsdatum und Label.

Schlussendlich sortiere ich die Kärtchen täglich.

Oben = höhere Priorität.

Ein zusätzlicher hilfreicher Effekt des sortierens ist, dass ich so die Aufgaben in genau der Reihenfolge abarbeite und nicht jedes Mal entscheiden muss, was jetzt als Nächstes dran ist.

Sanfter Druck erhöht meine Produktivität

Setzt du dich durch ToDo-Listen manchmal zu sehr unter Druck oder bringt dich erst deine ToDo-Liste so richtig in Fahrt?

So unsportlich ich sonst bin, da nehme ich’s sportlich ;-).

Ein bisserl Wettlauf mit der Uhr (z.B. mit der Pomodoro-Technik), ein bisserl Timetracking und ein bisserl „Schau’n wir mal, was heute so geht!“ erhöhen bei mir den Spaß am Tun.

Wenn ich unter unangenehmen Druck gerate, dann nicht, weil ich eine ToDo-Liste verwende, sondern eher, weil nicht alles schriftlich festgehalten ist und ich somit keinen Überblick und zu viel im Kopf herumschwirren habe.

Fazit

Die Worte „planen“ und „Spaß“ werden sehr selten in einem Satz genannt. Aber wie einer der Entwickler, Michael Pryor, auch in diesem Interview zur Trello-Version in Deutsch betont:

Es kann und darf Spaß machen!

Wenn ich dich jetzt ein bisserl angesteckt habe, klicke auf den Button, hol‘ dir drei kostenfreie Videos aus meinem Trello-Kurs und starte sofort los!

P.S: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

 

30 Kommentare

  3. Diana sagt

    Liebe Claudia,
    ich muss gestehen, dass ich nach vielem Ausprobieren, doch wieder bei offline gelandet bin. Wobei, Trello definitiv auch noch auf meiner To Do und Ausprobierliste steht.

    Ich nehme mir jeden Morgen eine Karteikarte und schreibe die To Dos des Tages auf. Ich liebe es, mit einem großem Schwung die erledigten To Dos durchzustreichen ;-).

    Als Ideenheldin, möchte ich jeden Morgen in mich hinein spüren, ob ich gerade in der jeweiligen Stimmung für das to Do bin. Manche Tage, fließen zum Beispiel Texte nur so aus mir heraus, an anderen Tagen, kommt kaum ein Wort, dann weiß ich, jetzt ist es Zeit für die Buchhaltung ;-).

    Also Ja, ich plane meine To Do´s und ich schiebe sie dann je nach Stimmung auch noch etwas hin und her, bis es passt ;-).

    Liebe Grüße,
    Diana

    Antworten
    • Claudia Kauscheder sagt

      Liebe Diana,

      da ist doch nichts zu gestehen! In ganz heißen Zeiten kommt es auch vor, dass ich meine Top-ToDos auf eine Karteikarte schreibe oder auf das Whiteboard und Trello gar nicht aufmache, um ja nicht abgelenkt zu werden. Ich find’s nur wichtig, dass jeder sein eigenes System findet, das funktioniert und entstresst. Und wenn du Trello ausprobieren möchtest, dann weißt du ja, wo du Infos findest ;-)

      Wünsch‘ dir heute einen supidupi Tag!
      Liebe Grüße,
      Claudia

      Antworten
  4. Johannes sagt

    Hallo,
    Ich bin ebenfalls offline To Do-Listen Schreiber. Und das auch nicht sehr regelmäßig, halt immer wenn erst eine größere Anzahl wichtiger Dinge ansteht. Durch den Artikel hab ich jetzt Lust bekommen mal ein Tool wie trello auszuprobieren. Scheint ja auch kostenlos zu sein oder? Liebe grüße, Johannes

    Antworten
    • Claudia Kauscheder sagt

      Hallo, Johannes!

      Ja, Trello ist in der Basis-Version – die zu Beginn völlig reicht – kostenlos. Hast du dir meine gratis Videos bestellt? Da bekommst du sicher einen ausreichenden Eindruck von Trello damit du weißt, ob du es probieren magst. Bin gespannt!

      Liebe Grüße,
      Claudia

      Antworten
  15. Wie du mit diesen einfachen Elementen überzeugende Werbetexte schreibst – WordPress on Google Compute Engine sagt

    […] Claudia Kauscheder über Trello – ein geniales System […]

    Antworten
  16. Hans Widerlechner sagt

    Liebe Claudia,

    ich war auch schon ewig auf der Suche mit verschiedensten Tools und Techniken. Seit einer Woche verwende ich deine Technik mit Trello und es klappt wirklich gut. Vielen Dank dafür!
    Eine Frage habe ich aber noch – bei Getting things done wird alles, das mehr als einen Task beinhaltet als „Projekt“ bezeichnet.
    Ich habe auch sehr viele solcher Projekt-Tasks. Wie kann ich da die Übersicht bzgl. der Zuordnung behalten? Mit Labels wird es schwer, da es sich dabei um viele kleinere Tasks handelt. Wie bildest du so etwas ab?

    Vielen Dank und liebe Grüße aus Wien!

    Antworten
    • Claudia Kauscheder sagt

      Lieber Hans,

      super, das freut mich, dass du mit diesem System etwas anfangen kannst! Du könntest diese Projekt-Tasks als Checkliste in das Projekt-Kärtchen einfügen. Bei größeren Projekten verwende ich durchaus die Labels dafür, du kannst ja jede Farbe auch mehrmals verwenden.

      Liebe Grüße,
      Claudia

      Antworten
  18. Astrid Imelmann sagt

    Liebe Claudia,

    nachdem ich den Trello- Kurs bei Dir gemacht habe, war und bin ich ein Trello- Fan. Meine Liste habe ich nach dem System Personal Kanban aufgebaut. Vor der Spalte „erledigt“ hab ich noch die Spalte “ wartet“ eingefügt, weil ich bei vielen Aufgaben, die ich zunächst erledigt habe, noch auf eine Rückantwort warte. Ich glaube das kommt auch aus GTD.
    Den Aufgabenvorrat hatte ich auch schon mal weiter aufgeteilt und Kalender Wochen als Titel über die Listen geschrieben. Das war nicht schön. Dann habe ich die Aufgabe doch nicht in dieser KW gemacht oder ich hab die Liste gleich ignoriert. Hab ich jetzt aber nur einen Aufgabenvorat, stehen dort Aufgaben drin, die nun wirklich noch Zeit haben, die ich aber immer wieder lese.

    Ich glaube die Lösung ist die Wochenroutine. Z.B. Freitag Nachmittag alles wieder aufnehmen. Listen durchsehen, Karten schieben, Wochenende genießen und montags wohlsortiert starten.

    Ich liebe mein Tello und stecke auch meine Kollegen an. Haben diese in Projekten von Astrids „Kärtchen“ gesprochen. Kommen nun häufig Bitten eine „Karte“ zulegen, weil sie dann wissen hier geht nichts verloren bis es fertig ist.

    Vielen Dank für die neue Motivation

    Liebe Grüße
    Astrid

    Antworten
    • Claudia Kauscheder sagt

      Was für ein schöner Live-Bericht, vielen Dank Astrid! DAS liebe ich an Trello – wenn die Listen nicht praktikabel sind, wird einfach ohne großen Aufwand umgestellt :-)

      Weiter viel Erfolg mit deinem System!

      Liebe Grüße,
      Claudia

      Antworten

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