Inzwischen öffne ich mein Online-Programm Home-sweet-Office 2.0 nur mehr ein Mal im Jahr und auch im letzten Durchgang hat es nur ein paar Wochen gebraucht und es hat sich bei vielen Teilnehmerinnen vieles verändert. Vor allem, was ihre Planung anbelangt.

Oder vielleicht sollte ich eher sagen: sie schaffen es bereits jetzt, ihre Pläne auch umzusetzen! Ich bin wirklich mächtig stolz auf diese Gruppe.

Denn zu Beginn des Kurses habe ich beim wöchentlichen CoWorking in den Abschluss-Runden sehr oft gehört:

„Ich bin heute nicht zu dem gekommen, was ich mir vorgenommen habe.“

Denn es passiert(e):

Das Unplanbare funkt dazwischen, Unvorhergesehenes wirbelt die ersten ambitionierten Tagespläne durcheinander und die Frage

„Wie soll ich jemals Unvorhersehbares einplanen können?“

steht wie der berühmte Elefant im Raum.

Kennst du das Phänomen auch? Am Montagmorgen schaust du zufrieden auf deinen Wochenplan und bereits mittags ist die Luft draußen – weil nichts von dem, was du dir vorgenommen hattest, Realität geworden ist.

Immer wenn eine der Teilnehmerinnen das gesagt hat, konnten wir natürlich auch gleich analysieren, was genau passiert war – und für die nächsten Tage gegensteuern.

Ein paar der Ansätze möchte ich dir gerne hier weitergeben, damit du nicht zu lange weiter strauchelst, im Herbst startet Home-Sweet-Office 2.0 wieder.

50/50 – oder wie?

Ein ganz pragmatischer Ansatz, der oft empfohlen wird, ist, einfach nur 50 % der zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden fix zu verplanen.

Ja, das ist eine Möglichkeit, aber bei mir z.B. hat das nie funktioniert. Denn ich hatte durch meine Teilzeit-Anstellung so wenige Stunden zur Verfügung – wenn ich da nur 50 % verplant hätte, wäre ich für mein Empfinden zu langsam vorangekommen..

Ich bin ein Verfechter des Dreigestirns planen – analysieren – anpassen. Im Fall von Unterbrechungen bzw. Unvorhergesehenem könnte also deine Strategie wie folgt aussehen:

1) Schreibe dir alles Unvorhergesehene auf

Ein Zettel neben dem PC, ein Kärtchen in Trello, ganz egal. Schreib dir die ganze Woche über jede Unterbrechung auf. Vorerst noch völlig ohne Bewertung oder Gegenstrategie.

2) Mache einen Wochenrückblick

Wie hilfreich so ein Wochenrückblick ist, habe ich in einem früheren Artikel bereits beschrieben.

Vielleicht machst du das bisher nicht, weil du einfach froh bist, dass die Woche vorbei und überstanden ist? Oder du hast keine Aufzeichnungen darüber, was du die ganze Woche so getan hast?

Damit ist ein Wochenrückblick natürlich sinnlos. Aber mit dieser Unterbrechungs-Liste hast du auf jeden Fall eine gute Basis, um zu analysieren und zu verändern. Mit dem klaren Ziel vor Augen:

Ich will Unvorhergesehenes einplanen können!

Fällt es dir vielleicht auch leichter, dir diese Analyse anzugewöhnen. Es reicht eine „Stricherl-Liste“, mit deren Hilfe du jetzt die häufigsten Unterbrechungen herausfindest.

• Waren es besonders viel Telefonate?
• Hast du schnell mal eben auf ein E-Mail reagieren „müssen“?
• Ist deine Familie oft hereingeplatzt?
• Sind ungeplant Besucher hereingeschneit?
• Hattest du Termine nicht eingetragen?
• Gab es Notfälle bei Kunden?
• Hast du für deine Aufgaben länger als geplant gebraucht?

3) Was hätte sich vermeiden/einplanen lassen?

Natürlich kommt es jetzt stark auf die Art deines Business an. Wenn dein Business-Konzept darin besteht, dass du die Kunden-Hotline bist, dann ist es z.B. nicht möglich, einen halben Tag telefonisch nicht erreichbar zu sein. Aber meistens ist es doch eher so, dass niemand auf deinem OP-Tisch liegt …

„Was hättest du vermeiden/einplanen können?“

Telefonate

Ich bin aus einer Generation, in der es teuer war, nicht ans Telefon zu gehen, wenn’s klingelt. Denn dann musste man auf eigene Kosten zurückrufen und somit war es oft oberste Priorität, auf Anrufe zu reagieren. Heute gibt’s Flatrates und somit ist das kein Grund.

Du musst nicht immer telefonisch erreichbar sein! Wenn du konzentriert arbeiten möchtest, dann nutze den Flugmodus deines Handys. Es muss ja nicht gleich ein ganzer Tag sein, aber 1-2 Stunden (z.B. wenn du mit der Pomodoro-Technik arbeitest) sind immer drin. Oder du bestimmst, dass du nicht vor 10:00 Uhr vormittags das Telefon aktivierst?

Aber nicht nur die Häufigkeit dieser ungeplanten Telefonate, auch die Länge ist ein wichtiger Punkt.

Wie schnell ist eine halbe Stunde um, wenn du telefonierst. Natürlich sollst du nicht „unkommunikativ“ werden. Aber wenn es um konkrete Fragen geht – was spricht dagegen, den Anrufer um ein paar Zeilen per Mail zu bitten (Betonung auf ein paar Zeilen!) und ihm dann über Mail oder ein kurzes Video zu antworten?

Damit hättest du den berühmten Fliegen-Effekt (mehrere Fliegen auf einen Schlag erledigt ;-) ):

• Du sparst Zeit,
• du kannst dir die Antwort überlegen,
• du hast für dich und deinen Gesprächspartner die Antwort archiviert –
• und du kannst jederzeit wieder darauf zurückgreifen, wenn du dieselbe Frage nochmals gestellt bekommst.

Die Podcast-Episode zum Artikel

Ablenkungen

Sei ehrlich: Manche Dinge hast du getan, weil sie eine willkommene Ablenkung waren. Weil du dich schön damit beschäftigen konntest. Ich kenne das selbst. Wenn eine unangenehme Aufgabe hinter dem nächsten Punkt auf der ToDo-Liste lauert, dann zuckt der Finger in Richtung Facebook, E-Mail oder dem nächsten Newsletter …

Schaue dir auf deiner Unplanbar-Liste der vergangenen Woche ganz ehrlich an, wie viel Unwichtiges dabei war. Wann warst du besonders anfällig dafür? Vielleicht eher nachmittags? Vor einem Termin? Nach einem Termin?

Termine

Klar kann es einmal vorkommen, dass Termine verschwitzt werden. Was ich allerdings viel öfter erlebe ist, dass Termine nicht in die Aufgabenplanung einbezogen werden.

D.h. es wird wohl eine ToDo-Liste gemacht, was alles erledigt werden soll, allerdings nicht darauf geschaut, WANN es gemacht werden kann.

Wenn du an einem Tag 5 Kunden-Termine über den Tag verteilt hast, dann macht es vielleicht keinen Sinn, an diesem Tag auch noch 3 Aufgaben einzuplanen, die deine volle Konzentration brauchen. Gerade an solchen Tagen wirst du eher für Ablenkungen empfänglich sein.

Und auch das kannst du einplanen! Dann nimm dir an solchen Tagen für „zwischendurch“ Aufgaben vor, die du jederzeit unterbrechen kannst und die eher in die Kategorie Administration fallen.

Ich habe auf meiner 1-Minuten ToDo-Liste in Trello immer auch mit Labels „Quickies“ markiert. Das sind Aufgaben, die ich gut zwischendurch erledigen kann.

4) Neue Woche, neuer Plan!

Wenn du siehst, was genau in der vergangenen Woche dazwischen gekommen ist, dann siehst du vielleicht, dass es doch ein paar Dinge gibt, die du in Zukunft einplanen kannst:

• Zeitblöcke, um Telefonate zu beantworten.
• Zeitblöcke, um E-Mails zu beantworten oder zu verfassen.
• Administrations-Zeiten, die du eher dann am Tag einplanst, wenn du geplant unterbrochen oder nicht mehr so konzentrationsfähig bist.
• Kurze Zeitblöcke, um deine Social-Media-Kanäle zu pflegen,
• Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Pausen!

Und damit sind die Karten für die kommende Woche wieder neu gemischt und du kannst entspannt ins Wochenende starten!

Noch etwas gehört zu diesem ganzen Kreislauf:

Verurteile dich nicht. Sei nicht sauer, wenn dir dieser Rückblick zeigt, dass du in der vergangenen Woche nicht konsequent genug warst.

Spar dir diese Energie, das ist reine Verschwendung. Konzentriere dich lieber darauf, was du verändern könntest und verwende die Energie dafür, es in der nächsten Woche anders zu machen!

 

P.S: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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