Vor einiger Zeit habe ich in meiner Facebook-Gruppe Abenteuer Home-Office nachgefragt, ob die TeilnehmerInnen eigentlich Timetracking verwenden, d.h. aufzeichnen, wie lange sie wofür brauchen.

Wie erwartet waren die Antworten sehr unterschiedlich.

Timetracking wird oft als „böse“ angesehen

Von „Ich zeichne nichts auf und grenze auch nichts ab. Das würde mich nur einengen.“ über „Ich lasse bei allen Kundenprojekten ein Zeittool mitlaufen. Meine eigene Arbeitszeit tracke ich nicht …“ bis hin zu „ich tracke meine Zeit / Projekte minutengenau .. So rechne ich auch ab.“ waren kunterbunt alle Möglichkeiten dabei.

In meinem Online-Programm Home-sweet-Office 2.0 ist das Timetracking auch immer wieder ein wichtiges Thema. Einerseits zur Selbstkontrolle, was das eigene Verhalten am PC betrifft (Ablenkung lässt grüßen) und andererseits aber auch, um besser abschätzen zu können, wie viel Aufwand welche Art von Aufgaben bedeutet. In meinen Augen ein absolutes Basis-Wissen, um gut planen zu können. Egal, ob ein Projekt, eine Woche oder einen Tag.

Wenn du den Thread nachlesen möchtest, dann komm in meine Facebook-Gruppe, hier ist der Direkt-Link dazu.

Jedenfalls wurden in dem Posting einige Tool-Tipps genannt und einen davon, von meiner Kollegin Birgit Schulz, habe ich gleich aufgeschnappt und inzwischen gut in meinem Workflow integriert, nämlich das Tool Prima:Time (ehemals PrimaERP genannt).

April 2021 – primaERP wird zu prima:Time!

Im April 2021 hat primaERP nicht nur seinen Namen, sondern auch die Preispolitik geändert. Ich bleibe dabei, weil ich dieses Tool jetzt jahrelang kostenlos verwendet habe und immer gerne für Tools zahle, die mir Zeit sparen und dabei helfen, gute Entscheidungen zu treffen!

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Wozu überhaupt Timetracking? Was bringt’s?

Ich hab’s schon angedeutet … Planung, egal welche, funktioniert nicht, wenn du ins Blaue hinein rätst, wie lange es wohl dauern wird, bis … Auch klar ist, dass du oft gar nicht wissen kannst, wie viel Zeit du veranschlagen sollst, wenn es das erste Mal ist, dass du etwas tust. Klassiker im Online-Business für „das erste Mal“ sind z.B.

• Eine Umfrage gestalten
• Eine E-Mail-Automation einrichten
• Eine Landingpage aufsetzen
• Einen Blogartikel schreiben
• Videos schneiden
• Audios schneiden
• usw.

Klar, eigentlich bräuchtest du dafür auch nicht unbedingt ein Tool. Papier und Stift reichen. Oder du bemühst ein Excel-Sheet, das ich dir im Artikel Zeitaufwand schätzen:3 Tipps für realistische Planung gezeigt habe und das für dich automatisch die Zeiten ausrechnet.

„Timetracking hat nichts mit Kontrolle zu tun – sondern mit Selbstführung!“

Aber Hand aufs Herz: das ist beides mühsam(er), als ein dafür entwickeltes Tool zu verwenden. Und nebenbei: wo hebst du diese Informationen auf, damit du beim nächsten Mal darauf zurückgreifen kannst?

Mir – und auch meinen KursteilnehmerInnen – bringt Timetracking den sicheren Umgang mit der eigenen Zeit, realistische Projektpläne und gleichzeitig auch noch Motivation.

Die Podcast-Episode zum Artikel

Ist Timetracking nur für Kunden-Projekte?

Aus den oben genannten Gründen kommt hier ein klares „nein“ von mir. Du würdest damit ein riesiges Potenzial für dein Selbst- und Zeitmanagement vergeben und das wäre schade.

Als ich das Programm Home-sweet-Office 2.0 erstmalig angeboten habe, hatte ich in der Hälfte des Kurses für die Erstellung der Inhalte knapp 70 Stunden aufgewendet.

Im Durchgang von 2022 kamen dann für die Überarbeitung der Inhalte weitere 106 Stunden dazu.

Und dabei habe ich nicht jede Minute, sondern nur die „großen“ Brocken getrackt.

Solche Aufzeichnungen ermöglichen dir also:

• Deine Preise besser zu kalkulieren
• Deine Planung zu verbessern
• Effizienter beim Umsetzen zu werden

Timetracking mit Prima:Time

Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, deine Aufwände zu protokollieren. Angefangen beim Excel, über Apps fürs Handy, Browser-Erweiterungen … vielleicht musst du ein paar davon ausprobieren, um „deines“ zu finden. Von kostenlos bis zu teuer ist natürlich auch alles dabei.

Mein Tipp: schreibe dir kurz zusammen, was du von solch einem Tool erwartest, damit kannst du sicher schon einige ausschließen.

• Soll es automatisiert im Hintergrund laufen oder willst du es händisch starten müssen/können?
• Brauchst du es sowohl am Handy als auch am PC?
• Möchtest du Zeit-Berichte exportieren oder drucken können?
• Soll es im Team funktionieren?
• Brauchst du ein Tool in deutscher Sprache oder darf’s auch Englisch sein?
• Soll es kostenlos sein?
• Möchtest du es gleich mit (d)einem Rechnungs-Programm verknüpfen können?
• Ist es nur für dein internes Timetracking gedacht oder auch für Kunden-Projekte?
• Möchtest du auch Kunden-Stammdaten erfassen? (Datenschutz!)
• Soll es die Möglichkeit geben, auch nachträglich Zeiten zu erfassen?

Bevor du mit Prima:Time startest …

Denke nach

Und zwar, wie du die verschiedenen, möglichen Ebenen in Prima:Time verwenden möchtest. Folgende gibt es:

• Kunden
• Projekte
• Aufgaben
• Tätigkeiten

Wie du an dieser Grafik siehst, hängen Kunden, Projekte und Aufgaben voneinander ab. Die Tätigkeiten allerdings sind davon „losgelöst“. Du könntest übrigens rein theoretisch auch Projekte ohne Kunden anlegen … ganz wie du es brauchst.

Da ich selbst nicht so oft Projekte für Kunden abwickle, habe ich die Ebene „Kunden“ insofern übersprungen, als ich nur einen Kunden habe, nämlich mich (hier als INTERN bezeichnet). Auch Tätigkeiten verwende ich nicht, da mir ein relativ grobes Timetracking ausreicht.

Das Projekt 1:1 Kunden beinhaltet z.B. auf Aufgaben-Ebene die Namen meiner Kunden, ins Bemerkungsfeld schreibe ich einfach hinein, worum es im Meeting ging oder was ich erledigt habe.

Du siehst, du musst nicht alle Möglichkeiten, die dieses Programm bietet, von Anfang an nützen! Passe es für dich an und immer wenn du dir denkst „DAS wäre aber cool …„, gehe auf die Suche, ob und wie es funktioniert.

Und zu guter Letzt …

Timetracking wird in meinen Augen oft abgelehnt, weil es den Anschein von Kontrolle hat. Da spukt ein „altes“ Bild im Kopf herum, das vielleicht aus einer früheren Anstellung kommt?

Wenn du allerdings genauer hinschaust, dann erkennst du, dass es dabei nicht um Kontrolle, sondern um Selbstführung geht.

Ich hatte etwas weiter oben angesprochen, dass Timetracking auch Motivation bringt. Eine Kurs-Teilnehmerin hat es so ausgedrückt:

„Wenn ich PrimaERP eingeschalten habe, dann daddle ich nicht herum und schließe die Aufgaben auch ab, weil ich will, dass die Aufzeichnung sinnvoll für mich ist. Ich lasse mich weniger ablenken und bringe wirklich etwas weiter. Und das motiviert mich total!“

Ich hoffe, dass ich dir damit einen kleinen Stups geben konnte, auf diese Art und Weise mit deiner Zeit achtsam umzugehen!

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!