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Was du brauchst, BEVOR du fokussiert arbeiten kannst!

fokussiert arbeiten

Letztes Update: 21. Januar 2021

Egal ob nach den Feiertagen, nach einer Urlaubspause, nach einer überstandenen Krankheit, ganz oft höre ich bei meinen Kundinnen den Vorsatz, ab jetzt „fokussiert arbeiten“ zu wollen.

Das war übrigens auch einer der meistgenannten Bereiche in meiner Umfrage zum Kartenset im Abenteuer Home-Office! Natürlich neben „nicht ablenken lassen“, „Aufschieberitis ausschalten“ und Ähnlichem.

Oft ist dieser Wunsch für meine Kundinnen auch der Einstieg in mein Programm Home-sweet-Office 2.0 und sie sind dann vielleicht sogar etwas desillusioniert, wenn sie dort nicht sofort Tools und Arbeitstechniken an die Hand bekommen, die (möglichst sofort und ohne Anstrengung) fokussiertes Arbeiten ermöglichen.

Fokussiert Arbeiten ist das Gipfelkreuz im Selbstmanagement!

Fokus und auch Konzentration entsteht erst, wenn du die Grundlagen dafür gelegt hast, die ich dir hier umreißen werde (denn eigentlich besteht mein halber Blog daraus …).

Erst danach wird es für dich leichter sein, den Ablenkungen zu widerstehen.

Pausen so zu machen, dass sie dir die Energie dafür liefern, konzentriert zu arbeiten.

Deinem Arbeits- und Lebensrhythmus zu folgen und somit z.B. auch deinen Rhythmus in der Content-Erstellung anzupassen.

Und auch Tools und Arbeitstechniken so anzuwenden, dass sie dich unterstützen und nicht Zeit und Energie kosten.

Wenn wir also beim Bild des Gipfelkreuzes bleiben, dann ist ganz klar, dass du davor einiges an Kraft und Zeit investieren musst, um dann die Aussicht von dort oben genießen zu können.

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Wenn dir diese Episode gefallen hat, freue ich mich über ein paar Zeilen und Sternchen auf iTunes von dir!

Hier zeige ich dir genau, wie’s geht.

Übrigens habe ich meine Kindheit beim Wandern in den Lienzer Dolomiten verbracht – und nein, ich hab’s nicht geliebt und meine Eltern tun mir im Nachhinein ein bisserl leid, dass sie meine Jammerei ertragen mussten. Aber der Blick vom Berg ins Tal war großartig. Und auf die Goldene Wandernadel war ich dann auch stolz.

Damit lassen sich schöne Parallelen im Selbst- und Zeitmanagement ziehen, denn auch hier ist es nicht immer lustig, diese Schritte zu gehen, etwas zu verändern und Entscheidungen zu treffen.

Wenn du zum Gipfelkreuz möchtest, dann heißt es:

Überblick verschaffen – Entscheidungen treffen – Systematik aufbauen.

Aber starten wir einmal mit dem ersten Schritt los.

Ohne Überblick kein fokussiertes Arbeiten

Ich hab‘ dabei ein Bild vor Augen: Der Schreibtisch voll, die ToDo-Liste übervoll und seit Langem nicht mehr aktualisiert (vielleicht schaust du sicherheitshalber gar nicht mehr hinein, weil es so frustrierend ist), 100 Ideen im Kopf (aber nur dort), auf 7 Sozialen Netzwerken gleichzeitig, die Buchhaltung nicht ajour und somit keine Entscheidungsgrundlage für Investitionen … und dann willst du fokussiert arbeiten?

Auf welcher Grundlage denn? Woran denn?

Übrigens: Wenn das Wörtchen „sollte“ auftaucht, dann ist es jetzt nicht dran!

Aber das nur nebenbei.

Ordnung im Innen wie im Außen für deinen Fokus

Schaffe erst einmal Ordnung.

In Home-sweet-Office 2.0 nenne ich das gerne „Schreibtisch-Rambazamba“, und das gilt nicht nur für den Schreibtisch, sondern auch für deinen Kopf! Solange dein Kopf nämlich das Gefühl hat, er muss sich alles merken und darf ja nichts vergessen, wirst du diese Ideen und Gedanken immer wieder abrufen und sorgst damit für ständige Überlastung.

  • Schreib‘ alles auf, was dir durch den Kopf geht. Und bitte: Teste dafür nicht erst drei verschiedene Tools! Ich leere meinen Kopf am liebsten in Trello aus, aber es tut genauso ein Notizbuch oder auch einfach ein Zettel.
  • Räume deinen Schreibtisch frei, damit dein Unterbewusstsein sich nicht ständig mit den Dingen beschäftigt, die dort herumliegen. Wenn du Angst hast, dadurch etwas zu vergessen, dann schau‘ dir den so entstandenen Stapel sicherheitshalber jeden Tag abends durch und picke heraus, was du für den nächsten Tag brauchst. Das ist nicht optimal, aber eine Möglichkeit, erst einmal loszulegen. Aber geh‘ jetzt nicht erst auf die Suche nach neuen Büromöbeln oder dem ultimativen Ablage-System!

Meinen KundInnen gebe ich gerne folgende Checkliste an die Hand, um nach einem Urlaub wieder den Überblick zu bekommen:

  • Wirf einen Blick auf deinen Termin-Kalender – was liegt an?
  • Überprüfe deine Projekt-Planung, ob etwas dringend ist.
  • Schau‘ in deinen Posteingang und lösche, was unwichtig ist.
    • Erledige alles, was sich in 2-5 Minuten erledigen lässt.
    • Was länger dauert, kommt auf die ToDo-Liste (oder den Zettel)
  • Sammle alles, was sich angestaut hat und in deinem Kopf wuselt an einem Platz. Das kann ein Tool wie Trello sein, aber auch einfach ein Blatt Papier.
  • Dann schau‘ dir jede einzelne Aufgabe an und frag‘ dich: „Passiert etwas Fürchterliches, wenn ich das nicht mache?
  • Immer wenn du mit „nein“ antwortest, streiche diese Aufgabe! Das gilt übrigens besonders für sich wiederholende Aufgaben. Da sie sich wiederholen, kannst du sie unbesorgt einmal auslassen …
  • Sortiere nach dieser Bereinigung die Aufgaben nach ihrer Priorität.
  • Schreibe dir die ersten drei auf ein PostIt oder ein A7-Karteikärtchen.
  • Schließe die ToDo-Liste.
  • Fang mit der ersten Aufgabe an.

Fokussiert arbeiten heißt auch Entscheidungen treffen

Und mit dieser kleinen Checkliste sind wir auch schon beim nächsten Schritt in Richtung Gipfelkreuz! Du hast schon gesehen, dass einer der Punkte lautet: „Immer wenn du mit „nein“ antwortest, streiche diese Aufgabe!„.

Das gilt nicht nur für einzelne Aufgaben, sondern natürlich auch für Projekte, Anfragen von Kunden, deine eigene Fortbildung, Bücher, die du schreiben wolltest, Online-Kurse, die du erstellen möchtest, Teile eines Launches … ich könnte noch unendlich weiterschreiben. Aber du weißt, was ich meine.

Und jede Entscheidung für ein Projekt ist auch immer eine Entscheidung gegen ein anderes.

Das hast du hier bei mir sicher auch schon öfter gelesen und vielleicht kennst du sogar meine Entscheidungs-Matrix, die ich dir hier vorgestellt habe? Die kannst du im Prinzip für Projekte, Kooperationen, Kunden, deine Ideen und noch vieles mehr verwenden.

Jede Entscheidung darüber, worauf du dich jetzt konzentrieren möchtest, bedeutet, dass du andere Aufgaben nicht erledigen wirst. Oder vielleicht bedeutet das auch, dass du dich nicht auf Facebook unterhalten lässt, nicht stundenlang recherchierst oder ein hippes neues Medium nicht bespielen wirst.

Und eines ist sicher: Jede Entscheidung (egal ob schmerzhaft oder nicht) ist besser, als keine Entscheidung!

Sonst ist nämlich den Ablenkungen Tür und Tor geöffnet. Das ist dann das Ende von Fokus und Konzentration …

Du bist neugierig, was meine Kundinnen in Home-sweet-Office 2.0 so erleben? Dann trag‘ dich hier ein und begleite sie ein Stück!

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Energie und Aufmerksamkeit bündeln

Im letzten Live-Video habe ich dir auch gezeigt, was für einen Riesenunterschied es macht, ob du deine Energie und Aufmerksamkeit zwischen vielen Aufgaben (oder Projekten, oder Zielen) verteilst, oder sie in eine Richtung lenkst. Außerdem habe ich dir erzählt, wo ich den Zusammenhang zwischen Planung und Entscheidungen sehe:

  • Entscheidungen bündeln
  • Warum mehrere Ziele gleichzeitig nicht funktionieren
  • Schritte zur besten Entscheidung, was jetzt zu tun ist
  • Wie macht das Entscheidungen leichter?
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Kurz vor deinem „Gipfelkreuz“

Überblick aufrechterhalten

Es ist ein großartiges Gefühl, wenn du wieder einen Über- und Durchblick hast, das kann ich dir versprechen! Nur leider ist das nur eine Moment-Aufnahme und damit hadern meine Kundinnen auch immer wieder. Eines dieser Erfolgs-Postings, möchte ich dir nicht vorenthalten:

Zero Inbox erreichen

Der nächste, wichtige Schritt – also im Prinzip die letzte Kurve vor dem Gipfelkreuz – ist es, dass du dir diesen Überblick bewahrst!

Und zwar ohne, dass du alle paar Wochen wieder so einen Gewaltakt hinlegen musst, um fokussiert arbeiten zu können! Denn diese extremen Schwankungen zwischen Chaos, Überblick verloren, damit nicht fähig gute Entscheidungen zu treffen und auf der anderen Seite deinem „optimalen“ Zustand, kostet sehr viel Kraft.

Außerdem bekommst du dadurch nicht die Sicherheit und das Selbst-Vertrauen, das du brauchst, um auch professionell in deinem Home-Office zu arbeiten.

Wodurch erreichst du das?

Routinen sind das Salz im Alltag

Um es mit den Worten einer Teilnehmerin aus dem PowerQuartal zu beschreiben:

„Ich habe durch mehr Routinen mehr Flexibilität in meinem Alltag.“

Außerdem bemerke ich gerade jetzt, in dieser herausfordernden Zeit, dass es die Routinen und natürlich auch meine Planungen sind, dir mir Struktur in den Tag zaubern und mir zumindest das Gefühl geben, einen Teil meines Lebens unter Kontrolle zu haben.

Wenn du regelmäßig dafür sorgst, dass weder deine ToDo-Liste, noch dein Kopf überläuft, dann brauchst du die Gewaltakte nicht und bleibst am Ball. Auch wieder um gute Entscheidungen treffen zu können.

Und wenn dich das Wort „Routinen“ abstößt – nimm‘ ein anderes! Vielleicht Systematik, Ritual, was auch immer, Hauptsache, du erhältst dir deinen Überblick.

Jetzt ist es endlich so weit, du kannst ans fokussierte Arbeiten gehen.

Erst jetzt.

Und wirklich erst jetzt kannst du dich sinnvoll und effizient mit diesem Thema auseinandersetzen, bzw. mithilfe von Arbeitstechniken und Tools daran gehen, deine gesamte Arbeitsweise auf Fokus und Konzentration auszurichten.

Übrigens sind Fokus und Konzentration in meiner Welt nicht dasselbe. Fokus kannst du wesentlich länger aufrechterhalten, als Konzentration! Darum empfehle ich auch immer wieder die Pomodoro-Technik, damit du genügend Pausen machst.

So funktioniert dann nämlich auch die Konzentration auf dein Fokus-Thema besser.

Systematik und Workflows

An allererster Stelle steht für mich die Ordnung im Kopf, am Schreibtisch, im Posteingang, auf deiner Todo-Liste. Das sind die Basics, das haben wir ja schon besprochen.

Aber neben den Routinen gibt es noch etwas, das dir dabei helfen kann, fokussiert zu arbeiten, und das sind Workflows bzw. Systematiken. Nur nebenbei: Die sind auch sehr hilfreich, wenn du beginnen möchtest, Aufgaben zu delegieren …

Wenn deine Routinen funktionieren, dann kannst du auch an deine Workflows gehen (die übrigens ohne Routinen meist nicht funktionieren, darum …).

Weil ich immer wieder gefragt werde, was ich eigentlich unter einem Workflow verstehe, verlinke ich dir hier meine Erklärung und ein paar Beispiele dazu.

Leserfrage: Was meinst du mit Workflow?

Wo stehst du?

Du siehst schon, das Ganze hat System.

Erst wenn du einen Überblick darüber hast, was möglich ist oder was getan werden soll/kann, kannst du Entscheidungen treffen. Und dann erst fokussiert dran arbeiten, wofür du dich entschieden hast.

Wenn du also jetzt gerade zum Gipfelkreuz hinaufschaust – wie viel Weg hast du noch vor dir? Oder hast du deinen Rucksack überhaupt schon gepackt?

Bevor du dich auf den Weg machst, denk‘ bitte daran:

Mitten im Chaos funktioniert kein fokussiertes Arbeiten!

P.S. Und nicht vergessen: Bleib‘ neugierig!


 

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