Du willst dir wirklich von einem Tool vorschreiben lassen, was du jetzt gerade zu tun hast?

Wahrscheinlich schüttelst du empört den Kopf und widersprichst: „Das hab‘ ich doch selbst bestimmt, wann ich an meine Aufgabe erinnert werden soll!“

Wenn du dich da nur nicht irrst – und warum du hoffentlich nach diesem Artikel alle Benachrichtigungen abdrehst und selbst für dich sorgst, darum soll’s heute gehen.

Gerade arbeite ich in einem 3-Monats-Paket mit einem 1:1-Kunden zusammen und schon nach kurzer Zeit, in der wir nur wenige Trello-Boards für ihn eingerichtet haben, spürt er bereits die Erleichterung und Entspannung im Kopf.

Natürlich gehört zu jedem Board auch ein gewisser Workflow, das hatten wir so definiert.

Umso mehr war ich überrascht, als er mich gebeten hat, ihm genau zu erklären, wie die Benachrichtigungen bei Trello einzustellen seien.

Meine etwas ketzerische Rückfrage an ihn: „Wozu brauchst du das?“

Nicht ablenken lassen – unmöglich durch Benachrichtigungen

In diesem Bedürfnis, dich von Tools an Termine und Aufgaben erinnern zu lassen, stecken ganz unterschiedliche Beweggründe. Bei meinem Kunden war es z.B. auch, dass er seine Mitarbeiter „erinnert“ wissen wollte.

Die für mich wichtigste Frage dazu möchte ich aber auch dir stellen:

Was bedeutet das eigentlich?

Wenn du Benachrichtigungen brauchst, um nicht zu vergessen, was du zu tun hast, dann kann das natürlich pure Bequemlichkeit oder Gewohnheit sein. Was dir aber vielleicht nicht klar ist, ist, dass es negative Auswirkungen auf deine gesamte Arbeit im Home-Office hat!

Du vertraust dir (deinem System) nicht

Die beiden kann man eigentlich nicht trennen. Also dein System und dich. Du hast schließlich dein System, oder nenne es auch deinen Workflow aufgesetzt.

Falls du dir noch gar keine Routinen oder Workflows angewöhnt hast, dann ist es allerdings auch kein Wundern, dass du Benachrichtigungen brauchst!

„Wenn du Benachrichtigungen und Erinnerungen von Tools brauchst: Vertraust du dir selbst nicht?“

Ich erlebe es sehr oft, dass meine KundInnen auf Nummer sicher gehen möchten und deshalb sogar Erinnerungen doppelt und mehrfach moppeln. E-Mail und Erinnerung am Handy zum Beispiel.

Klar kann es sein, dass du zusätzliche Erinnerungshilfen brauchst, wenn du gerade beginnst, dir ein System aufzubauen. So habe ich z.B. sehr lange eine Checkliste verwendet, um beim Veröffentlichen eines Blogartikels auf nichts zu vergessen.

Das brauche ich jetzt nicht mehr – dafür umso mehr eine Checkliste, was ich zu tun habe, um meine Videos auf meinem YouTube-Kanal zu optimieren.

Der wichtigste Workflow ist in meinen Augen übrigens der, wie du deine Woche planst. Wenn du das in immer der gleichen Weise machst, wirst du schon etliche Benachrichtigungen abdrehen können.

„Der wichtigste Workflow für effizientes Arbeiten: Deine Wochenplanung!“

Oder deine ToDo-Liste …

Ist das eine überwältigende Sammlung von Aufgaben, Ideen und Lese-Empfehlungen? Oder hast du ein System, wie z.B. die 1-Minuten ToDo-Liste?

Die funktioniert schon seit Jahren für mich (und viele KundInnen). Sie hilft dabei, das Wichtigste im Blick zu behalten und dich nicht von Aufgaben, die erst in drei Wochen zu erledigen sind, ablenken zu lassen.

Und nein, Systeme, egal welche, funktionieren nicht auf Anhieb. Aber irgendwann erleichtern sie dein Leben ungemein!

Die Podcast-Episode zum Artikel

Du reagierst, statt zu agieren

Wenn du dich ständig von Benachrichtigungen ablenken lässt, dann bedeutet das auch, dass du

• immer wieder neu Entscheidungen treffen musst, ob das, woran du erinnert wirst, jetzt gerade relevant ist.
• Danach musst du entscheiden, ob du dir eine neue Erinnerung für später stellen solltest.

Auf jeden Fall ist’s vorbei mit dem fokussierten Arbeiten, du reagierst nur mehr darauf, was von außen an dich herangetragen wird.

Das Gegenteil davon ist, dass du geplant und vorausschauend agierst. Mithilfe von Routinen und Workflows.

Du musst alles offen haben

Ein Grundprinzip im Zeitmanagement ist es, Ablenkungen von außen zu eliminieren und Fokus-Zeit zu haben.

Solltest du dich allerdings auf Benachrichtigungen verlassen, dann musst du sämtliche Tools und Geräte, die dich an etwas erinnern könnten, ständig offen haben. Oder du hast überall eingestellt, dass du per Desktop-Nachrichten erinnert wirst.

Desktop-Benachrichtigungen sind übrigens für mich persönlich ein Tool aus der Hölle. Keine Ahnung, wer sich so etwas ausgedacht hat!

Das hieße also, dass du (wenn ich an meine Workflows denke) dein E-Mail-Programm mindestens alle halben Stunden checken müsstest, Trello wäre ständig offen, ebenso Facebook und Co.

Wie war das noch mit nicht ablenken lassen?

Warum es nicht funktioniert, wenn du dich auf Benachrichtigungen verlässt

Wenn ich mich irre, dann schreib‘ mir bitte in den Kommentar.

Aber ich kenne niemanden, der effizient arbeitet und nur mit Benachrichtigungen arbeitet!

Kombinationen aus beiden kenne ich. Und auch ich lasse mich vom Handy an Termine erinnern, wenn ich ahne, dass ich so konzentriert arbeiten werde, dass ich die Zeit vergesse.

Aber prinzipiell birgt das einige Gefahren in sich:

Du hast keinen Überblick

Ich nehme an, du machst eine Wochenplanung oder auch zumindest eine grobe Tagesplanung. Nichts Detailliertes.

Und dann startest du mit dem Gefühl, dass alles paletti ist – steht ja gar nicht so viel an – in deinen Tag.

*Pling* – Die erste Nachricht … Ach ja, das solltest du ja auch noch vorbereiten.

Und eine Stunde später *Pling* – Die nächste Erinnerung … Verflixt, das hättest du fast vergessen!

Du siehst: Damit hast du am Anfang des Tages keinen Überblick darüber, was du wirklich zu tun hast – und abends hast du höchstwahrscheinlich entweder das Gefühl, gar nichts geschafft zu haben, oder du bist völlig K.O. von dem ständigen Hin und Her.

„Lass dich nicht von Benachrichtigungen ablenken, schaff dir lieber Routinen!“

Ach ja. Und die wichtigsten Aufgaben, die du dir „eigentlich“ für diesen Tag vorgenommen hattest, die sind nicht erledigt.

Ist halt so viel dazwischengekommen …

Du darfst nicht auf deine Tools vergessen

Ich nehme jetzt einfach einmal das Beispiel meines Kunden mit Trello zur Veranschaulichung.

Er könnte bei jedem einzelnen Kärtchen

• ein Fälligkeits-Datum angeben
• und einstellen, ob er sich 5 Minuten vorher oder einen Tag davor daran erinnern lassen möchte.

Frage: Wie oft wird er das wohl vergessen??

Und wenn er die ersten Male erlebt hat, dass er vergessen hat, diese Benachrichtigungen einzustellen (abgesehen davon, dass er wieder zeitraubende, unsinnige Entscheidungen treffen muss …), was dann?

Ich wette, er würde sich wieder einen Zettel zur Hand nehmen. Übrigens etwas, das er sich gerade mit Begeisterung abtrainiert …

Fazit: Er bräuchte einen Workflow oder eine Checkliste, um nicht zu vergessen … das geht wahrlich effizienter!

Nicht ablenken lassen – mit Routinen statt Benachrichtigungen

OK, jetzt habe ich dir viele Gründe genannt, warum du dich nicht von Erinnerungen und Benachrichtigungen ablenken lassen solltest.

Aber wie sieht’s mit einer Lösung aus?

Et voilà, hier ist sie: Wenn du dir Tages-Routinen aufbaust, dann brauchst du maximal EINE Erinnerung an diese Routinen!

Mit den wiederkehrenden Aufgaben bzw. der Kartenwiederholung in Trello kannst du  jeden Tag ein Kärtchen mit deinen Tages-Routinen in deine ToDo-Liste spülen lassen.

Und so könnte das z.B. aussehen.

Morgens: Leinen los! Der aktive Überblick

Gleich in der Früh verschaffst du dir aktiv einen Überblick über den Tag. Dazu könnte z.B. gehören:

• Kalender anschauen – welche Termine gibt’s heute? Musst du dafür noch etwas vorbereiten?
• Projekte-Board: liegt heute etwas an?
• Sind die heute geplanten Zeitblöcke realistisch?
• E-Mails checken – verändert sich dadurch etwas in deiner Planung?
• Geplante Social-Media-Postings überprüfen – alles da?
• Die drei wichtigsten Aufgaben für heute festlegen.
• usw.

Mittags: Bist du auf dem richtigen Dampfer?

Nicht ablenken lassen ist die Devise – aber das Leben kommt halt doch immer wieder dazwischen, obwohl du viel Unvorhergesehenes vermeiden kannst.

Aber nehmen wir eben an, du bist ein paar Mal unterbrochen worden, stellenweise hängengeblieben, manches hat länger gedauert als gedacht …

Nach deiner Mittagspause könntest du die nächste Checkliste in deinem Routinen-Kärtchen angehen:

• Was steht jetzt noch auf der ToDo-Liste – musst du das wirklich alles (heute) machen? Oder kannst du Aufgaben streichen?
• Bist du noch dort, wo du sein wolltest? Oder musst du deine Zeitblöcke für den Nachmittag anpassen?
• Damit verbunden natürlich wieder ein Blick in den Kalender.
• usw.

Abends: Mach‘ klar Schiff

Für den Beitritt in meine Abenteuer Home-Office Facebook-Gruppe müssen drei Fragen beantwortet werden, unter anderem den Klassiker: „Was ist für dich die größte Herausforderung im Home-Office?“

Die Antwort, die ich am häufigsten darauf bekomme, lautet: „Abgrenzung zwischen Arbeit und Privat“. Oder so ähnlich. An der zweiten Stelle liegt übrigens „nicht ablenken lassen“ .

Wie wäre es mit einer Arbeit-ist-fertig-Routine?

• Ein letzter Blick in die E-Mails.
• Den Schreibtisch zusammenräumen.
• Ein Eintrag in dein Erfolgstagebuch.
• Computer abdrehen.

Das Fazit: Erinnerungen aus, Routine an!

Damit wäre alles gesagt.

Aber ich möchte doch noch einmal darauf hinweisen, dass du dich in einer gefährlichen (und nicht existenten) Sicherheit wiegst, wenn du deine Verantwortung an Tools übergibst!

Abgesehen davon stärkst du, wenn du aktiv agierst, dein Selbstvertrauen, was ja gerade in der Selbständigkeit nicht schaden kann, oder?

Also: Nicht ablenken lassen, bedeutet in diesem Zusammenhang: Benachrichtigungen aus, Routinen an!

„Erinnerungen aus, Routinen an!“

Wirst du das ausprobieren?

Wenn ja, freu‘ ich mich über einen Kommentar von dir!

Wenn nein, übrigens auch .

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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