Heute möchte ich fünf Fragen zur Produktivität mit dir teilen, die mir kürzlich in einem Webinar gestellt wurden. Diese Fragen tauchen immer wieder auf, wenn es darum geht, effizienter zu arbeiten und die eigenen Prioritäten besser zu managen. Am besten, du horchst gleich in die Episode hinein, sie ist ausführlicher als die Zusammenfassung! Die Zusammenfassung der Episode Es ist ein Experiment. Ich finde es nämlich schade, dir Inhalte aus dem Podcast vorzuenthalten, wenn du lieber liest als zu horchen. Daher gibt es hier die Zusammenfassung der Episode, die über eine KI generiert und von mir überarbeitet wurde: Fristgebundene Aufgaben sind immer dringend, oder? Ein häufiger Irrtum ist, dass alle fristgebundenen Aufgaben auch gleichzeitig dringend sind. Natürlich gibt es Situationen, in denen eine Aufgabe, die bis morgen erledigt sein muss, wirklich dringend wird. Doch das passiert oft nur, weil wir zu spät mit der Bearbeitung beginnen. Ein gutes Beispiel ist die Buchhaltung: Wenn du regelmäßig deine Buchhaltung machst, dann wird die Abgabe der Steuererklärung nie zu einer stressigen, dringenden Aufgabe. Das gleiche Prinzip gilt für Veranstaltungen …

Wahrscheinlich hast du das in deiner Kindheit auch öfter mal gehört, dass deine Eltern gemeint haben: „Wenn du es gleich erledigst, dann hast du es hinter dir. Also setz dich auf deinen Hosenboden und erledige, was auch immer zu erledigen ist“. Dieser Ratschlag klingt zunächst gut, vor allem wenn es darum geht, kleinere Aufgaben schnell abzuhaken. Aber in der Selbstständigkeit und im Online-Business kann dieser Ansatz tatsächlich auch hinderlich sein und dir mehr Probleme bereiten, als er löst. Heute möchte ich dir erklären, warum es nicht immer die beste Strategie ist, To-Dos sofort zu erledigen, und welche Technik dir helfen kann, deine Produktivität zu steigern, ohne dabei in Stress zu geraten. To-Dos NICHT sofort erledigen contra 2-Minuten-Regel: ein Widerspruch? Die 2-Minuten-Regel besagt, dass Aufgaben, die weniger als zwei Minuten dauern, sofort erledigt werden sollten. Auf den ersten Blick könnte das wie ein Widerspruch zum Ratschlag klingen, nicht alles sofort zu erledigen. Aber tatsächlich hängt es stark von der Situation ab, ob es sinnvoll ist, diese Regel anzuwenden oder nicht. Es ist keine „One-Size-Fits-All“-Lösung, sondern eine …

„Ich weiß, es würde mir helfen, eine Routine zu etablieren, aber …“ Egal, ob meine KundInnen Probleme damit haben, regelmäßig Content zu erstellen, ihre Termine im Blick zu behalten, oder Projekte erfolgreich umzusetzen, was ich in Gesprächen immer wieder höre, ist genau das. Die Abers sind natürlich mannigfaltig und auf den ersten Blick spricht auch aufgrund der landläufigen Interpretation einiges dagegen. Aber lass mich für den leichteren Einstieg in dieses schwere Thema mit einer Anekdote aus meiner Vergangenheit starten. Meine erste Begegnung mit Routinen in der Arbeitswelt Das war bei meiner dritten Anstellung. Ich war Mitte 20, da war ich Assistentin für zwei Personalberater in einer großen Personalberaterfirma, also einem klassischen Headhunter. Und dieses Unternehmen hatte für die Abläufe eines Recruiting-Auftrags sehr Pläne. Du musst dir das so vorstellen: Freitag und Samstag sind die Annoncen mit den Stellenangeboten in den großen österreichischen Tageszeitungen erschienen. Und ab Montag Früh liefen die Telefone heiß, auch wenn eine schriftliche Bewerbung gefordert wurde. Da war ich den ganzen Tag telefonisch eingesetzt. Dienstag bis Donnerstag sind dann die schriftlichen Bewerbungen …

Ist deine Todo-Liste mehr Qual als Freude für dich? Das kann viele Gründe haben. Überforderung, keine Regelmäßigkeit, Selbst- und Zeitüberschätzung, ach da würden mir (auch aus meiner eigenen Erfahrung) noch viele mehr einfallen! Wie wär’s also, wenn du ein bisserl Abwechslung hineinbringen würdest? Je nachdem, wie es für dich gerade passt? Drei Arten von Todo-Listen, die du abwechseln, aber auch miteinander kombinieren kannst, möchte ich dir ans Herz legen. Die klassische Todo-Liste ohne Selbstüberforderung Die kennen wir ja wirklich alle. Wir könnten sie auch „die immer zu lange Todo-Liste“ nennen, das käme wahrscheinlich eher hin. Egal, ob du deine Aufgabenliste in einer Todo-Listen App führst, oder wie ich in Trello innerhalb meiner 1-Minuten Todo-Liste, du kannst davon ausgehen, dass sie immer zu lang ist. Drei Punkte, woran das liegen kann, habe ich schon im Artikel „Warum deine Todo-Liste nicht funktioniert“ näher beschrieben und dir ein paar Lösungsansätze gegeben. Anhand eines Beispiels von meiner eigenen Aufgabenliste, zeige ich dir, dass du die Hauptursache, nämlich „zu viel draufgepackt“, sehr schnell beseitigen kannst. Du siehst hier eine ganz …

Weißt du, was eine der besten Möglichkeiten ist, Zeit bei deiner Arbeit zu sparen? Auch wenn’s vielleicht langweilig klingt: die Dinge immer in der gleichen Reihenfolge zu bearbeiten. Das nennt sich dann Arbeitsablauf oder Workflow. Aber es geht nicht nur darum, Zeit zu sparen, sondern auch Fehler zu verhindern, die nicht aus technischen Schwierigkeiten oder Unwissenheit entstehen, sondern schlicht daraus, dass du dein Gedächtnis mit Kleinigkeiten überladest. Wenn du jetzt der Meinung bist, dass du so etwas überhaupt nicht hast – unbewusst sind diese Abläufe ganz sicher bei dir verankert. Wie wäre es, eine bewusste Entscheidung dafür zu treffen? Manchmal funktionieren Arbeitsabläufe aber leider trotz aller Bemühungen nicht und aus den Gesprächen mit meinen KundInnen gibt es dafür folgende drei Gründe. Du hast in deinem Arbeitsablauf kleine Lücken Wenn Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren, dann sind die einzelnen Arbeitsschritte so hintereinander geschaltet, dass einer fast automatisch zum anderen führt. Und zwar, ohne, dass du nachdenken oder noch einmal zu einem früheren Schritt zurückkehren musst. Aber oft tauchen kleine Lücken darin auf, die dich stolpern lassen und der …