Du kennst das: Je nachdem, was Du gerade planst oder bearbeitest, nutzt Du unterschiedliche Tools. Ärgerlich ist es, wenn Du Aufgaben vergisst oder verspätet siehst, weil Du vergessen hast, Informationen von einem Tool in ein anderes zu übertragen. Daher wäre es eigentlich wünschenswert, alles in einem einzigen Programm zu erledigen.

Zwar gibt es so mächtige Planungswerkzeuge auch speziell fürs Marketing, aber die Nachteile überwiegen – insbesondere, wenn Du allein oder in einem kleinen Team arbeitest – denn diese Tools sind oft teuer und haben auch einen hohen Einarbeitungsaufwand.

Daher plane ich mein Marketing und meinen Alltag im Home-Office mit Standard-Werkzeugen, die Du als Leser dieses Blogs wahrscheinlich schon gut kennst: mit Trello, ToDoIst und dem Google Calendar. Wie Du vielleicht auch jetzt schon gemerkt hast, schreibt hier nicht Claudia, sondern jemand anders. Dies ist ein Gastbeitrag von Birgit von Marketing-Zauber.

Was plane ich nun womit?

ToDoIst

Mein tägliches Werkzeug für alle anstehenden Aufgaben ist ToDoIst. Hier habe ich für jeden Kunden ein eigenes Projekt angelegt – und mein eigenes Unternehmen ebenfalls. Denn Marketing ist eine essenzielle Aufgabe für den Erfolg Deines Unternehmens und Du solltest diese Aufgabe daher genau so wichtig nehmen, wie die Aufgaben, die Du für Deine Kunden zu erledigen hast.

ToDoIst ist morgens das erste Tool, das ich öffne und abends das letzte, das ich schließe. Wichtig ist mir dabei, immer den Überblick zu haben, was jeden Tag ansteht. Da ich jede Aufgabe für einen bestimmten Tag terminiere, sehe ich morgens eine Reihe von Aufgaben – und meist auch mehr, als ich realistisch an einem Arbeitstag erledigen kann.

Daher ist die erste Aufgabe des Tages, die anstehenden Aufgaben zu priorisieren und zu versuchen, im Zeitaufwand einzuschätzen. Die drei wichtigsten Aufgaben markiere ich rot, die anderen in absteigender Wichtigkeit orange oder gelb oder lasse sie unmarkiert. Drei „rote“ Aufgaben haben sich für mich bewährt. Mit nur einer einzigen Aufgabe in „top prio“ komme ich nicht richtig voran. Fünf oder mehr haben sich als zu viel erwiesen – da mag ich schon gar nicht mehr mit dem Arbeiten anfangen.

Abends schaue ich dann, was ich nicht geschafft habe und je nach Art, Dringlichkeit und Dauer der Tätigkeit werden diese dann auf die folgenden Tage verschoben. Das funktioniert super für mich. Aber wie kommen die Aufgaben in ToDoIst hinein? Dazu weiter unten mehr.

Google Calendar

Mein zweites zentrales Planungstool ist der Google Calendar. In diesem habe ich mir mehrere Kalender angelegt, die einem eigenen Farbcode folgen. So ist mein Hauptkalender (der geschäftliche) blau, private Termine sind grün, die interne Tagesplanung orange usw. Ich mag es gerne bunt und fröhlich. Die Farbe für Marketing-Zauber ist violett. Diese Farbcodes finden sich zum Teil auch in meinem ToDoIst und meinem Trello wieder.

Mir ist es wichtig, alle Termine an einem Ort zu haben, ihre Ansicht bei Bedarf aber ein- und ausschalten zu können. Auch private Termine gehören unbedingt hierhin und es gibt auch einen Kalender, den ich für mich und meinen Mann gemeinsam führe und den er in seinem Google-Kalender ebenfalls sehen und bearbeiten kann.

Drittes zentrales Tool im Bunde ist Trello:

Trello als Marketing-Dashboard und Redaktionsplan

Claudia hat in ihrem Gastbeitrag auf Chimpify (früher: Affenblog) beschrieben, wie Du einen Redaktionsplan mit Trello führen kannst. Dieser Artikel – und ihr wunderbarer Trello-Kurs – haben dann dazu geführt, dass ich meine Marketing-Planung und meine Redaktionsplanung (unter anderem) mit Trello mache. In meinem „Marketing-Dashboard“ gibt es eine Spalte für meinen „Blog Short Time Redaktionsplan“. Hier habe ich für jeden in der nächsten Zeit anstehenden Blogbeitrag ein Kärtchen angelegt und – das ist wichtig! – terminiert. Dafür nutze ich das Calendar PowerUp.

Was ich an Trello so liebe, ist das einfache Verschieben von Kärtchen sowohl in der normalen Spaltenansicht als auch in der Kalender-Ansicht. In meinem Kurzzeit-Redaktionsplan (den langfristigen, strategischen führe ich in Scompler – aber das würde hier zu weit führen) finden sich die Blog-Artikel-Themen der kommenden sechs bis zwölf Wochen. Es kommt aber vor, dass ich mal ein Thema neu hinzu nehme oder auch mal ein Thema komplett zurückstelle. Hier mag ich es gern flexibel. Auch, weil ich bei aller Planung gern mal spontan über ein anderes Thema schreibe, entweder, weil es gerade brandaktuell ist oder einfach, weil ich Lust darauf habe.

Daher ist unkompliziertes Umplanen wichtig und das geht in keinem Tool so einfach und intuitiv wie in Trello.

Drei sind ein Team – wie die Tools zusammen spielen

Vielleicht hast Du jetzt schon gedacht: Termine im Kalender, andere in Trello, und dann gibt es noch ToDoIst – wie bewahrt sie da den Überblick?

Das Geheimnis sind Automatisierungen. Mit diesen verfolge ich zwei Ziele:

Mein erstes Ziel ist es, in ToDoIst den Überblick über alle Aufgaben und terminierte Aufgaben (wie Blogartikel) zu haben, denn von dort aus starte ich ihre Bearbeitung.

Im Marketing muss man aber auch viel zeitlich vorausplanen – und da brauche ich natürlich eine Kalender-Ansicht – und zwar eine, mit der ich alle Termine im Blick habe. Dafür ist der Google Calendar ideal. Darum ist mein zweites Ziel, alle Aufgaben, die einen festen Termin haben, in meinem Google Calendar sehen und möglichst auch verwalten zu können.

ToDoIst manuell mit Aufgaben füllen

Das ist der „normale“ Weg, den jeder kennt, der mit einer solchen Anwendung arbeitet. Du erstellst eine Aufgabe, indem Du oben in der Leiste auf das Plus-Symbol klickst oder links in eines Deiner Projekte. Dann kannst Du im Hauptfenster auf „+Aufgabe hinzufügen“ klicken. Dabei kannst Du eine Priorität (weiß über gelb und orange bis rot) und Tags vergeben, einen Fälligkeitstermin angeben und – wenn Du im Team arbeitest, auch Aufgaben an Team-Mitglieder zuweisen. Auch wiederkehrende Aufgaben sind möglich, beispielsweise „jeden Samstag“ oder „jeden ersten Montag“.

ToDoIst bietet auch die Möglichkeit, Aufgaben als Vorlagen zu exportieren und bei Bedarf wieder im zu importieren. Eine Feine Sache, vor allem, wenn es sich um immer gleiche wiederkehrende Schritte handelt. Das ist schon mal cool, was aber, wenn Du noch andere Tools nutzt und die Aufgaben nicht immer doppelt oder dreifach eingeben willst? Dann kommen besagte Automatisierungen ins Spiel – und jetzt wird es spannend!

ToDoIst mit IFTTT füttern

Das Tool mit dem unaussprechlichen Namen „If this then that“, kurz IFTTT, kannst Du kostenlos nutzen und damit das Zusammenspiel von den verschiedensten Tools mit sogenannten Applets steuern. Früher hießen die Dinger „Recipes“ (Rezepte), was ich irgendwie intuitiver fand. Wenn Du IFTTT erlaubst, sich mit Deinen Tools zu verbinden, kann es auf der Basis einfacher „Wenn-Dann“-Regeln dafür sorgen, dass in Deinen Tools immer dann bestimmte Dinge passieren, wenn bestimmte Voraussetzungen gegeben sind.

Klingt komplizierter als es ist. Ehrlich!

Um meinem Ziel näher zu kommen, alle terminierten Aufgaben aus dem Google Calendar auch in ToDoIst als Aufgabe zu finden, habe ich ein solches Applet erstellt. Das besagt einfach nur: Wenn (if) in meinem Hauptkalender ein Termin erstellt wird, dann (then) erstelle eine Aufgabe im Projekt „Termine“ in ToDoIst (that).

Das funktioniert reibungslos, wenngleich mit einer kleinen zeitlichen Verzögerung. Leider funktioniert der umgekehrte Weg nicht, wenn ich also in ToDoIst entscheide, diese Aufgabe umzuterminieren, so bleibt sie im Google Calendar an der ursprünglichen Stelle. Auch, wenn ich die terminierte Aufgabe im Google Calendar wieder lösche, bleibt sie im ToDoIst erhalten, bis ich sie auch hier wieder manuell lösche.

Trotzdem: Löschen geht schneller als Tippen – ich finde das eine super Sache!

Insbesondere cool ist das für mich, wenn jemand einen Schnupper- oder bezahlten Termin für mein Skype Marketing-Coaching über YouCanBook.Me bucht. Dann kommt eine weitere Automatisierung ins Spiel: Ich erhalte nicht nur eine Benachrichtigung über den gebuchten Termin per E-Mail, YouCanBook.Me trägt den Termin auch direkt in meinen Google Calendar ein. Und weil dort ein neuer Termin eingetragen wird, greift die Automatisierung mit IFTTT. Das heißt, die Buchung erscheint als Aufgabe in ToDoIst. Na, wie genial ist das? So kann ich garantiert keinen Termin verpassen!

Trello Termine im Google Calendar

Das Trello Calendar PowerUp bietet eine bestimmte Datei im ICS-Format für das Board an, in welchem der Kalender als Zusatzfunktion aktiviert ist. Den Link zu dieser Datei kann man als „Weiteren Kalender“ in den Google Calendar einfügen. Und schon sieht man die in Trello terminierten Kärtchen in einem eigenen Kalender im Google Calendar!

Das funktioniert prima – mit zwei Pferdefüßen: Der erste: Man kann die Termine im Google Calendar nicht verschieben oder bearbeiten. Der zweite: Die Aktualisierung dieser „weiteren“ Kalender im Google Calendar kann bis zu 24 Stunden dauern. Für sehr kurzfristige Planungen ist das also nicht geeignet – für mich genügt es (meist – auch ich kann mal ungeduldig sein).

Doch der Mensch will mehr …

Denkst Du so wie ich? Klar, dann wäre es doch eine geniale Sache, wenn die anstehenden Blogbeiträge mit Thema, die ich in Trello vorplane und durch den ICS-Kalender im Google Calendar landen … auch als Aufgabe in ToDoIst erscheinen würden, oder? Leider ist das nicht ganz so einfach.

Mit IFTTT kannst Du nämlich nur auf Deinen Hauptkalender in Google zugreifen, nicht auf andere von Dir verwaltete Kalender. Das heißt, mein ICS-Trello-Kalender wird von IFTTT ignoriert. Schade eigentlich. Aber es gibt ja noch mehr Automatisierungstools! :)

Mit Zapier ist nämlich genau das möglich: Zapier kann auf jeden der von Dir verwalteten Kalender in Deinem Google Calendar zuzugreifen und dort stattfindende Aktionen als Auslöser (Zapier spricht von „Trigger“) verwenden. Bei Zapier heißen diese raffinierteren „Rezepte“ „Zaps„.

Also habe ich ein Zap erstellt, das eine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem Eintreten eines Termins in einem bestimmten Kalender eine Aufgabe in einem bestimmten Projekt in ToDoIst erzeugt.

BÄMM!

So kommen also die Blogbeiträge über den Umweg des Google-Kalenders von Trello nach ToDoIst. Denn auf die Kalender-Funktion über das PowerUp in Trello kann Zapier offenbar leider nicht zugreifen. Mir ist das jedenfalls nicht gelungen.

Fazit

Ich habe ziemlich lange getüftelt, bis alles so funktionierte, wie ich mir das vorgestellt habe – und ich optimiere auch ständig weiter, denn noch funktioniert nicht alles so, wie ich es in einer idealen Welt gerne hätte. Aber ich bin schon dicht dran. Wenn Du weitere Ideen oder Tipps für mich hast, schreibe hier gerne einen Kommentar! Ich freu’ mich darauf!

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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