Produktivität und Effizienz
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Mit Anleitungen Zeit sparen – so geht’s!

Mit Anleitungen Zeit sparen

Kennst du das?

Als Feedback zu meinem Audio-Kurs (den du übrigens hier anfordern kannst) haben sich einige tolle Gespräche entwickelt und einen Auszug aus einem eMail möchte ich dir als Einleitung zum heutigen Thema vorstellen:

„Bei Texten ist es oft so , dass ich gewisse Vorstellungen habe, wie etwas aussehen soll, dann aber nicht mehr genau weiß, wie ich dies beim letzten Mal zustande gebracht habe.“

Mit „Texten“ sind dabei Texte in Word oder PowerPoint gemeint – und das ist ein Phänomen, dem ich vor allem bei den Kunden, die ich technikmäßig unterstütze, immer wieder begegne.

Du kennst das sicher selbst: du machst am Computer etwas, es ist vielleicht relativ neu und dann denkst du dir:

War doch eigentlich simpel, das merk‘ ich mir bis zum nächsten Mal.“

Warum das nicht funktioniert

Tatsache ist aber meistens, dass „das nächste Mal“ nicht in zwei Stunden oder am nächsten Tag stattfindet, sondern erst in einigen Tagen oder sogar Wochen – und so lange hält das Kurzzeit-Gedächtnis nicht. Diese Information wird von neueren, vordergründig wichtigeren Dingen überlagert – und du fängst quasi wieder von vorne an.

Frust, Zeitverschwendung und oft auch Aufgeben sind vorprogrammiert …

Aber da gibt es ja schlaue Bücher, oder?

Wetten, du hast immer genau das Buch, das du bräuchtest, nicht bei der Hand? Außerdem besteht hier die Herausforderung meist darin, genau das auf Anhieb zu finden, was du brauchst. Selbst die Suche im Netz ist tricky:

  • Du musst den „Fachausdruck“ für das Programm wissen, für das du eine Problemlösung brauchst,
  • du bekommst unzählige Möglichkeiten präsentiert
  • und musst dir erst ein paar durchlesen,
  • und dann noch ausprobieren,
  • um entscheiden zu können, welche dir weiterhilft.

Das kostet Zeit – jedes Mal!

Der effizientere Weg: Bau dir deine Anleitungen selbst!

  • Du könntest die einzelnen Schritte mitschreiben (in deinen Worten – damit du sie besser verstehst!).
  • Du könntest die einzelnen Schritte mit einem kurzen Video dokumentieren
  • Und du könntest deine schriftliche Anleitung mit ein paar Screenshots aufbessern (auch dafür ist Capture empfehlenswert).

Ich arbeite sehr gerne mit dem Tool Capture von Techsmith, das ich dir hier zeige:

https://youtu.be/fk9E6HbpyQU

Eine gute Anleitung in 5 Schritten:

  • Schritt 1: Du probierst so lange herum, bist „es“ funktioniert.
  • Schritt 2: Du vollziehst alle notwendigen Schritte (ohne die unnötigen, die du auf deinem Weg dorthin benötigt hast …) nochmals nach und dokumentierst sie (schriftlich oder per Video).
  • Schritt 3: Anhand der so erstellten Anleitung überprüfst du noch einmal, ob kein Zwischenschritt fehlt, indem du strikt nach dieser Anleitung vorgehst.
  • Schritt 4: Nicht unbedingt notwendig, aber oft ein Augenöffner: Du drückst jemandem, der keine Ahnung von der Materie hat, die Anleitung in die Hand und lässt ihn danach arbeiten. Das mache ich vor allem immer dann, wenn ich für Kunden oder für Workshops Unterlagen zusammenstelle – mein Mann ist ein beliebtes Opfer dafür ;-)
  • Schritt 5: Speichere diese Anleitung dort ab, wo du sie wiederfindest!

Der einzige Nachteil dabei

Ja, das kostet Zeit.

Und du bist nach Schritt 1 wahrscheinlich froh, dass du es hinter dir hast.

Und die ganze Aktion hat schon viel mehr Zeit als geplant gekostet – mehr hast du nicht.

Und trotzdem: Nimm dir JETZT die Zeit und spare dir Frust und noch viel mehr Zeit in der Zukunft – es lohnt sich!

Wie machst du das, wenn du neues Terrain eroberst? Schreib‘ mir doch deine Vorgehensweise in den Kommentar – und wenn du Fragen hast, lese und beantworte ich sie natürlich auch gerne!

P.S. Wenn du doch einmal im Netz fündig wirst und eine für dich passende Anleitung findest … speichere sie für dich ab, es ist nicht sicher, dass sie dir beim nächsten Suchvorgang wieder gezeigt wird …

P.P.S. Und bleib‘ neugierig!


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