Zeit-Management
Kommentare 21

Mit Anleitungen Zeit sparen – so geht’s!

Anleitungen selbst schreiben und damit Zeit sparen

Kennst du das?

Als Feedback zu meiner Audio-Reihe (die du übrigens hier anfordern kannst) haben sich einige tolle Gespräche entwickelt und einen Auszug aus einem eMail möchte ich dir als Einleitung zum heutigen Thema vorstellen:

„Bei Texten ist es oft so , dass ich gewisse Vorstellungen habe, wie etwas aussehen soll, dann aber nicht mehr genau weiß, wie ich dies beim letzten Mal zustande gebracht habe.“

Mit „Texten“ sind dabei Texte in Word oder PowerPoint gemeint – und das ist ein Phänomen, dem ich vor allem bei den Kunden, die ich EDV-mäßig unterstütze, immer wieder begegne.

Du kennst das sicher selbst: du machst am Computer etwas, es ist vielleicht relativ neu und dann denkst du dir: „War doch eigentlich simpel, das merk‘ ich mir bis zum nächsten Mal.“

Warum das nicht funktioniert

Tatsache ist aber meistens, dass „das nächste Mal“ nicht in zwei Stunden oder am nächsten Tag stattfindet, sondern erst in einigen Tagen oder sogar Wochen – und so lange hält das Kurzzeit-Gedächtnis nicht. Diese Information wird von neueren, vordergründig wichtigeren Dingen überlagert – und du fängst quasi wieder von vorne an.

Frust, Zeitverschwendung und oft auch Aufgeben sind vorprogrammiert …

Aber da gibt es ja schlaue Bücher, oder?

Wetten, du hast immer genau das Buch, das du bräuchtest, nicht bei der Hand? Außerdem besteht hier die Herausforderung meist darin, genau das auf Anhieb zu finden, was du brauchst. Selbst die Suche im Netz ist tricky:

  • Du musst den „Fachausdruck“ für das Programm wissen, für das du eine Problemlösung brauchst,
  • du bekommst unzählige Möglichkeiten präsentiert
  • und musst dir erst ein paar durchlesen,
  • und dann noch ausprobieren,
  • um entscheiden zu können, welche dir weiterhilft.

Das kostet Zeit – jedes Mal!

Der effizientere Weg: Bau dir deine Anleitungen selbst!

  • Du könntest die einzelnen Schritte mitschreiben (in deinen Worten – damit du sie besser verstehst!).
  • Du könntest die einzelnen Schritte mit einem kurzen Video dokumentieren (hier verweise ich gerne auf Jing – eine kurze Anleitung findest du hier).
  • Und du könntest deine schriftliche Anleitung mit ein paar Screenshots aufbessern (auch dafür ist Jing empfehlenswert).

Eine gute Anleitung in 5 Schritten:

  • Schritt 1: Du probierst so lange herum, bist „es“ funktioniert.
  • Schritt 2: Du vollziehst alle notwendigen Schritte (ohne die unnötigen, die du auf deinem Weg dorthin benötigt hast …) nochmals nach und dokumentierst sie (schriftlich oder per Video).
  • Schritt 3: Anhand der so erstellten Anleitung überprüfst du noch einmal, ob kein Zwischenschritt fehlt, indem du strikt nach dieser Anleitung vorgehst.
  • Schritt 4: Nicht unbedingt notwendig, aber oft ein Augenöffner: Du drückst jemandem, der keine Ahnung von der Materie hat, die Anleitung in die Hand und lässt ihn danach arbeiten. Das mache ich vor allem immer dann, wenn ich für Kunden oder für Workshops Unterlagen zusammenstelle – mein Mann ist ein beliebtes Opfer dafür 😉
  • Schritt 5: Speichere diese Anleitung dort ab, wo du sie wiederfindest!

Der einzige Nachteil dabei

Ja, das kostet Zeit.

Und du bist nach Schritt 1 wahrscheinlich froh, dass du es hinter dir hast.

Und die ganze Aktion hat schon viel mehr Zeit als geplant gekostet – mehr hast du nicht.

Und trotzdem: Nimm dir JETZT die Zeit und spare dir Frust und noch viel mehr Zeit in der Zukunft – es lohnt sich!

Wie machst du das, wenn du neues Terrain eroberst? Schreib‘ mir doch deine Vorgehensweise in den Kommentar – und wenn du Fragen hast, lese und beantworte ich sie natürlich auch gerne!

P.S. Wenn du doch einmal im Netz fündig wirst und eine für dich passende Anleitung findest … speichere sie für dich ab, es ist nicht sicher, dass sie dir beim nächsten Suchvorgang wieder gezeigt wird …

P.P.S. Und bleib‘ neugierig!


21 Kommentare

  1. Liebe Claudia,

    dein beschriebenes Vorgehen kann ich nur bestätigen. Ich habe mit dem „Bau“ von eigenen Anleitungen begonnen, als ich mir einfach nicht merken konnte, wie ich bei unserer alten Telefonanlage den Anrufbeantworter besprechen musste (Menüführung schlecht, Anleitung lückenhaft). Als Texterin habe ich es noch verschriftlicht und gleich auch verschiedene Anrufbeantwortertexte verfasst, damit ich nicht jedes Mal das „Rad der Ansagen“ neu erfinden musste.

    Ja, es kostet Zeit. Und ja, ich freue mich jedes Mal wieder, wenn ich meine Anleitung zücke und schnell eine „vergessene“ Sache erledige.

    Besten Gruß aus Limburg
    Manuela

  2. Liebe Claudia,
    danke für Deinen Artikel. Das ist witzig, gerade heute habe ich Jing in meinen Apps „Wiederentdeckt“ und mich gefragt, wozu diese App noch da war und da schreibst Du darüber ;).

    Ich finde es eine super Anregung und werde es gleich mal mit einer Kundin testen, für die ich ein paar Schritte aufnehmen werde, wie sie Ihre joomla Seite in Zukunft selber pflegen kann ;).

    Alles Liebe,
    Diana

    • Hallo Diana!

      Das freut mich wirklich, dir Jing wieder näher gebracht zu haben – konntest du es schon einsetzen seit gestern? Meine Blog-Kundinnen lieben meine Videos inzwischen 😉

      Liebe Grüße,
      Claudia

  3. Liebe Claudia,
    für solche Fälle habe ich immer OneNote (MS Office) geöffnet. Dort kommt alles rein, was ich mir merken möchte, z.B. all die unzähligen Tipps, die ich im Internet finde oder was ich gerade beim Bearbeiten meiner WordPress-Seite herausgefunden habe und auf keinen Fall vergessen möchte. Dort stehen auch ellenlange Nummern (Steuer-Nummer, IBAN usw.), die ich mir bei Bedarf schnell kopiere, Rezepte, Notizen zu Wanderausflügen, viele viele Webinaraufzeichnungen, einfach alles, wo ich früher nicht wusste, wohin bloß mit diesen Infos. Ich besitze rund 20 OneNote-Notizbücher mit entsprechend vielen Unterkategorien.
    Ein vergleichbares Programm ist wohl Evernote.

    Und ebenso unverzichtbar für mich ist das Snipping-Tool, mit dem schnell alles „fotografiert“ wird auf dem Desktop, z.B. Fehlermeldungen oder sonstige Details. Die werden dann ebenfalls in OneNote gespeichert.

    • Liebe Karin,

      genau – bei mir ist es z.B. Evernote. Du beschreibst da ein tolles Informations-Management! Welches Snipping-Tool verwendest du? Ich hab‘ natürlich den WebClipper für Evernote im Einsatz aber es würde mich interessieren, was es da für nicht-Evernote-Benutzer gibt …

      Danke schon jetzt,
      liebe Grüße,
      Claudia

  4. Liebe Claudia,
    ich gehe ähnlich vor. Immer wenn ich merke, das kostet Zeit und ich weiß, das benötige ich irgendwann nochmal dokumentiere ich, lege mir eine Worddatei an oder speichere eine Webseite mit der Anleitung ab.
    Genauso gehe ich gerade mit der Einarbeitung in mein neues Projekt vor. Da gibt es nämlich für mich neue Technik zu erlernen.
    Liebe Grüße, Andrea

    • Liebe Andrea,

      danke für deinen Besuch hier – und deinen Kommentar natürlich! Und du hast recht, es muss nicht immer gleich irgendein Tool sein, eine einfache Word-Datei reicht oft aus!

      Ich bin neugierig 😉 Was ist das denn für ein Projekt? Neue Technik klingt immer spannend!

      Sonnige Grüße,
      Claudia

  5. Bettina Kalandra sagt

    Danke für diese Idee, ich brauch so oft für meine Kunden Anleitungen und immer wieder vergesse ich, sie mir gleich abzuspeichern.
    Das wird sich jetzt ändern.
    Liebe Grüße
    Ideenheldin bettina

  6. Hallo Claudia,

    ich finde deinen Text treffend. Denn egal ob es Zeit braucht oder nicht, man muss oftmals einfach selbst testen testen testen bis man für sich das entsprechende Ergebnis erfährt oder bekommt.

    Nur durch die selbst durchlebten Prozesse kann man dann anderen auch die in ähnlichen Situationen sind helfen und besser Coachen oder einfach nützliche Hilfestellungen und Tools an die Hand geben.

    Und gerade das muss man ja wenn man anderen Menschen eine Lösung bieten will und die dann wohl auch noch gewinnbringend verkaufen will.
    Man muss Lösungen schaffen die bei einem selbst funktionieren.

    Beste Grüße aus Hamburg,
    Dennis

  7. Liebe Claudia,

    vielen Dank für diesen „Augenöffner“ ! Ich bin noch in den „das ist so einfach, das merk ich mir bis zum nächsten Mal“-Phase 😉 …Natürlich funktioniert das nicht !
    Als Zwischenlösung bin ich dazu übergegangen, mir die wichtigen Artikel (die mit den Lösungen) als Bookmark zu speichern und/oder die wichtigen Passagen in Evernote zu kopieren – aber das ist einfach nicht genug ! Auch hier muss man sich alles wieder mühsam zusammensuchen.
    In Zukunft werde ich wohl auch zu eigenen Anleitungen übergehen !

    LG Annette

    • Liebe Annette,

      Bookmarks sind schon ein Anfang – das Hinderliche daran ist nur, dass du sie bzw. diese Inhalte nicht durchsuchen kannst. Da ist Evernote wirklich eine bessere Möglichkeit. Kennst du den Webclipper für Evernote? Der macht es noch einfacher: https://evernote.com/intl/de/webclipper/ Und Evernote hat eine super Suchfunktion, nützt du die?

      Weiter viel Erfolg beim Informationsmanagement!
      Liebe Grüße,
      Claudia

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  12. Vielen Dank, liebe Claudia. Deine Tipps sind wirklich sehr hilfreich.
    Seit geraumer Zeit mache ich auch für mich selbst Anleitungen per Screenshots und Word-Datei oder auch einfach mit dem Editor. Ich habe dafür einen Extra-Ordner angelegt, damit ich sie auch wiederfinde in dem Wust von Informationen. Da mein Gedächtnis mit dem Alter auch nachlässt und ich viele Aufgaben von Zeit zu Zeit in parallelen Projekten wiederholen muss, ist das einfach zur Notwendigkeit geworden.
    Liebe Grüße aus Berlin
    Roswitha

    • Oh, ich weiß nicht, ob das wirklich mit dem Alter zu tun hat, Roswitha – es wird nur immer mehr, was wir im Kopf behalten wollen … Der eigene Ordner (oder sonst ein Platz) für die Anleitungen ist extrem wichtig. Anfangs hatte ich die Anleitungen immer zum Projekt abgespeichert – und war dann immer auf der Suche 😉

      Liebe Grüße,
      Claudia

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