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Wie ich einen Excel-Kalender für meine Zeitplanung verwende

Excel-Kalender

Alle Jahre wieder …

2014 habe ich das erste Mal (noch unter meiner alten Domain) meinen Excel-Kalender (auch liebevoll Cockpit genannt) als Video vorgestellt und inzwischen hat es auf fast 30.000 Views gebracht.

Und heute gibt es bereits das 4. Update, nämlich mein Excel-Kalender für 2018!

Ich verlinke absichtlich nicht auf den alten Beitrag mit dem alten Video, weil ich heuer zum besseren Verständnis zu allen 4 Sheets, die ich im Cockpit verwende, eine neue Video-Anleitung gemacht habe. Schließlich entwickeln wir uns ständig weiter – mein Cockpit und ich :-).

Dein perfekter Start ins nächste Jahr

Zeit- und Projektplanung mit Excel

Inklusive Video-Anleitung

Warum ein Excel-Kalender?

Obwohl ich ein begeisterter Trello-Nutzer bin, verwende ich genau so begeistert diverse Excel-Sheets für meine Planung. Denn die Trennung von Aufgaben und Terminen bekomme ich in Trello nicht hin – und da kommt es eben ins Spiel, mein Excel-Kalender.

Wann das NICHT funktioniert

Erklärend muss ich dazu sagen, dass diese Form der Zeitplanung für mich nur funktioniert, weil folgende Voraussetzungen gegeben sind:

  • Ich bin so gut wie immer online.
  • Ich bin ein Überblicks-Typ – Details sind erst im zweiten Schritt interessant.
  • Ich trenne durch Trello meine Aufgaben von meiner Zeitplanung.
  • Ich arbeite in Zeit-Blöcken.
  • Ich arbeite auch in meinem Angestellten-Verhältnis hauptsächlich von zu Hause aus.

Die vier Sheets im Excel-Kalender

1) Wochen- und Tagesplanung

Das Herzstück (darum auch Cockpit) ist aber Tages- und Wochenplanung.

Ungewöhnlich dabei sind auf jeden Fall die Spalten “Soll und Ist”. Inzwischen brauche ich sie nicht mehr so dringend, weil ich schon recht gut einschätzen kann, wie lange ich wofür brauche, doch zu Beginn meiner “Planungskarriere” hat mir diese Gegenüberstellung sehr geholfen, meine Zeitplanung zu optimieren.

 

Die Archivierung über Jahre wäre eigentlich nicht notwendig – aber ich finde es auf der anderen Seite auch recht witzig, dass ich z.B. ziemlich genau sagen könnte (wenn es denn jemanden interessieren würde …), was ich am 5.5.2010 gemacht habe :-).

2) Jahresübersicht mit Excel

Ich habe keine 53 Wochen-Sheets in meinem Cockpit – und so kann ich natürlich auch nicht sehr weit in der Zukunft liegende Termine festhalten.

Ein Jahreskalender ist als Überblick immer Gold wert. Egal ob an der Wand oder eben in Excel.

Wichtig war und ist mir dabei, dass ich die Wochentage immer in der selben Zeile habe (wenn du es dir in eingebetteten Präsentation ansiehst, wird’s vielleicht klarer).

Denn dann sehe ich, wenn ich ein Datum anklicke, in der ersten Spalte sofort, welcher Wochentag das ist und bei wiederkehrenden Terminen (z.B. jeder 2. Dienstag im Monat) vergucke ich mich auch weniger.

Hier kannst du ins Abenteuer hineinhorchen!

Danke fürs Zuhören!

Bitte unterstütze mich dabei, den Podcast bekannter zu machen, indem du auf iTunes eine Rezension und/oder eine Bewertung hinterlässt! Hier zeige ich dir genau, wie’s geht.

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3) Projektübersicht in Excel

Deine Gedanken sind immer schneller als die Realität.

Hier eine Idee zum Projekt gemacht, ein kleines eBook schreiben, ach ja – Webinare auch noch, eine neue Kooperation, und, und, und. Wie gesagt, Gedanken sind sehr schnell.

Ein Gedanke bei all den Plänen und Projekten, die du im Kopf hast, könnte allerdings fehlen:

Geht sich das alles neben meinem Alltagsgeschäft aus?

Du hast, wenn du in Projekten denkst, nicht den Parallel-Blick. Also wie viel innerhalb eines Zeitraums gerade parallel abläuft. Und so kann es passieren, dass du zu viele Projekte gleichzeitig startest und dann aus Zeitmangel alle nur “halb” bearbeiten kannst.

Das kann dir nicht passieren, wenn du in der Grob-Planung immer sofort Projekte einträgst. Egal ob es Projekte für Kunden sind, die dich längere Zeit beanspruchen werden, oder ob du eigene Ideen für dein Business umsetzen möchtest.

4) Projekt Detailplanung

OK, dann geht’s weiter mit der Detailplanung – die allerdings immer noch recht oberflächlich ist.

Pro Projekt beschränke ich mich auf maximal 4 Zeilen, d.h. auch 4 Aufgaben pro Woche. Das ist je nach Umfang schon recht viel und ich nutze das sehr selten aus.

Bei der Detailplanung kommen die Lücken bzw. die “Staus” in der Grobplanung sehr schnell ans Licht. Hab’ keine Hemmungen, auch deine Grobplanung in diesem Fall noch einmal zu überarbeiten – oder weitere Projekte zu verschieben oder zu streichen!

Ich denke, das war zu Beginn meines Aufbaus mein kapitalster Fehler: zu viel gleichzeitig tun und dadurch mit viel Energieaufwand nur minimalen Output erzielen.

Also – wenn dir das zusagt und du mit frischem Elan ins nächste Jahr starten möchtest, dann hol‘ dir gleich mein Cockpit und die Video-Anleitung!

Dein perfekter Start ins nächste Jahr

Zeit- und Projektplanung mit Excel

Inklusive Video-Anleitung

P.S. Und bleib‘ neugierig!


 

6 Kommentare

  1. Man merkt dem Tool an, dass es in jahrelanger Praxis erprobt ist. Aber ganz ehrlich: auf mich wirkt die Idee einer so präzisen Planung total beängstigend. Das gilt ganz besonders für die exakte Terminierung der einzelnen Aufgaben. Hier brauche ich mehr „Luft“, mehr Entscheidungsfreiheit im täglichen Arbeiten… typisch „Scanner“ vielleicht?

    • Hallo Jens!

      Danke für deine Zeilen! Aber … hast du dir das Video angeschaut? Die Aufgaben werden nicht in dieses Excel eingetragen, sondern „nur“ Zeitblöcke – und zwar recht grob. Die Aufgaben selbst stehen auf meiner ToDo-Liste. Wenn ich nun einen Zeitblock für „Blog“ reserviert habe, kann das ein Artikel, Podcast, ein neues Freebie oder auch „aufräumen“ sein. Je nachdem, was anliegt. Die Aufgaben hier detailliert hineinzuschreiben wäre kontraproduktiv 🙂

      Liebe Grüße,
      Claudia

      • Hallo Claudia,

        ich habe mir jetzt Video und Tabelle noch mal angeschaut… der Eindruck bleibt: viel zu viel Detailplanung für meine chaotische Arbeitsweise. Aber hohen Respekt vor der Disziplin, das so das Jahr über durchzuziehen. Ein wirklich tolles Tool für strukturierte Menschen oder solche, die es werden wollen (wozu ich nicht gehöre :-))! Übernehmen werde ich wohl die im Video angesprochene Idee der Projektplanung in Trello.

        Grüße,
        Jens

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