Nur nicht hudeln!

Mir würde da jetzt ein Zitat zum nicht hudeln einfallen, aber das lass‘ ich lieber …

Und falls du dieses österreichische, umgangssprachliche Wort nicht kennst, es bedeutet „bei einer bestimmten Arbeit zu schnell und dadurch unsorgfältig sein„.

Womit wir beim Thema wären, denn ich sehe bei meinen KundInnen, dass sie versuchen, mit 7-Meilen-Stiefeln durch die Planung ihrer Projekte zu hetzen.

Aber wir wissen ja, diese Beinbekleidung ist ein Märchen …

Eigentlich sind es nur 5 Schritte

Rein theoretisch ist das Projekt organisieren wirklich kein Hexenwerk. Wobei eben die Betonung auf „theoretisch“ liegt, denn wem ist es noch nicht passiert, dass sich die einzelnen Schritte in der Projektplanung einfach als unüberwindbares Hindernis dargestellt haben?

In einem Artikel, in dem es ums Dranbleiben und Durchhalten ging, habe ich schon über zwei bestimmte Ziele-Typen geschrieben, nämlich den der absichtlichen Überforderung oder den der Zielgenauigkeit.

Aber in einem Gruppenmeeting in einem meiner Programme hat mich eine Teilnehmerin noch auf eine andere „Typisierung“ hingewiesen und diese möchte ich dir nicht vorenthalten.

Denn beim Dranbleiben beim Projekte planen und durchziehen, kann es dir sehr helfen, wenn du dich selbst beobachtest und eines dieser Muster erkennst.

Gehst du prozessorientiert oder zielorientiert durch deine Projekte?

Was bedeutet das?

Ich bin eindeutig der prozessorientierte Typ. Das bedeutet, dass ich mir meine Energie während der Projektdurchführung aus dem Weg hole. Aus dem Tun.

Bei mir entsteht nicht die große Euphorie, wenn ich ein Ziel (= das Ende eines Projekts) erreicht habe, sondern ich schwimme während des Tuns auf dieser emotionalen Welle.

Es gibt aber auch Menschen, die den Blick immer ganz fest auf das Ziel gerichtet haben und sich dadurch motivieren, das Projekt zu Ende zu bringen. Sie sind zielorientiert und -motiviert.

Und natürlich gibt’s auch eine Mischung aus allen diesen „Schubladen“, du musst dich beileibe nicht in eine Einzige einordnen!

Allerdings erkennst du vielleicht schon eines daraus: Die prozessorientierten Typen haben es während des Planens leichter, weil es zum Prozess dazugehört. Und den mögen sie eben.

Sie wollen gar keinen der notwendigen Schritte überspringen, während sie einen Projektplan erstellen, sie legen die einzelnen Schritte fest und gehen dann los.

Überspringe keinen der Projekt-Schritte

Egal, welcher Planungs- oder Zieltyp du bist, bitte überspringe keinen der Schritte, die dafür notwendig sind, dass du deine Projekte mit der notwendigen Energie und Freude durchführst!

Wenn es zu Problemen beim Dranbleiben an Projekten kommt, dann sehe ich immer wieder dieselben Fehler:

• Einzelschritte werden ausgelassen, weil sie unklar oder unangenehm sind.
• Es wird versucht, mehrere Schritte gleichzeitig zu machen.
• Oder der Transfer von der Planung zum Tun funktioniert nicht.

Weißt du, es ist immer leicht zu sagen: „Tu‘ dies, tu‘ das, und vor allem tu‘ DAS nicht!„. Also zumindest von außen ist es leicht.

Meine Erfahrung, vor allem im Power-Quartal zeigt mir aber, dass du dir wesentlich leichter tun wirst, wenn du erkennst, wie du selbst tickst und dir schon präventiv Gegenstrategien dazu entwickelst.

Diese Gegenstrategien kannst du dann auspacken, wenn es so weit ist, dass du mit den berüchtigten 7-Meilen-Stiefeln durch dein nächstes Projekt jagen möchtest.

Unterscheide zwischen inhaltlicher und zeitlicher Projektplanung

Jedes Projekt und damit auch jede Planung hat mindestens zwei Ebenen. Einmal die inhaltliche (WAS ist zu tun?) und dann die zeitliche (WANN werde ich das tun).

Anschaulich gezeigt in diesem Bild:

Jetzt stell dir vor, was das in deinem Kopf anrichtet, wenn du diese zwei Ebenen gleichzeitig bedienen möchtest!

An diesem Punkt geraten meine KundInnen sehr oft in einen konfusen Zustand, denn das schafft unser Gehirn und unsere Vorstellungskraft einfach nicht, diese beiden Ebenen zu vermixen.

Natürlich könntest du auch versuchen, zuerst die zeitliche Ebene zu erfassen und dann die inhaltliche. Aus Erfahrung rate ich dir allerdings zur anderen Reihenfolge, denn du tust dir leichter zu bestimmen, wann etwas fertig oder gemacht werden musst, wenn du dieses „es“ (also die Aufgabe) schon einmal formuliert hast.

Um Gegenstrategien zu entwickeln, kann es, wie gesagt, hilfreich sein, wenn du erkennst, warum du gerne schnell mit der Planung deiner Projekte fertig sein möchtest (oder warum du es überhaupt nicht machst).

Warum du bei der Projektplanung Schritte auslassen möchtest

Es gibt – zumindest bei meinen KundInnen – eine Lieblingsphase in ihrer Projektplanung, nämlich die des Sammelns. Es macht einfach einen Riesenspaß, sich auszumalen, was du nicht alles umsetzen wirst und deine Sammlung platzt vor lauter guten Ideen aus allen Nähten.

Aber leider gibt’s auch die unbeliebteste Phase, bzw. diejenige, an der viele scheitern. Vielleicht auch du?

Wenn sich nämlich die Euphorie über all die vielversprechenden Ideen gelegt hat,  dann heißt es umzusetzen. Und die ersten Bedenken tauchen auf, bzw. erlebe ich auch oft, dass der Transfer von der groben Projektplanung zur Feinplanung und der Todo-Liste nicht funktioniert.

Ein paar Gründe dafür haben mir meine KundInnen aufgezeigt.

Die Angst, dass es zu viel wird

Mit dem Sammeln häufst du logischerweise einen Riesenberg vor dir auf.

Und das macht natürlich Angst, denn bei vielen der gesammelten Ideen (oder auch bereits Aufgaben) weißt du vielleicht gar nicht, wie lange du dafür brauchen wirst. Oder du weißt technisch nicht, wie die Sache funktioniert.

Du starrst also wie ein Karnickel die Schlange diesen Riesenberg an und weißt nicht, was dein nächster Schritt in der Projektplanung ist, bzw. wie du deine Aufgaben planen sollst.

Aus dieser Unsicherheit und Unklarheit heraus ist es klar, dass du es vermeidest, loszustarten!

Die Vorbereitung ist keine „richtige“ Arbeit

Das ist ein Phänomen, das ich erst relativ spät bei meinen KundInnen erkannt habe. „Richtige“ Arbeit bedeutet für sie, dass sie entweder etwas produzieren, das direkt zu Umsatz führt, oder (bezahlte) Zeit mit ihren KundInnen verbringen.

Daher muss dieses Projekte-planen möglichst schnell hinter sich gebracht werden. Bringt ja nichts, vor allem keinen Umsatz!

Aber das ist ein gefährlicher Trugschluss.

Denn je mehr Zeit du in die einzelnen Schritte deiner Projektplanung investierst, umso schneller wirst du dann umsetzen. Und nicht nur schneller, sondern auch mit mehr Freude, Klarheit und Motivation!

Du hast zu spät begonnen

Der absolute Klassiker. Wenn du deine Jahres- oder auch nur Quartalsplanung machst, dann ist alles noch ziemlich weit weg.

Und wahrscheinlich schaust du auch nicht jede Woche auf deine Jahresplanung, um rechtzeitig vorgewarnt zu werden, wenn es Zeit wird, dich um dein nächstes Projekt zu kümmern und deine Aufgaben zu organisieren.

In so einer Situation könntest du versucht sein, auf eine der 7 Mythen rund um Planung im Allgemeinen hereinzufallen, nämlich dem „Du kannst aufholen, was du versäumt hast„.

Meistens geht dieses Aufholen nämlich nur auf Kosten deines Schlafes und deiner Nerven. Daher ist es sinnvoller, den Plan zu verschlanken.

Wenn’s bereits passiert ist, mach‘ dir bitte nicht allzu viel Kopf darum, denn passiert ist passiert. Jetzt heißt es nur, dass du darauf achten solltest, dass du beim nächsten Projekt rechtzeitig startest.

Der Transfer vom Projektmanagement zur Aufgabenliste

Bitte starte damit, dich an folgende Erkenntnis zu gewöhnen:

„Deine Projektplanung ist NICHT von Anfang an vollständig und auch nicht perfekt!“

Liebe den Prozess von groß nach klein

Wie du im Bild oben siehst, ist der dritte Schritt die sogenannte Grobplanung. Das bedeutet, dass du dir in einer Übersicht, vielleicht so, wie ich sie dir im folgenden Video gezeigt habe, deine Milestones einträgst.

Nach dieser Grobplanung wechsle ich in Trello und schreibe dort die größeren Aufgabenblöcke (also z.B. Produkt anlegen, ActiveCampaign vorbereiten, Marketing, etc.) auf einzelne Kärtchen und IN den Kärtchen auf Checklisten, was denn dabei wiederum die Einzelschritte sind.

Und das entwickelt sich natürlich von Woche zu Woche weiter.

Immer wieder fallen dir dann Aufgaben ein, die du noch nicht festgehalten hast. Dann schreib‘ sie einfach dazu, wie gesagt, auch eine Projektplanung und damit die Aufgabenplanung entwickelt sich!

Liebe diesen Prozess, denn du kannst einfach nicht nur in der Theorie am Papier an alles denken! Wenn du das von dir (oder deiner Planung, welche es auch sein mag), erwartest, dann ist Frust vorprogrammiert.

Keine Lust mehr auf Frust? Da hab‘ ich etwas für dich!

Verwende Tun-Wörter!

Ja, das klingt jetzt ein wenig schräg, aber schreibe deine Aufgaben bitte immer mit Tun-Wörtern (oder Zeitwörtern, egal, wie du sie nennst).

Also nicht „Active Campaign Automation“, sondern z.B.

• AC Automation XY kopieren.
• AC Automation Tags ausbessern.
• AC Automation E-Mails anpassen.

Damit erzielst du zwei Effekte:

Erstens bist du gezwungen deine Aufgaben detaillierter zu beschreiben (dadurch werden sie für dich greifbarer und planbarer) und dein Kopf muss nicht darüber nachdenken, was du denn jetzt genau machen sollst. Das spart Energie!

Baue keine Todo-Berge vor dir auf

Versuche auch, nicht alle Schritte für die nächsten 3 Monate ganz genau einzuplanen. Lass‘ es sich entwickeln und gewöhne dich bei deiner Wochenplanung (solltest du übrigens unbedingt machen, wenn du deine Projekte zu Ende bringen möchtest) daran, erst dann ins Detail der einzelnen Aufgaben zu gehen!

Das gilt vor allem für Projekte, die du zum ersten Mal durchführen möchtest.

Noch einmal: Du kannst überhaupt nicht wissen, was genau auf dich zukommt – und das ist auch sehr gut so, sonst würdest du vielleicht erst gar nicht damit anfangen!

„Du kannst bei Projekten nie genau wissen, was auf dich zukommt – und das ist gut so!“

Entwickle Vorlagen für deine Projektplanung

Zur Veranschaulichung ein Beispiel für kleine Projekte:

Ich habe für meine Webinare schon sehr ausgeklügelte Vorlagen (im Kurs „Selbstmanagement mit Trello für Solopreneure“ habe ich das ganz genau beschrieben), sodass mich das Aufsetzen eines Webinars mit allem rundherum nur mehr ca. 2 Stunden beschäftigt.

Ich arbeite diese Kärtchen und Checklisten stur ab, weil ich mir ja schon vorher Gedanken dazu gemacht habe, in welcher Reihenfolge wann was erledigt werden muss!

Wenn du also einmal den Prozess, z.B. ein neues kostenloses Angebot erstellt zu haben, durchlaufen und detailliert geplant hast, dann erarbeite daraus eine Anleitung und Vorlagen!

Warum solltest du das Rad jedes Mal neu erfinden wollen?

Mein Fazit für dich

Nimm dir genügend Zeit und Muße für deine Projektplanung, du wirst sehen, diese Stunden hast du dann bei der Umsetzung ganz schnell wieder herinnen!

Und wenn nicht beim ersten Mal der Durchführung, dann spätestens beim zweiten Mal!

PS: Und nicht vergessen: Bleib neugierig!

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